เพราะคุณแม๊ กล้าให้อภัย 50 เปอร์เซ็นต์
และ
นายก กล้า สอนให้ประหยัดไฟโดยเปิดแอร์ที่ 27 องศา (ทำไมหยามความรู้คนอื่นได้ขนาดนี้)

ผมจึงกล้ามา โพสต์  ISO45001 Audit Guideline 50 เปอร์เซ็นต์ (ตั้งแต่ข้อ 4.1 ถึง 7.5)

ที่เหลือจะเร่งรีบ ร้อนรน ทำให้เสร็จครับผม

ขอบคุณสถาบันมาตรฐานอังกฤษสำหรับข้อมูลและการให้แรงกระตุ้นขั้นรุนแรง !

 

45001 isotoyou logo

 

4 บริบทขององค์กร

4.1 การเข้าใจองค์กร และบริบทขององค์กร

องค์กรต้องพิจารณาประเด็นภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์(purpose) และที่ส่งผลต่อความสามารถขององค์กรในการบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ในระบบบริหารOH&S

คำศัพท์

1 ขอบเขต

เอกสารนี้ระบุข้อกำหนดสำหรับระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (OH&S) พร้อมคำชี้แนะในการใช้งาน, เพื่อให้องค์กรสามารถมอบสภาพการทำงานที่ปลอดภัยและสถานที่ทำงานน่าอยู่น่าทำงาน (healthy workplaces) โดยป้องกันการบาดเจ็บจากการทำงานและ/หรือ ภาวะทุกขภาพ (ill health) รวมถึงปรับปรุงเชิงรุกในสมรรถนะด้าน OH&S

เอกสารฉบับนี้สามารถใช้ได้กับองค์กรใดๆที่ปรารถนา จัดทำ นำไปปฏิบัติ และ ธำรงรักษาระบบการบริหาร OH&S เพื่อปรับปรุง ความปลอดภัยและอาชีวอนามัย ,กำจัดอันตรายและลดความเสี่ยงด้าน OH&S (รวมถึงข้อบกพร่องของระบบ),สร้างข้อได้เปรียบจากโอกาสด้าน OH&S ,และจัดการสิ่งที่ไม่สอดคล้องต่อระบบการบริหาร OH&S

เอกสารนี้ช่วยให้องค์กรบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการจากระบบการบริหาร OH&S. การสอดคล้องต่อนโยบาย OH&S , ผลลัพธ์ที่ต้องการของระบบการบริหารOH&S รวมถึง

a)         การปรับปรุงสมรรถนะด้านOH&Sอย่างต่อเนื่อง

b)         การบรรลุขอกฏหมายและข้อกำหนดอื่นๆ

c)         บรรลุวัตถุประสงค์ด้านOH&S

เจตนารมณ์

ข้อกำหนดนี้ ต้องการให้มีการกำหนด ทิศทาง กำหนดสเปคในการจัดจัดทำะบบการจัดการ ให้สะท้อนต่อความเป็นตัวตนของธุรกิจขององค์กรนั้นๆ จึงได้กำหนดข้อกำหนดนี้ขึ้นเพื่อเป็นการกำหนดเข็มมุ่งในการออกแบบและปรับปรุงระบบการบริหารจัดการ

รวมถึงการให้องค์กรกำหนดเองว่า intend outcomes ของระบบที่ตนเองตอ้งการนั้นเป็นอย่างไร

Intend outcomes ต้องสะท้อนกับนโยบายและหลักการพื้นฐานของระบบ (การปรับปรุงสมรรถนะด้านOH&Sอย่างต่อเนื่อง, การบรรลุขอกฏหมายและข้อกำหนดอื่นๆ, บรรลุวัตถุประสงค์ด้านOH&S)

ประเด็นภายนอกและภายใน

การออกแบบระบบมีตัวขับเคลื่อนเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะขององค์กร ในการทำให้เข้าใจว่าปัญหาใดเป็นเรื่องสำคัญ อะไรเป็นเรื่องเร่งด่วน อะไรเป็นเรื่องที่จำเป็น

องค์กรจึงต้องทำการคิดพิจารณาว่า

—    อะไรเป็นตัวขับเคลื่อนและเป็นแนวโน้มสำคัญ ตัวอย่างเช่น ที่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางการดำเนินการทางธุรกิจหรือความกังวลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

—    อะไรที่เป็นปัญหาๆ ในด้าน OH&Sหรือองค์กร

—    อะไรที่เป็นประโยชน์ในการปรับเปลี่ยนให้มีแนวทางใหม่ๆ ที่นำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานด้านOH&Sที่มีการปรับปรุงให้ดีขึ้น

—    อะไรที่เป็นประโยชน์ทางการแข่งขัน โดยรวมถึงการลดต้นทุน ดีต่อลูกค้า หรืออะไรที่ทำแล้วจะปรับปรุงชื่อเสียงและภาพลักษณ์ขององค์กร

ประเด็นการตรวจสอบ

1.    องค์กรได้ระบุปัญหาภายนอกและภายใน ที่เกี่ยวข้องกับทั้งวัตถุประสงค์ขององค์กรและMSเป็นอย่างดีหรือไม่ มีความเกี่ยวข้องกันและสําคัญอย่างไรบ้าง?

2.    องค์กรได้ใช้ข้อมูลนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อออกแบบ ดำเนินการ ปรับปรุง OH&S ในการดำเนินกิจการหรือไม่

3.    ระบบการบริหารOH&Sได้ถูกใช้เพื่อสนับสนุนการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอย่างไร และOH&S-MS เป็นการกํากับดูแลกิจการที่ให้คุณค่ากับองค์กรอย่างไร

4.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ (purpose)ขององค์กรอย่างครบถ้วนหรือไม่

5.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับทิศทางกลยุทธ์อย่างครบถ้วนหรือไม่

6.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับ การส่งผลต่อความสามารถขององค์กรในการบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ในระบบบริหารOH&Sผล อย่างเพียงพอครบถ้วนหรือไม่

7.    ตรวจสอบว่าปัจจัยภายนอกและภายในได้ถูกใช้สำหรับการพิจารณาความเสี่ยงเพื่อวางแผนOH&S-MSหรือไม่

8.    ตรวจสอบว่าข้อมูลปัจจัยภายนอกและภายใน ได้รับการสื่อสารให้กับส่วนงานที่เกี่ยวข้องในการออกแบบ จัดทำ ปรับปรุง OH&S-MSอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

9.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้เฝ้าติดตามและอัพเดท สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับประเด็นภายนอกและภายในอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

10.  ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทบทวนสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับประเด็นภายนอกและภายใน ว่ามีความครอบคลุม อัพเดท ถูกต้อง มีประโยชน์ อย่างเพียงพอเหมาะสม ต่อการนำไป ออกแบบ ปรับปรุง OH&S-MS หรือไม่

วิธีการตรวจประเมิน

ให้ทำการสอบ ถาม พูดุคุย ปรึกษาหารือ กับผู้บริหารที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการกำหนดปัจจัยภายนอกและภายใน โดยให้อธิบายถึงสภาพแวดล้อมด้านการแข่งขัน ความท้าทาย และความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญและระบบการปรับปรุงผลการดำเนินการขององค์กร เพื่อประเมินว่าได้มีตระหนักรู้ และได้มีการพิจารณาและดำเนินการอย่างเหมาะสมหรือไม่จากสารสนเทศที่เกี่ยว ข้องกับกับปัจจัยภายนอกและภายใน โดยใช้เทคนิคการพูดคุย เพื่อทวนสอบกับสิ่งทีนำไปใช้ในระบบการจัดการ

·        พูดคุยโดยให้อธิบายว่าองค์กรอยู่ที่ลำดับใดในการแข่งขัน ให้อธิบายขนาดและการเติบโตขององค์กร เมื่อเปรียบเทียบกับองค์กรในอุตสาหกรรมหรือตลาดเดียวกัน รวมทั้งจำนวนและประเภทของคู่แข่ง

·        พูดคุยโดยให้อธิบายว่าอะไรคือปัจจัยหลัก ที่กำหนดความสำเร็จขององค์กรเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่ง ปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอะไรที่สำคัญ ซึ่งมีผลต่อสถานะการแข่งขันขององค์กร รวมถึงโอกาสสำหรับการสร้างนวัตกรรมและความร่วมมือ

·        พูดคุยโดยให้อธิบายว่าแหล่งข้อมูลสำคัญที่มีอยู่สำหรับข้อมูลเชิงเปรียบ เทียบและเชิงแข่งขันในอุตสาหกรรมเดียวกันมีอะไรบ้าง แหล่งข้อมูลสำคัญที่มีอยู่สำหรับข้อมูลเชิงเปรียบเทียบจากอุตสาหกรรมอื่นมี อะไรบ้าง และมีข้อจำกัดอะไรบ้างในการได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านี้ (ถ้ามี)

·        พูดคุยโดยให้อธิบายว่าความท้าทาย และความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญ ด้านธุรกิจ ด้านการปฏิบัติการ และด้านทรัพยากรบุคคลขององค์กรคืออะไร

·        พูดคุยโดยให้อธิบายว่าความท้าทายและความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญที่ส่งผลกระทบต่อความยั่งยืนขององค์กรมีอะไรบ้าง

·        พูดคุยโดยให้อธิบายว่าส่วนประกอบสำคัญของระบบการปรับปรุงผลการดำเนินการ รวมทั้งกระบวนการประเมินผลและกระบวนการเรียนรู้จากสิ่งนี้คืออะไร

หมายเหตุ :

ก่อนการตรวจประเมิน หรือการพูดคุย

ให้ ผู้ตรวจประเมินทำการศึกษาหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า เพื่อให้มีข้อมูลเพียงพอที่จะทำการพูดคุย สอบถาม ตรวจทาน เพื่อให้ความเห็นต่อ ความเพียงพอเหมาะสม ของการกำหนดปัจจัยภายนอกภายใน ซึ่งผู้ตรวจจำต้องรู้ ต้องเห็นภาพก่อนการตรวจเช่น

•      องค์กรมีผลิตภัณฑ์และบริการหลักอะไรบ้าง กลไกที่องค์กรใช้ในการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการให้แก่ลูกค้าคืออะไร

•      องค์กรมีวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร จุดประสงค์ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กรที่ได้ประกาศไว้คืออะไร

•      ลักษณะ โดยรวมของบุคลากรเป็นอย่างไร มีการจำแนกบุคลากรหรือพนักงานออกเป็นกลุ่มและประเภทอะไรบ้าง กลุ่มคนเหล่านี้มีความต้องการและความคาดหวังที่สำคัญอะไร มีการศึกษาระดับใด มีความหลากหลายของบุคลากรและภาระงานในองค์กรอย่างไร มีกลุ่มอะไรบ้างที่จัดตั้งให้ทำหน้าที่

•      องค์กรมีอาคารสถานที่ เทคโนโลยี และอุปกรณ์ ที่สำคัญอะไรบ้าง

•      องค์กรดำเนิน การภายใต้กฎระเบียบข้อบังคับอะไรบ้าง กฎระเบียบข้อบังคับด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ข้อกำหนดเกี่ยวกับการรับรองระบบงาน การรับรอง หรือข้อกำหนดด้านการจดทะเบียน มาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง และกฎระเบียบข้อบังคับด้านOH&S การเงิน และผลิตภัณฑ์ ที่บังคับใช้กับองค์กรมีอะไรบ้าง

•      โครงสร้างองค์กร และระบบธรรมาภิบาลขององค์กรมีลักษณะอย่างไร ระบบการรายงานระหว่างคณะกรรมการกำกับดูแลองค์กร ผู้นำระดับสูง และองค์กรแม่มีลักษณะเช่นใด

•      กลุ่มลูกค้าและกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดที่สำคัญขององค์กรมีอะไรบ้าง

•      กลุ่ม ดังกล่าวมีความต้องการและความคาดหวังที่สำคัญต่อกระบวนการ ผลิตภัณฑ์ บริการ และการปฏิบัติการอะไร ความต้องการและความคาดหวังของกลุ่มลูกค้าและกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดที่สำคัญแต่ละกลุ่มมีความแตกต่างกันอย่างไร

•      ประเภท ของผู้ส่งมอบ คู่ค้า คู่ความร่วมมือ และผู้จัดจำหน่ายที่สำคัญที่สุดคือใคร มีบทบาทอะไรในระบบงาน กระบวนการผลิต การส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการที่สำคัญ มีบทบาทอะไรหรือไม่ในกระบวนการสร้างนวัตกรรมขององค์กร ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดของห่วงโซ่อุปทานขององค์กรคืออะไร

•      ความสัมพันธ์ในเชิงคู่ค้าระหว่างองค์กรกับผู้ส่งมอบ และกับลูกค้าที่สำคัญเป็นอย่างไรกลไกการสื่อสารระหว่างกันคืออะไร

•      ความ ต้องการของกลุ่มลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดอาจรวมถึงการส่งมอบที่ตรงเวลา ระดับของเสียต่ำ ความปลอดภัย การป้องกันภัย การให้ส่วนลด การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การตอบสนองอย่างรวดเร็ว การบริการหลังการขาย พฤติกรรมที่แสดงถึงความรับผิดชอบต่อสังคม และการบริการชุมชน สำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรบางแห่ง ความต้องการอาจรวมถึงการลดต้นทุนการบริหารจัดการ การให้บริการตามบ้านความรวดเร็วของการตอบสนองในภาวะฉุกเฉิน และการใช้หลายภาษาในการให้บริการ

 

การจะได้ข้อมูลเบื้องต้น ให้ท่านทำการ ศึกษาข้อมูล เอกสาร ต่างๆ เช่นหนังสือรายงานผลประกอบการประจำปี เวปไซด์ นโยบายบริษัทแม่ และ บันทึกปัญหาต่างๆทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรเช่น คำติชมบ่นของลูกค้าที่ผ่านมา ผลการตรวจวัดสมรรถนะ ปํญหาในการผลิต ปัญหาส่วน ข้อมูลจากเอกสารที่มีอยู่เพื่อหาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ไม่ว่าด้านวัตถุดิบ ด้านการตอบสนองลูกค้า ด้านคู่แข่งขัน ด้านเทคโนโลยี ด้านจากกฎหมาย ด้านผู้ส่งมอบ ด้านการตลาดและการขาย ด้านการผลิต ด้านคลังสินค้า ด้านการจัดการสินค้าคงคลัง ด้านการขนส่ง ด้านระบบสารสนเทศ ด้านการจัดการองค์กร ด้านการบริหารงานบุคคล เป็นต้น

ข้อควรระวัง

การสรุปความมีประสิทธิผลของการสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ อาจต้องรอจนได้ข้อมูลครบถ้วนท้ายสุดเมื่อการตรวจประเมินเมือเสร็จสิ้น โดยเปรียบเทียบว่าระบบการจัดการได้ออกแบบโดยคำนึงถึงปัจจัยุนอกในอย่างเหมาะสมหรือไม่ หรือ มีองค์ประกอบของระบบใดที่น่าทำการปรับปรุงหรือไม่ เพื่อให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ วิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยทุธ์ เป็นต้น

4.2 เข้าใจความต้องการ และ ความคาดหวังของ ผู้ทำงาน(worker) และ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ

องค์กร ต้องพิจารณา:

a) ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ,นอกเหนือจากผู้ทำงาน(worker), ที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหาร OH&S

b) ความต้องการ และความคาดหวังที่เกี่ยวข้อง (อาทิเช่น ข้อกำหนด) ของผู้ทำงาน(worker) และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ

c) ความต้องการและความคาดหวังใด เป็นหรืออาจเป็น ข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ

เจตนารมณ์

ข้อกำหนดนี้ ต้องการให้มีการกำหนด สเปค ในการจัดจัดทำะบบการจัดการ ให้สะท้อนต่อความเป็นตัวตนของธุรกิจขององค์กรนั้นๆโดยคำนึงถึงผู้ทีทำงาน และ ผู้มีส่วนได้เสียขององค์กรอื่นๆเพิ่มเติม

หลักการตรวจประเมิน จึงเป็นการเทียบเคียง ว่าองค์กรได้ใช้วิธีการใดในการกำหนดและ ถ่ายทอดข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้เสีย ไปสู่การออกแบบระบบตรงส่วนไหน และติดตามกำกับดูแลกันอย่างไร

 โดยหลัก สำหรับ ISO 45001 ข้อกำหนดในการวางแผนระบบ OH&S จะมาจากความต้องการและคาดหวังของผู้ทำงาน ซึ่งได้มากจาก การปฏิบัติตาม ข้อกำหนด 5.4 การมีส่วนร่วม และ การปรึกษา

กิจกรรม

การมีส่วนร่วม

การให้คำปรึกษา

·การพิจารณาความจำเป็นและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

·การจัดทำนโยบาย OH&S   

·การมอบหมายบทบาท,ความรับผิดชอบ,และอำนาจหน้าที่ ที่นำไปใช้ได้

·การพิจารณาวิธีการบรรลุข้อกำหนดกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ

·การจัดทำวัตถุประสงค์ด้านOH&Sและแผนในการบรรลุ

·การกำหนดมาตรการควบคุมที่นำไปใช้ได้ สำหรับผู้ส่งมอบภายนอก,การจัดซื้อจัดจ้าง และผู้รับเหมา

·การกำหนดสิ่งที่จำเป็นต้องเฝ้าระวังติดตาม,การวัด,และประเมิน

·การวางแผน, การจัดทำ, การนำไปปฏิบัติ และ ธำรงรักษาโปรแกรมการตรวจติดตาม

· มั่นใจการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

 

X

X

X

X

X

 

X

 

X

 

X

 

X

·การพิจารณากลไกสำหรับการมีส่วนร่วม (participation)และการให้คำปรึกษา (consultation)

·การบ่งชี้อันตรายและการประเมินความเสี่ยงและโอกาส

·พิจารณากิจกรรมในการกำจัดอันตรายและลด ความเสี่ยงOH&S

·พิจารณาข้อกำหนดความความสามารถ การอบรมที่จำเป็น การอบรม และ การประเมินผลการอบรม

·การพิจารณาว่าอะไรที่ต้องมีการสื่อสารและวิธีที่สื่อสาร

·การพิจารณามาตรควบคุมและการนำไปปฏิบัติใช้อย่างมีประสิทธิผลและการใช้

·การสอบสวนอุบัติการณ์และสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และการกำหนดการปฏิบัติการแก้ไข

X

 

X

X

 

X

X

X

 

X

 

ประเด็นการตรวจสอบของผู้ตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้กำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับOH&S-MSอย่างครบถ้วนหรือไม่

2.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้กำหนดข้อกำหนดของของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับOH&S-MSครบถ้วนหรือไม่

3.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการเฝ้าติดตามและทบทวน สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องเป็น อย่างดี เหมาะสม เพียงพอหรือไม่

4.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้มีการชี้บ่งผู้มีส่วนได้เสียในแต่ละภาคส่วนได้ชัดเจน พร้อมทั้งผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับผู้มีผู้มีส่วนได้เสียในแต่ละภาคส่วน ตัวอย่างผู้มีส่วนได้เสีย เช่น พนักงานและครอบครัว ผู้ถือหุ้น ผู้ส่งมอบ/ผู้รับจ้างช่วง ผู้แทนจำหน่าย ลูกค้า หน่วยงานราชการ ชุมชน เป็นอย่างดีหรือไม่

5.    ตรวจสอบว่าองค์กรต้องจำแนกสารสนเทศเกี่ยวกับผลกระทบต่าง ๆ และต้องจัดเตรียมให้ผู้มีส่วนได้เสียในแต่ละภาคส่วนรับทราบเมื่อจำเป็นหรือไม่

6.    ตรวจสอบว่า สารสนเทศสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ที่เกี่ยวข้อง และง่ายต่อการเข้าใจ สารสนเทศมีความเหมาะสมกับช่วงเวลา เป็นข้อเท็จจริง และนำเสนอในลักษณะที่มีความชัดเจน และมีความน่าเชื่อถือ เพื่อสามารถประเมินผลได้อย่างถูกต้องเกี่ยวกับผลกระทบที่ได้รับจากการตัดสินใจและการดำเนินการต่างๆ ขององค์กร

7.    ตรวจสอบว่าองค์กรมีขั้นตอนการดำเนินงานเพื่อให้มั่นใจว่าสารสนเทศนี้ได้มีการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันและมีความถูกต้อง

8.    ตรวจสอบว่าองค์กรต้องให้ความสำคัญ และระมัดระวังเกี่ยวกับผลประโยชน์ รวมทั้งสิทธิทางกฎหมาย(ถ้ามี)ของผู้มีส่วนได้เสียและตอบสนองต่อข้อกังวลต่างๆ

9.    ตรวจสอบว่าองค์กรให้ความสำคัญกับผู้มีส่วนได้เสียบางกลุ่มที่ได้รับผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญกับการดำเนินการต่างๆ ขององค์กร

10.  ตรวจสอบว่าองค์กรประเมินและพิจารณาถึงการสร้างความสัมพันธ์ของผู้มีส่วนได้เสีย เพื่อการติดตาม การสานสัมพันธ์ และการมีอิทธิพลกับองค์กร เป็นอย่างดีหรือไม่

11.  ตรวจสอบว่าองค์กรต้องคำนึงถึงความสัมพันธ์ระหว่างผลประโยชน์ของผู้มีส่วนได้เสียกับความคาดหวังของสังคม/ชุมชน และการพัฒนาอย่างยั่งยืน

 

วิธีการตรวจประเมิน

ทำการพูดคุยกับผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้เสีย ต่างๆ ทำการเปรียบเทียบกับ เอกสารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจได้ในช่วงที่ท่านทำการศึกษาข้อมูลอุตสาหกรรม หรือ ศึกษาข้อมูล เอกสาร ต่างๆ เช่นหนังสือรายงานผลประกอบการประจำปี เวปไซด์ นโยบายบริษัทแม่ และ บันทึกปัญหาต่างๆทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรเช่น คำติชมบ่นของลูกค้าที่ผ่านมา ผลการตรวจวัดสมรรถนะ ปํญหาในการผลิต ปัญหาส่วน ข้อมูลจากเอกสารที่มีอยู่เพื่อหาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ไม่ว่าด้านวัตถุดิบ ด้านการตอบสนองลูกค้า ชุมชน ด้านคู่แข่งขัน ด้านเทคโนโลยี ด้านจากกฎหมาย ด้านผู้ส่งมอบ ด้านการตลาดและการขาย ด้านการผลิต ด้านคลังสินค้า ด้านการจัดการสินค้าคงคลัง ด้านการขนส่ง ด้านระบบสารสนเทศ ด้านการจัดการองค์กร ด้านการบริหารงานบุคคล เป็นต้น

 

ข้อควรระวัง

การสรุปความมีประสิทธิผลของการสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ อาจต้องรอจนได้ข้อมูลครบถ้วนท้ายสุดเมื่อการตรวจประเมินเมือเสร็จสิ้น

4.3 การพิจารณาขอบเขตของระบบบริหาร OH&S

องค์กรต้องพิจารณาเขตแดน(boundaries) และการประยุกต์ใช้ของระบบบริหาร OH&S เพื่อจัดตั้งขอบเขต(scope)

เมื่อมีการพิจารณาขอบเขตนี้ องค์กรต้อง

a) คำนึงถึง(consider)ประเด็นภายนอก และภายในที่อ้างอิงไว้ในข้อ 4.1

b) ไตร่ตรองถึง (take into account)ข้อกำหนดที่อ้างอิงไว้ในข้อ 4.2

c) ไตร่ตรองถึง (take into account)แผนงาน หรือ กิจกรรมที่ดำเนินการเกี่ยวข้องกับงาน

ระบบบริหาร OH&S ต้องรวมกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการต่าง ๆ ภายในการควบคุมหรือการมีอิทธิพลขององค์กรที่สามารถส่งผลกระทบต่อสมรรถนะด้าน OH&S

ขอบเขตต้องมีพร้อมเป็นเอกสารสารสนเทศ

เจตนารมณ์

ข้อกำหนดนี้ ต้องการให้มีการกำหนด สเปค ในการจัดจัดทำะบบการจัดการ ให้สะท้อนต่อความเป็นตัวตนของธุรกิจขององค์กรนั้นๆ จึงได้กำหนดข้อกำหนดนี้ขึ้นเพื่อเป็นการกำหนดเข็มมุ่งในการออกแบบและปรับปรุงระบบ รวมถึงการให้องค์กรกำหนดเองว่า สมรรถนะด้านOH&Sที่ตนเองตอ้งการนั้นเป็นอย่างไร

 

 

ประเด็นในการตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบ วิธีการในการกำหนดขอบข่าย ไม่ว่า ชนิดของผลิตภัณฑ์และบริการ รวมถึง หน่วยงานขององค์กร, ฟังชั่น, ขอบเขตทางกายภาพ ตรวจสอบความเหมาะสมของวิธีการในการกำหนดและพิจารณาว่าขอบข่ายที่กำหนดนั้น เพียงพอ เหมาะสม ครอบคลุมอย่างเพียงพอหรือไม่

2.    ทวนสอบย้อนว่าได้นำปัจจัยภายนอก ภายใน มาตรวจทานเปรียบเทียบว่าได้รับมาใช้ในการกำหนดขอบข่ายอย่างเหมาะสมหรือไม่

3.    ทวนสอบย้อยว่าได้นำข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย มาตรวจทานเทียบเคียงว่าได้นำมาใช้ในการกำหนดขอบข่ายอย่างเหมาะสมหรือไม่

4.    ตรวจสอบวิธีการในการการคัดเลือก กระบวนการ ผลิตภัณฑ์ บริการ เพื่อนำมาใช้ในการกำหนดขอบข่าย ว่าได้กระทำอย่างเหมาะสมหรือไม่

 

เอกสารสารสนเทศที่เป็นหลักฐาน

•      เอกสารที่กำหนดขอบเขต

•      หลักฐานข้อมูลในการวิเคราะห์ขอบข่าย รวมถึงการละเว้นต่างๆ

ข้อควรระวัง

การสรุปความมีประสิทธิผลของการสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ อาจต้องรอจนได้ข้อมูลครบถ้วนท้ายสุดเมื่อการตรวจประเมินเมือเสร็จสิ้น โดยเปรียบเทียบ 4.1,4.2 และ 4.3 ว่าสอดคล้องต้องกันหรือไม่

4.4 ระบบบริหาร OH&S

องค์กรต้องจัดตั้ง, นำไปปฏิบัติ, ธำรงรักษา และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง สำหรับระบบบริหารด้าน OH&S, โดยรวมกระบวนการที่จำเป็นและปฏิสัมพันธ์ต่อกัน ,ตามข้อกำหนดของเอกสารนี้

เจตนารมณ์

ต้องการให้องค์กรมีระบบเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ตามที่มุ่งหวัง(intended outcome),รวมถึงการทำให้ได้มาซึ่งสมรรถนะOH&S

การเป็นระบบแปลว่าต้องมีการทำซ้ำๆได้ เพื่อให้ผลได้ตามที่ต้องการ ( ไม่ใช่ฟลุ๊ก)

 

ประเด็นในการตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่าได้มีการใช้ข้อมูลจาก 4.1 และ 4.2 เพื่อการออกแบบปรับปรุงระบบ OH&S – MS อย่างเหมาะสมหรือไม่

2.    ตรวจสอบว่าระบบ OH&S-MS นั้นกำลังมุ่งสู่การบรรลุผลลัพธ์ (intended outcome) ที่ต้องการจากระบบหรือไม่

3.    ตรวจสอบว่าระบบ OH&S-MS ได้รับการออกแบบโดยคำนึ่งถึง ปัจจัยภายนอกภายในตามบริบทธุรกิจ และ ข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสียอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

4.    ตรวจสอบว่าOH&S-MSรวมถึงกระบวนการจำเป็นและปฏิสัมพันธ์ของกระบวนการต่างๆ ได้รับการจัดการแบบ PDCA หรือไม่

5.    ตรวจสอบว่ามีการกำหนดกระบวนการหลัก ๆ   ในการดำเนินธุรกิจภายใต้ระบบบริหารครบถ้วน เพียงพอเหมาะสม ต่อการบรรลุวัตถุประสงค์องค์กร และ outcome ของ OH&S-MS ทีกำหนดไว้หรือไม่ ?

6.    มีการพิจารณาถึงกิจกรรมที่มีความสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของกระบวนการหรือไม่ ?   และได้มีการกำหนดถึงเกณฑ์การควบคุมหรือการเฝ้าติดตามกิจกรรมที่สำคัญของกระบวนการหลัก ๆ ที่สำคัญเหล่านั้นหรือไม่ ?

7.    มีหลักฐานที่แสดงว่าระบบการจัดการOH&Sที่จัดทำขึ้นสอดคล้องตามข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสียขององค์กร รวมถึง ข้อกำหนด ISO 45001โดยตรวจประเมินหลักฐานการวางแผนและผลการดำเนินงานตามข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสียและผลลัพธ์ระบบที่ตอ้งการ ว่ามีความครบถ้วน หรือไม่เพียงใด เช่นมีการจัดทำคู่มือ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน เอกสาร และบันทึก เป็นต้น

8.    มีกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการอะไรบ้างที่อยู่ในขอบเขตของการจัดทำระบบการจัดการOH&S พร้อมทั้งตรวจสอบพื้นที่ว่ามีกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการสอดคล้องกับที่ระบุไว้หรือไม่

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

•      คู่มือOH&S คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน เอกสารสนับสนุนต่าง ๆ และบันทึก

•      เอกสารระบุขอบเขตในการจัดทำระบบการจัดการOH&S

•      ผลการดำเนินการตามข้อกำหนดระบบการจัดการOH&S และการปรับปรุงระบบ

ข้อควรระวัง

การสรุปความมีประสิทธิผลของการสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ อาจต้องรอจนได้ข้อมูลครบถ้วนท้ายสุดเมื่อการตรวจประเมินเมือเสร็จสิ้น โดยการเปรียบเทียบระบบ OH&S กับ ข้อกำหนด 4.1&4.2

5 ความเป็นผู้นำ

 

5.1 ความเป็นผู้นำ และ ความมุ่งมั่น

ผู้บริหารระดับสูงต้องแสดงความเป็นผู้นำและความมุ่งมั่นต่อระบบบริหาร OH&S โดย:

a)    รับผิดชอบและภาระรับผิดรับชอบโดยรวม ในการปอ้งกันการบาดเจ็บในงานและภาวะทุขภาพ เช่นเดี่ยวกับ การให้สถานที่ทำงานที่ปลอดภัยและสถานที่น่าอยู่น่าทำงาน(Healthy workplace) และกิจกรรม

b)    ทำให้แน่ใจว่า นโยบายด้าน OH&Sและ วัตถุประสงค์ด้าน OH&Sที่เกี่ยวข้อง มีการจัดทำและเข้าได้กับทิศทางเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

c)    ทำให้แน่ใจในการบูรณากระบวนการและ ข้อกำหนดของระบบบริหาร OH&Sเข้าสู่กระบวนการทางธุรกิจขององค์กร

d)    ทำให้แน่ใจว่ามีทรัพยากรที่จำเป็นพร้อม สำหรับ การจัดตั้ง,นำไปปฏิบัติ ธำรงรักษา และปรับปรุงระบบบริหาร OH&S

e)    สื่อสารความสำคัญของการบริหารOH&Sที่มีประสิทธิผล และสอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบบริหาร OH&S

f)     ทำให้แน่ใจว่าระบบบริหาร OH&S บรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้

g)    ชี้นำและสนับสนุนให้ บุคลากรมีส่วนร่วมในการทำให้ระบบบริหารOH&S มีประสิทธิผล

h)    ทำให้มั่นใจและส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

i)     สนับสนุน ผู้มีบทบาทบริหารที่เกี่ยวข้องอื่นๆ แสดงความเป็นผู้นำในส่วนที่รับผิดชอบ

j)     พัฒนา ชี้นำ และสนับสนุนวัฒนธรรมในองค์กรที่สนับสนุน ผลลัพธ์ที่ต้องการของระบบบริหาร OH&S

k)    ปกป้องผู้ทำงาน(worker)จากถูกปฏิบัติตอบโต้(กลั่นแกล้ง) เมื่อ รายงานอุบัติการณ์, อันตราย, ความเสี่ยงและโอกาส

l) ทำให้มั่นใจว่า องค์กรได้จัดทำและปฏิบัติตามกระบวนการให้ผู้ทำงาน(worker)มีส่วนร่วมหรือให้คำปรึกษา ( ดู 5.4)

m) สนับสนุนในการจัดทำและดำเนินงานของ คณะกรรมการความปลอดภัยและสุขอนามัย ดู 5.4 e 1)].

หมายเหตุ การอ้างอิง “ธุรกิจ” ในเอกสารมาตรฐานฉบับนี้ สามารถตีความอย่างกว้างให้หมายถึงกิจกรรมต่าง ๆ เหล่านั้นที่เป็นแก่นหลักตามจุดประสงค์การคงอยู่ขององค์กร

เจตนารมณ์

ต้องการให้ผู้บริหารสูงสุดมีส่วนร่วม จัดการ สั่งการ กำกับ ดูแล ใส่ใจ กดดัน OH&S-MS เพื่อให้เป็นไปตามที่ตัวเองต้องการ รวมถึงกำหนดผลลัพธ์ที่ตนต้องการจากระบบ

 

ประเด็นในการตรวจประเมิน

1.    หาหลักฐานพฤติกรรมที่แสดง ความเป็นผู้นำที่เกี่ยวข้องกับOH&S-MS ( ชี้นำ ริเริ่ม กำหนดทิศทาง สั่งการ ทำเป็นตัวอย่าง )

2.    หาหลักฐานพฤติกรรมที่แสดง ความมุ่งมั่นที่เกี่ยวข้องกับOH&S-MS (การไม่ยอมแพ้ การทำแล้วทำอีก การเกาะจิกติด )

ผู้ตรวจควรหาหลักฐานที่มองเห็นได้ในการพิสูจน์การสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ เพราะการสนับสนุน การมีส่วนร่วม การชี้นำ ของผู้บริหารระดับสูง( Tone from the top) มีส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำให้ระบบมีประสิทธิผล ซึ่งท่านจะพบความมีประสิทธิผลการสอดคล้องของข้อกำหนดนี้ได้เมื่อทำการตรวจประเมินจนสำเร็จเสร็จสิ้น

มีหลายอย่างที่ผู้ตรวจต้องพิสูจน์เช่น

•      หลักฐานการมอบหมายงาน

•      หลักฐานการถือเป็นภาระรับผิดรับชอบส่วนตัวกับระบบการจัดการ

•      หลักฐานว่าผู้บริหารระดับสูงมีส่วนร่วมในการกำหนด การสอดคล้องกับกลยุทธ์ สอดคล้องกับภาพรวมขององค์กร

•      หลักฐานที่มีการสื่อสารความสำคัญของระบบ OH&S-MS

•      หลักฐานว่าได้มีการตรวจสอบ ติดตาม ตรวจวัดการบรรลุผลลัพธ์ที่คาดหวังจากระบบ

•      Etc

หลักฐานที่กล่าวไว้ข้างต้นอาจอยู่ในรูปแบบของ:

•      หลักฐานการประชุมต่างๆ รวมถึงบันทึกการทบทวนฝ่ายบริหาร

•      การตัดสินใจที่ได้ทำ สิ่งที่ได้บอกกล่าวกับพนักงาน สิ่งที่ได้สนับสนุน ไม่ว่าผ่านเอกสารใดๆที่เกี่ยวข้อง เช่น อีเมล์ เอกสารนําเสนอ, โปสเตอร์ , การบรรยายสรุป ที่ซึ่งฝ่ายบริหารแสดงให้เห็นถึงการสนับสนุนและความมุ่งมั่นต่อOH&Sและวัตถุประสงค์OH&Sและแผนการดําเนินงาน

•      หลักฐาน การให้ การขอ หลักฐษนความเพียงพอของทรัพยากรที่เพียงพอ ไม่ขาดแคลน สะท้อนต่อประเด็นความสําคัญของกิจกรรมในการจัดการOH&S

•      ความสนใจของพนักงานระดับผู้จัดการและการมีส่วนร่วมในกิจกรรมOH&Sเช่นการประชุม การประชุมเชิงปฏิบัติการ กลุ่มโฟกัส กิจกรรมการรับรู้ และหลักสูตรการฝึกอบรม

ข้อควรระวัง

การสรุปความมีประสิทธิผลของการสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ อาจต้องรอจนได้ข้อมูลครบถ้วนท้ายสุดเมื่อการตรวจประเมินเมือเสร็จสิ้น

5.2 นโยบายOH&S

ผู้บริหารสูงต้อง จัดทำ นำไปปฏิบัติ และธำรงรักษา นโยบายOH&S ซึ่ง:

a) รวมความมุ่งมั่นในการให้สภาพการทำงานที่ปลอดภัยและน่าอยู่น่าทำงาน เพื่อป้องกันการได้รับบาดเจ็บและภาวะทุขภาพเกี่ยวกับการทำงาน และมีความเหมาะสมกับจุดประสงค์ ขนาด และ บริบทขององค์กร และลักษณะเฉพาะของความเสี่ยงOH&S และ โอกาสOH&S

b) ให้กรอบการทำงานสำหรับการตั้งวัตถุประสงค์ด้าน OH&S

c) รวมถึงความมุ่งมั่นในการบรรลุข้อกำหนดทางกฎหมายที่บังคับใช้ และ ข้อกำหนดอื่น ๆ

d) รวมความมุ่งมั่นในการกำจัดและลดความเสี่ยงด้านOH&S (ดู 8.1.2)

e) รวมความมุ่งมั่นในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสำหรับระบบบริหาร OH&S

f) รวมความมุ่งมั่นในการให้คำปรึกษาและมีส่วนร่วมของผู้ทำงาน(worker), และ หากมี,ตัวแทนผู้ทำงาน(worker)

นโยบายด้าน OH&S ต้อง

—   มีพร้อมอยู่ เป็นเอกสารสารสนเทศ

—   ได้รับการสื่อสารภายในองค์กร

—   มีพร้อมให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ,ตามความเหมาะสม

—   เกี่ยวข้อง และเหมาะสม

เจตนารมณ์

ต้องการให้มีคำสั่งในการวางระบบที่ชัดเจนจากผู้บริหารระดับสูง เพื่อกำหนดทิศทาง และสื่อสารเพื่อให้ระบบถูกจัดวางตามทิศทางที่ระบุไว้ในนโยบาย

การที่ผู้บริหารระดับสูงไม่รู้ ไม่เห็นวิธีการหรือสถานะในเรื่องนี้ แปลว่าไม่ได้ใส่ใจ ไม่สนใจ ซึ่งเป็นรากเหตุใหญ่ที่ทำให้ระบบล้มเหลว

ประเด็นการตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่า นโยบาย มาจากการให้คำปรึกษา(consultation)ของผู้ทำงาน(worker)-ที่ไม่ใช่งานบริหารหรือไม่    

2.    ตรวจสอบว่านโยบายด้านOH&Sเป็นการประกาศความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูงอย่างเป็นทางการ หรือไม่ (หรือประกาศความไม่มุ่งมั่น ความไม่เอาไหน)?

3.    ตรวจสอบว่า ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรกำหนดนโยบายด้านOH&Sและจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมทั้งลงนามในประกาศนโยบายด้านOH&S หรือวิธีอื่นที่ชัดเจนหรือไม่?

4.    ตรวจสอบว่าผู้บริหารระดับสูงรับทราบวิธีเผยแพร่และวิธีการทำความเข้าใจนโยบายด้านOH&Sให้กับทุกคนที่ทำงานให้กับองค์กร หรือทำงานในนามขององค์กร เพื่อให้นำนโยบายไปปฏิบัติอย่างจริงจังและสม่ำเสมอ โดยอาจใช้วิธีการใดวิธีการหนึ่งตามความเหมาะสม เช่น การติดประกาศ การประชุมชี้แจงการฝึกอบรม การเผยแพร่ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

5.    ตรวจสอบว่าผู้บริหารระดับสูงขององค์กรกำหนดวิธีการในการเฝ้าติดตามว่าทุกคนที่ทำงานให้กับองค์กรมีความเข้าใจและนำนโยบายไปปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิผล หรือไม่

6.    ผู้ตรวจประเมินยืนยันถ้อยแถลงในนโยบาย OH&S-MS ว่าได้ชี้ชัดสำหรับ:

•      อ่านแล้วเข้าใจกรอบการทำงานสำหรับการตั้งวัตถุประสงค์ของ OH&S-MS (ที่มาที่ไปและเหตุผลสำหรับการตั้งวัตถุประสงค์ต่างๆ) รวมถึงทิศทางและหลักการต่างๆ   สำหรับการปฏิบัติจากมุมมองของฝ่ายบริหาร ไม่ใช่เขียนคร่าวๆ เขียนจนคลุมเครือ

•      อ่านแล้วรู้ทิศทาง รู้ความตั้งใจในเรื่องการทำให้สอดคล้องกับข้อกำหนดทางธุรกิจใดและข้อกำหนดทางกฎหมาย และตามสัญญารวมถึงข้อกำหนดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

•      อ่านแล้วชัดว่า มีกรอบที่ระบุการสนับสนุนการให้คำปรึกษาและมีส่วนร่วมของผู้ทำงาน(worker), และ หากมี,ตัวแทนผู้ทำงาน(worker)

•      อ่านแล้วได้เห็นประเด็นด้านOH&Sที่องค์เล็งเห็นความสำคัญ ต้องการจัดการสิ่งใดกันแน่ จะเน้นเรื่องอะไรเป็นต้น

•      ทำการทบทวนเนื้อหาสาระนโยบาย การกำหนดกรอบกิจกรรม สิ่งที่จะทำ สิ่งที่องค์กรจะไม่ทำว่ามีความเหมาะสมกับธุรกิจ ขนาดขององค์กร และผลกระทบด้านOH&Sที่เกิดจากกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการหรือไม่

•      ทำการทบทวนว่ามีข้อความแสดงความมุ่งมั่นที่จะปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และป้องกันอันตราย รวมถึงการกระทำให้สอดคล้องพันธกรณีได้มีการระบุไว้ในนโยบายหรือไม่

•      ทำการทบทวนเนื้อหาสาระของนโยบาย ว่าสะท้อนถึงลักษณะปัญหาOH&Sที่เกิดจากกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการในขอบเขตของระบบการจัดการOH&S หรือไม่

7.    ตรวจสอบความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูงโดยทำการสัมภาษณ์ผู้บริหารสูงสุดเกี่ยวกับที่มาของนโยบายOH&Sว่าพิจารณาจากข้อมูลอะไรบ้าง เช่น มุ่งเน้นแก้ไขปัญหาOH&Sเรื่องอะไร เพื่อตรวจสอบว่าผู้บริหารสูงสุดเป็นผู้กำหนดหรือมีส่วนในการกำหนดนโยบายOH&Sหรือไม่

8.    สัมภาษณ์ฝ่ายบริหารเพื่อเข้าใจวิธีการและคำมั่นสัญญาด้าน OH&S-MS ขององค์กร

9.    ทบทวนยืนยันผ่านเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องว่ากระบวนการทำงานต่างๆ   ในการจัดตั้งนโยบาย (ตัวอย่างเช่น วิธีกำหนดอำนาจ หรือวิธีการทบทวน เพื่อปรับปรุงนโยบาย) เป็นไปตามที่กำหนดทิศทางในนโยบายบ้างหรือไม่

10.  ทำการตรวจสอบว่ามีหลักฐานการปฏิบัติตามนโยบายอย่างต่อเนื่องหรือไม่ โดยทำการหาหลักฐานว่านโยบายได้ถูกนำไปสู่ภาคปฏิบัติที่หน่วยงานต่างๆ ในองค์กรดีหรือไม่

11.  ตรวจสอบว่านโยบายได้ถูกใช้ในการขับเคลื่อนระบบการจัดการOH&Sในภาพรวมหรือไม่ และได้ดีเพียงใด โดยพิจารณาจากระบบที่เป็นอยู่จริงเทียบกับุถ้อยแถลงในนโยบาย

12.  ตรวจสอบว่าฝ่ายบริหารมีการสื่อสารนโยบายอย่างมีประสิทธิผลหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ด้วยการมุ่งเน้นให้มีผู้เข้าประชุมรับการชี้แจงที่สำคัญและเฉพาะในทุกระดับขององค์กร

13.  ตรวจสอบว่านโยบายได้มีสื่อสารไปยังพนักงานทุกคน และบุคคลอื่น ๆ ที่ปฏิบัติงานให้กับองค์กร หรือในนามองค์กร หรือไม่ (ตัวอย่างเช่น ผู้ส่งมอบ ผู้รับเหมา ผู้รับเหมาช่วง ลูกจ้างชั่วคราวและนักศึกษาฝึกงาน เป็นต้น) โดยพิจารณาจากป้าย บอร์ด สอบถามหัวหน้างาน สอบถามพนักงาน หลักฐานการประชุมชี้แจง รวมถึงสิ่งที่องค์กรได้กระทำจริงและผลที่ได้ในปัจจุบันว่าเป็นไปในแนวทางที่นโยบายกำหนดหรือไม่

14.  สัมภาษณ์กับบุคลากรในขอบเขตของMS เพื่อพิสูจน์ว่าบุคลากรต่าง ๆ ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการบรรลุวัตถุประสงค์

15.  ตรวจสอบการรับรู้ของสาธารณะที่มีต่อนโยบายOH&Sและนโยบายมีพร้อมไว้เพื่อเผยแพร่สู่สาธารณะเป็นอย่างดีหรือไม่ เช่น ป้ายประกาศ แผ่นพับ หรือวารสารของบริษัท และเว็บไซต์ เป็นต้น

16.  ตรวจสอบว่านโยบายได้รับการทบทวนล่าสุดเมื่อไหร่ และใช้หลักเกณฑ์อะไรในการทบทวน ใช้เหตุผลอะไรในการสรุปว่าต้องปรับหรือไม่ปรับนโยบาย

17.  ทบทวนรายงานการประชุมและบันทึกการทบทวนของฝ่ายบริหาร คำมั่นสัญญาและการมีส่วนร่วมของฝายบริหารในการดำเนินการ การรักษาการปรับปรุงนโยบาย OH&S-MS

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

·        นโยบายOH&Sที่เป็นเอกสาร

·        ระบบ OH&S ที่สะท้อน สอดคล้องตามนโยบาย

·        ป้ายประกาศ แผ่นพับ รายงานOH&S หรือวารสารของบริษัท และเว็บไซต์ที่ลงเนื้อหาของนโยบายOH&S

·        ผลการสัมภาษณ์ผู้บริหารสูงสุดและพนักงานเกี่ยวกับนโยบายOH&S

5.3 บทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที ขององค์กร

ผู้บริหารระดับสูงต้องทำให้มั่นใจว่าความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่ สำหรับบทบาทที่เกี่ยวข้องภายในระบบบริหารOH&S ได้รับการมอบหมายและสื่อสารทุกระดับชั้นภายในองค์กร และธำรงรักษาเป็นเอกสารสารสนเทศ     ผู้ทำงาน(worker)ในแต่ละระดับชั้นขององค์กรต้องถือว่ามีความรับผิดชอบในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหาร OH&S ที่ตนควบคุม

หมายเหตุ เมื่อความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่สามารถมอบหมาย, ที่สุดแล้ว, ผู้บริหารระดับสูง ยังคงมีภาระรับผิดชอบสำหรับ การดำเนินการของระบบบริหาร OH&S

ผู้บริหารระดับสูงต้องมอบหมายความรับผิดชอบและอำนาจเพื่อ

a)ทำให้มั่นใจว่าระบบบริหารOH&S สอดคล้องกับข้อกำหนดของเอกสารนี้

b) รายงานสมรรถนะของระบบบริหารOH&Sต่อผู้บริหารระดับสูง.

เจตนารมณ์

ต้องการให้มีจัดโครงสร้างองค์กรที่เกี่ยวกับคน ทุกคนชัดเจนในอำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ มีการกระจายอำนาจและมอบอำนาจอย่างเพียงพอ ไม่มีคอขวด เพื่อให้ระบบการจัดการOH&Sบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจ

 

การตรวจประเมิน

1.    ระหว่างการตรวจประเมิน ต้องไม่พบเห็นประเด็นปัญหาที่เกิดจากการกำหนดอำนาจหน้าที่ที่ไม่ช้ดเจน หรือขาดการกระจายอำนาจในการดำเนินการ ทบทวน หรืออนุมัติใดๆ ซึ่งรวมถึง หลักฐานการอนุมัติหรือไม่อนุมัติงบประมาณต่างๆ

2.    ทบทวนเอกสารโครงสร้างการบริหารOH&Sเป็นเอกสารและมีความชัดเจน เด่นชัดพอ

3.    ทบทวนทบทวนเอกสารกำหนดบทบาทหน้าที่ของฝ่ายบริหารส่วนปฏิบัติงานอื่นๆไว้อย่างไร และผู้บริหารที่เกี่ยวข้องได้ตระหนักรับรู้หรือไม่

4.    สุ่มทบทวนว่าพนักงานในหน่วยงานที่มีหน้าที่ในการควบคุม หรือเกี่ยวข้องกับระบบการจัดการOH&S ได้รับการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบด้านOH&Sครบถ้วน ชัดเจนหรือไม่ และพนักงานปฏิบัติตามหรือไม่

5.    ตรวจสอบเอกสารหลักฐานการกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่ของบุคลากรต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการนำระบบการจัดการOH&Sไปปฏิบัติเป็นเอกสาร ว่ากำหนดได้อย่างชัดเจน เอกสารมีประโยชน์ต่อการทำงานของพนักงานในองค์กรหรือไม่ ( เอกสารนี้ อาจรวมถึงโครงสร้างองค์กร JD คู่มือการทำงาน WI แบบฟอร์ม หรือการประสานงานในการทำงานจริงที่พบ) แผนผังองค์กรคู่มือOH&S ขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน และอาจจัดทำตารางความสัมพันธ์ระหว่างข้อกำหนด เอกสารในระบบ และหน่วยงานที่รับผิดชอบ ไว้ในคู่มือOH&S เป็นต้น

6.    ตรวจสอบวิธีการสื่อสารบทบาท ความรับผิดชอบ และอำนาจ หน้าที่ให้กับบุคลากรที่เกี่ยวข้องรับทราบอย่างไร สุ่มสัมภาษณ์บุคลากรในหน่วยงานต่าง ๆ ว่ารับทราบบทบาท ความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่หรือไม่

7.    มีปัญหางานด้านOH&S ที่เกิดจากการไม่ระบุผู้รับผิดชอบ มีการการกำหนดอำนาจหน้าที่ชัดเจน ระหว่างการตรวจประเมินตามฝ่ายงานต่างๆ

8.    สัมภาษณ์ฝ่ายบริหารเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากร ซึ่งประกอบไปด้วยทรัพยากรบุคคล และความชำนาญเฉพาะทาง โครงสร้างพื้นฐาน (อาคาร สถานที่ ระบบบำบัด และกำจัดมลพิษด้านOH&S) เทคโนโลยี และทรัพยากรทางการเงิน เพื่อดูว่ามีการจัดสรรทรัพยากรที่เพียงพอต่อจัดทำ นำไปปฏิบัติ รักษาไว้ และปรับปรุงระบบการจัดการOH&S หรือไม่

9.    ตรวจสอบในหน่วยงานว่ามีทรัพยากรที่เพียงพอในการปฏิบัติงานหรือไม่ และมีหลักฐานการเสนอขอทรัพยากรต่าง ๆ เช่น บุคลากร งบประมาณ เป็นต้น ต่อฝ่ายบริหาร หรือไม่ และฝ่ายบริหารอนุมัติทรัพยากรที่จำเป็นตามที่เสนอหรือไม่ ถ้าไม่อนุมัติทรัพยากรดังกล่าวมีผลต่อการดำเนินระบบการจัดการOH&S หรือไม่

10.  ตรวจสอบการแต่งตั้งผู้แทนฝ่ายบริหาร หรือที่เรียกว่า MR ( Management Representative) ในการดูแลระบบการจัดการOH&S หรือไม่ (การแต่งตั้งไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสารเสมอไป เมื่อแต่งเมื่อตั้ง สำคัญคือมีใครรู้ไหมว่าคนไหนเป็น MR [บริษัทเล็กใหญ่ ต้องการกระดาษที่เรียกว่าหลักฐานแต่งตั้งต่างกัน)

11.  ตรวจสอบการกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ อำนาจหน้าที่ของ MR ไว้ครอบคลุมตามข้อกำหนดที่ หรือไม่ (สามารถกำหนดใน คู่มือ ระเบียบปฏิบัติ ประกาศคำสั่ง แบบฟอร์ม อีเมลบ์ ต่างๆย่อมได้หมด ตราบใดที่เด่นชัด สำหรับคนในองค์กรนั้นเอง)

12.  ทบทวนการกำหนดหน้าที่ของผู้แทนฝ่ายบริหาร (MR) ว่ากำหนดไว้ชัดเจน และมีการปฏิบัติหรือไม่ ซึ่งมักกำหนดไว้ในคู่มือ หรือผังองค์กร

13.  สัมภาษณ์หลักฐานว่าผู้แทนฝ่ายบริหารหรือที่เรียกว่า MR ( Management Representative) มีตระหนักรับทราบ มีหลักฐานที่แสดงให้เห็นถึงการได้แสดงบทบาท หน้าที่ อำนาจ ของตนเป็นอย่างดี (หลักฐานว่าได้มีการกระทำตามหน้าที่) ให้ทำการทวนสอบการทำหน้าที่ตามบทบาท ของ MR ที่มี ผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น บันทึกการทบทวนโดยฝ่ายบริหาร)

14.  ทวนสอบหลักฐานว่าผู้แทนฝ่ายบริหารสามารถรายงานตรงหรือได้เคยรายงานตรงต่อผู้บริหารระดับสูงได้จริงหรือไม่

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐาน

·        ใบพรรณาลักษณะงาน

·        คู่มือ ระเบียบปฏิบัติ WI แบบฟอร์ม

·        เอกสารกำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ อำนาจหน้าที่ของพนักงาน เช่น หนังสือแต่งตั้งผู้แทนฝ่ายบริหาร (Management Representative : MR) ประกาศแต่งตั้งคณะทำงาน ใบบรรยายลักษณะงาน (Job Description : JD) คู่มือOH&S ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และวิธีปฏิบัติงานต่าง ๆ

·        แผนผังองค์กร (Organization chart)

·        พนักงาน และผู้แทนฝ่ายบริหารเข้าใจกับบทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ

 

รายการตรวจสอบแบบง่าย

- มีการกำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบไว้เป็นเอกสารหรือไม่

- มีการกระจายหรือเผยแพร่ให้บุคลากรในองค์กรทราบได้ อย่างไรบ้าง

- มีวิธีการในการจัดหาบุคลากรอย่างไร เพียงพอ และเหมาะสมหรือไม่อย่างไร

- มีการหาเทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่เพื่อให้ควบคุมระบบการจัดการOH&Sอย่างไร

- มีการแต่งตั้งตัวแทนฝ่ายบริหารด้านการจัดการOH&Sหรือไม่ ใครแต่งตั้ง

- ตัวแทนฝ่ายบริหารมีความเป็นอิสระในการทำงานหรือไม่

- ตัวแทนฝ่ายบริหารมีการรายงานผลการดำเนินงาน

ข้อควรระวัง

การสรุปความมีประสิทธิผลของการสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ อาจต้องรอจนได้ข้อมูลครบถ้วนท้ายสุดเมื่อการตรวจประเมินเมือเสร็จสิ้น

ข้อกำหนดนี้ ต้องตรวจกับทุกแผนก ทุกกิจกรรม ทุกกระบวนการ ไม่ใช่คุยกับคนเก็บเอกสารที่สังกัดหน่วยงานบุคล

5.4     การมีส่วนร่วม และ การปรึกษา

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และธำรงรักษา กระบวนการต่างๆสำหรับการมีส่วนร่วม (participation)และการปรึกษา (consultation) ของคนในทุกระดับชั้นและหน้าที่ ที่เกี่ยวข้อง, และหากมี ,ตัวแทนผู้ทำงาน(worker) ในการพัฒนา ,การวางแผน นำไปปฏิบัติ การประเมินสมรรถนะ และกิจกรรมเพื่อการปรับปรุงระบบการบริหารOH&S

องค์กรต้อง

a)ให้กลไก เวลา การอบรม และ ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการมีส่วนร่วม (participation)และการให้คำปรึกษา(consultation)

หมายเหตุ1 ตัวแทนผู้ทำงาน(worker) สามารถเป็นกลไกในการมีส่วนร่วม (participation)และการให้คำปรึกษา(consultation)

b)ให้การเข้าถึงสารสนเทศที่เกี่ยวข้องอย่างทันเวลาเพื่อความชัดเจน, เข้าใจได้ และสารสนเทศทีเกี่ยวกับ ระบบบริหาร OH&S

c) พิจารณาและขจัดอุปสรรคหรือสิ่งกีดขวาง ในการมีส่วนร่วม (participation)และการลดอุปสรรคที่ไม่สามารถขจัดได้

หมายเหตุ 2   อุปสรรคและ สิ่งกีดขวาง สามารถรวมถึงความล้มเหลวในการตอบสนองปัจจัยนำเข้าของผู้ทำงาน(worker) ,คำแนะนำ, ภาษาหรืออุปสรรคทางภาษา, การตอบโต้หรือการคุกคาม และ นโยบายหรือแนวทางปฏิบัติ ที่ทำให้ถดถอย หรือ ลงโทษการมีส่วนร่วม ของผู้ทำงาน

d) ให้ความสำคัญต่อการให้คำปรึกษา(consultation)ของผู้ทำงาน(worker)-ที่ไม่ใช่งานบริหาร, ดังนี้

1) การพิจารณาความจำเป็นและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ดู 4.2)

2) การจัดทำนโยบาย OH&S (ดู 5.2)       

3) การมอบหมายบทบาท,ความรับผิดชอบ,และอำนาจหน้าที่ ที่นำไปใช้ได้(ดู 5.3)

4) การพิจารณาวิธีการบรรลุข้อกำหนดกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ (ดู 6.1.3)

5) การจัดทำวัตถุประสงค์ด้านOH&Sและแผนในการบรรลุ(ดู 6.2)

6) การกำหนดมาตรการควบคุมที่นำไปใช้ได้ สำหรับผู้ส่งมอบภายนอก,การจัดซื้อจัดจ้าง และผู้รับเหมา (ดู 8.1.4)

7) การกำหนดสิ่งที่จำเป็นต้องเฝ้าระวังติดตาม,การวัด,และประเมิน (ดูที่ 9.1)

8) การวางแผน, การจัดทำ, การนำไปปฏิบัติ และ ธำรงรักษาโปรแกรมการตรวจติดตาม (ดู 9.2.2)

9) มั่นใจการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (ดูที่ข้อ 10.3).

e) ให้ความสำคัญต่อการมีส่วนร่วม (participation)ของผู้ทำงาน-ที่ไม่ใช่งานบริหาร, ดังนี้

1) การพิจารณากลไกสำหรับการมีส่วนร่วม (participation)และการให้คำปรึกษา (consultation)

2)   การบ่งชี้อันตรายและการประเมินความเสี่ยงและโอกาส(ดู 6.1.1, และ 6.1.2)

3) พิจารณากิจกรรมในการกำจัดอันตรายและลด ความเสี่ยงOH&S(ดูที่ 6.1.4)

4) พิจารณาข้อกำหนดความความสามารถ การอบรมที่จำเป็น การอบรม และ การประเมินผลการอบรม (ดูที่ 7.2)

5)   การพิจารณาว่าอะไรที่ต้องมีการสื่อสารและวิธีที่สื่อสาร (ดูที่ 7.4)

6) การพิจารณามาตรควบคุมและการนำไปปฏิบัติใช้อย่างมีประสิทธิผลและการใช้(ดูที่ 8.1, 8.1.3, และ 8.2)

7)   การสอบสวนอุบัติการณ์และสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และการกำหนดการปฏิบัติการแก้ไข (ดูที่ 10.2)

หมายเหตุ 3   การให้ความสำคัญต่อการมีส่วนร่วม (participation)และการปรึกษาของผู้ทำงาน ที่ไม่ใช่งานผู้บริหารมีเจตนาประยุกต์ใช้กับ ผู้ซึ่งทำกิจกรรมงานนั้นๆ, แต่ไม่เจตนาในการกันออก , ตัวอย่าง, ผู้จัดการที่ได้รับผลกระทบจากกิจกรรมการทำงาน หรือ ปัจจัยอื่นในองค์กร

หมายเหตุ 4 เป็นที่ทราบว่า การให้การอบรมโดยไม่คิดค่าใช้จ่ายให้กับคนทำงาน และ การให้การอบรมระหว่างชั่วโมงทำงาน,เมื่อเป็นไปได้, สามารถกำจัดอุปสรรคที่สำคัญในการมีส่วนร่วม (participation)ของคนทำงาน

เจตนารมณ์ข้อกำหนด ต้องการให้มีกระบวนการการมีส่วนร่วมและการปรึกษาหารือ เป็นที่ชัดเจนว่าการมีส่วนร่วมของพนักงานใน เรื่องอาชีวอนามัยและความปลอดภัยมีผลในเชิงบวกต่อ สมรรถนะด้าน สุขภาพและความปลอดภัย   การมีส่วนร่วมของพนักงาน ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานทุกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการทำงาน มีส่วนร่วมในการจัดการความเสี่ยงนั้น ๆ

“ การมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน” เป็นคำที่ใช้รวมๆ สำหรับหลายหลายวิธีการที่ทำให้ผู้ทำงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยในที่ทำงาน ต้องไม่ลืมว่าการมีส่วนร่วมหมายถึงความสัมพันธ์ระหว่างแรงงานและนายจ้าง โดยอาศัยความร่วมมือและความไว้วางใจ, และธรรมชาติของการบริหารจัดการด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

การมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงานสามารถมีส่วนสำคัญที่มีผลต่อ:

•          การพัฒนาสุขภาพเชิงบวกและวัฒนธรรมด้านความปลอดภัย

•          ลดอุบัติเหตุและการเจ็บป่วยรวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

•          การประเมินความเสี่ยงและการจัดทำแผนปฏิบัติการ

•          เพิ่มความมุ่งมั่นของทีมงานต่อสุขภาพและความปลอดภัย

•          รักษาความพึงพอใจที่ดีและการไม่ออกจากงานของผู้ปฏิบัติงาน

•          ปรับปรุงการสื่อสารกับพนักงาน

•          ตอบสนองความต้องการของลูกค้าและรักษาความน่าเชื่อถือ และ

•          ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ผู้ตรวจประเมิน ต้องตระหนักว่า เพื่อการพัฒนาระบบและปรับปรุงให้ระบบมีประสิทธิผลมากที่สุด, การมีส่วนร่วมของพนักงานจะนอกเหนือไปจากการให้ข้อมูลหรือให้คำปรึกษาเกี่ยวกับข้อเสนอการจัดการ แต่จะการสร้างความเป็นหุ้นส่วนที่แท้จริงระหว่างผู้จัดการและพนักงาน (ไม่ว่าโดยตรงหรือผ่านตัวแทน) สำหรับ การจัดการความเสี่ยงด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

 

 

ประเด็นการตรวจประเมิน

เอกสาร / บันทึก

ทำการทบทวนเอกสารกระบวนการ ในการกำหนดวิธีการสำหรับการมีส่วนร่วม (participation)และการปรึกษา (consultation) เป็นไปตามที่กำหนดในมาตรฐาน ISO 45001 นี้หรือไม่

สุ่มตรวจสอบว่า องค์กรได้จัดการให้มีการให้คำปรึกษา หรือ การมีส่วนร่วม ของพนักงาน ที่ครอบคุลมของคนในทุกระดับชั้นและหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง หรือไม่

สุ่ม

กิจกรรม

การมีส่วนร่วม

การให้คำปรึกษา

·        การพิจารณาความจำเป็นและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

·        การจัดทำนโยบาย OH&S   

·        การมอบหมายบทบาท,ความรับผิดชอบ,และอำนาจหน้าที่ ที่นำไปใช้ได้

·        การพิจารณาวิธีการบรรลุข้อกำหนดกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ

·        การจัดทำวัตถุประสงค์ด้านOH&Sและแผนในการบรรลุ

·        การกำหนดมาตรการควบคุมที่นำไปใช้ได้ สำหรับผู้ส่งมอบภายนอก,การจัดซื้อจัดจ้าง และผู้รับเหมา

·        การกำหนดสิ่งที่จำเป็นต้องเฝ้าระวังติดตาม,การวัด,และประเมิน

·        การวางแผน, การจัดทำ, การนำไปปฏิบัติ และ ธำรงรักษาโปรแกรมการตรวจติดตาม

·        มั่นใจการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

 

X

X

X

X

X

X

X

X

X

·        การพิจารณากลไกสำหรับการมีส่วนร่วม (participation)และการให้คำปรึกษา (consultation)

·        การบ่งชี้อันตรายและการประเมินความเสี่ยงและโอกาส

·        พิจารณากิจกรรมในการกำจัดอันตรายและลด ความเสี่ยงOH&S

·        พิจารณาข้อกำหนดความความสามารถ การอบรมที่จำเป็น การอบรม และ การประเมินผลการอบรม

·        การพิจารณาว่าอะไรที่ต้องมีการสื่อสารและวิธีที่สื่อสาร

·        การพิจารณามาตรควบคุมและการนำไปปฏิบัติใช้อย่างมีประสิทธิผลและการใช้

·        การสอบสวนอุบัติการณ์และสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด และการกำหนดการปฏิบัติการแก้ไข

X

X

X

X

X

X

X

 

การสัมภาษณ์

สุ่มสัมภาษณ์พนักงานเพื่อพิจารณาว่า คนทำงานนั้นๆ ทราบเรื่องการมีส่วนร่วมและการปรึกษาของตนหรือไม่

ทำการสุ่มสัมภาษณ์ โดย จับกลุ่มตามสายงาน ตามระดับชั้น ตามรายหารอันตราย และ ตามกิจกรรมของระบบ เพื่อทำการสุ่มสัมภาษณ์พนักงานที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้นๆ ว่าได้รับข้อมูลที่เพียงพอรอบด้านเพื่อทำกิจกรรมดังกล่าวข้างต้นหรือไม่ โดยต้องเน้นหนักในส่วนคนทำงานที่เกี่ยวข้อง การบ่งชี้อันตราย กิจกรรมการกำจัดและลดอันตราย มาตรการควบคุม และ การสอบสวนอุบัติการณ์

สุ่มตรวจสอบว่ามีการปฏิบัติตาม ในเรื่องการมีส่วนร่วม และ การปรึกษา ที่ระบุไว้ในเอกสารกระบวนการหรือไม่ โดยการสุ่มสัมภาษณ์พนักงานที่เกี่ยวข้องเทียบกับเอกสาร บันทึก หลักฐานที่ปรากฏ โดยต้องเน้นสุ่มในส่วนคนทำงานที่เกี่ยวข้อง การบ่งชี้อันตราย กิจกรรมการกำจัดและลดอันตราย คนทำงานและผู้ควบคมที่เกี่ยวข้องกับมาตรการควบคุม ละ คนทำงานที่มีส่วนร่วมกับการสอบสวนอุบัติการณ์ และ เน้นสุ่มที่อันตรายที่สำคัญขององค์กรนั้นๆ

สุ่มสัมภาษณ์พนักงาน เพื่อพิสูจน์ว่า สามารถเข้าถึง ข้อมูลสารสนเทศ ที่จำเป็นในแต่ละเรื่องของ การมีส่วนร่วม การปรึกษา ตามความจำเป็นและทันเวลา หรือไม่ โดยเน้นหนักคนทำงานที่สัมผัสตรงกับอันตราย หรือที่เกี่ยวข้องกับความลับทางธุรกิจ

หมายเหตุ:

3.4 การมีส่วนร่วม (participation)

การข้องเกี่ยวในกระบวนการตัดสินใจ

หมายเหตุ 1 ผู้มีส่วนร่วม รวมถึง การให้คณะกรรมการความปลอดภัยและอาชีวอนามัย และ ตัวแทนผู้ทำงาน มีส่วนร่วม, หากมี

3.5 การปรึกษา (consultation)

แสวงหามุมมองก่อนทำการตัดสินใจ

หมายถึง 1 การปรึกษา รวมถึง การให้คณะกรรมการความปลอดภัยและอาชีวอนามัย และ ตัวแทนผู้ทำงาน มีส่วนร่วม, หากมี

6 การวางแผน

6.1 การกระทำเพื่อจัดการ ความเสี่ยงและโอกาส

6.1.1     ทั่วไป

เมื่อมีการวางแผนสำหรับระบบบริหารOH&S องค์กรต้องคำนึงถึง( consider) ประเด็นที่อ้างอิงอยู่ในข้อ 4.1 (บริบท) ข้อกำหนดที่อ้างอิงในข้อ 4.2 (ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย) และข้อ 4.3 (ขอบเขตระบบบริหาร OH&S) และพิจารณาความเสี่ยงและโอกาสที่ต้องจัดการเพื่อ:

a)ให้การรับประกันว่า ระบบบริหารOH&Sสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้

b) ป้องกัน ,หรือลด, ผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์

c) บรรลุการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง.

เมื่อพิจารณา “ความเสี่ยงและโอกาส” ต่อระบบการบริหาร OH&S และการบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจ ที่จำเป็นต้องจัดการ ,องค์กรต้องไตร่ตรองถึง(take into account) :

-              อันตราย (ดู 6.1.2.1)

-              ความเสี่ยง OH&S และ ความเสี่ยงอื่นๆ (ดู 6.1.2.2)

-              โอกาสด้าน OH&S และ โอกาสอื่นๆ (ดู 6.1.2.3)

-              ข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ (ดูที่ 6.1.3)

องค์กร, ในกระบวนการวางแผน,ต้องพิจารณาและจัดการความเสี่ยงและพิจารณาโอกาสที่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ของระบบบริหารOH&S ร่วมกับการเปลี่ยนแปลงในองค์กร,กระบวนการ หรือระบบบริหารOH&S .   ในกรณีมีการเปลี่ยนแปลงตามแผน,ถาวรหรือชั่วคราว,การประเมินนี้ต้องดำเนินการก่อนดำเนินการเปลี่ยนแปลง (ดูที่ 8.1.3)

องค์กรต้องเก็บธำรงรักษาเอกสารสารสนเทศ :

•      ความเสี่ยงและโอกาส

·        กระบวนการ และ กิจกรรมที่จำเป็นเพื่อพิจารณาและจัดการกับความเสี่ยงและโอกาส(ดูที่ 6.1.2 ถึง 6.1.4), ในขอบเขตที่จำเป็นเพื่อมีความมั่นใจว่าได้มีการกระทำตามแผน

เจตนารมณ์

ข้อกำหนดข้อนี้คือต้องการให้ระบบการจัดการถูกออกแบบตามความเสี่ยงขององค์กร ไม่ใช่มีระบบที่เหมือนกันในทุกบริษัท เพราะแต่ละบริษัทมีธุรกิจ มีกลยุทธ์ในการทำธุรกิจในมุมOH&S ที่แตกต่างกัน และแน่นอนรวมถึงผลลัพธ์ที่มุ่งหวังต่อระบบจัดการOH&Sย่อมต่างกัน แม้กระทั่งในแต่ละห้วงเวลาก็ต่างกันไป

การตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่า ข้อมูลจาก 4.1, 4.2 ได้นำมาพิจารณากำหนดความเสี่ยงที่สะท้อนต่ออันตราย ความเสี่ยงและ ข้อผูกพันธ์ที่ต้องปฏิบัติตาม เป็นอย่างดีหรือไม่ โดยทำการเทียบเคียงกับวิธีการที่องค์กรใช้ในการพิจารณาความเสี่ยงต่อ ความสามารถบรรลุผลลัพธ์ตามที่มุ่งหวัง , ป้องกัน, หรือ ลด , ผลกระทบด้านลบ,รวมถึงสภาวะOH&Sภายนอกที่อาจเกิดมีผลกับองค์กร , บรรลุผลการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

2.    ตรวจสอบว่า ความเสี่ยงข้างต้นได้รับการนำไปใชในการวางระบบหรือไม่

3.    ตรวจสอบว่าวิธีการประเมินความเสี่ยงนี้มีประสิทธิผล และกระทำอย่างเป็นระบบ กระบวนการนี้มีความเหมาะสมสำหรับองค์กรและการบริหารความเสี่ยงโดยรวมหรือไม่

4.    ตรวจสอบเกณฑ์ที่ใช้ประเมินความเสี่ยง รวมถึงการกำหนดวิธีการ โดยรวมถึงวิธีการวางแผนและปฏิบัติ มีความสอดคล้องกับข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย บริบทองค์กร ข้อกำหนดทางกฎหมายและตามสัญญา รวมถึงข้อกำหนดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยง ตามบริบทของธุรกิจ หรือไม่

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ผู้ตรวจติดตามควรยืนยันว่าผลการประเมินความเสี่ยงต่างๆที่ใช้ วิธีการประเมินความเสี่ยงขององค์กรนั้นสามารถเปรียบเทียบเคียงได้และทำซ้ำได้ โดยทำการยืนยันว่าวิธีการนี้จะทำให้บุคลากรต่าง ๆ ที่ดูแลการประเมินความเสี่ยงจะได้ผลที่เหมือนกันโดยไม่ต้องคำนึงว่าใครทำ หรือเมื่อไหร่ทำ ตามกระบวนการดำเนินการประเมินความเสี่ยง

กระบวนการประเมินความเสี่ยง ต้องสามารถทำให้บุคลการต่างๆที่ มีระดับความชำนาญต่างกันจะให้ผลที่เหมือนกัน ซึ่งสิ่งนี้อาจไม่จำเป็นสำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือกิจกรรมทางธุรกิจไม่ซ้ำซ้อน และแน่นอนในแต่ละพื้นที่แต่ละกิจกรรมขององค์กรไม่จำเป็นต้องได้รับการประเมินความเสี่ยงด้วยวิธีเดียวกัน

ตรวจสอบความเป็นระบบของการประเมินความเสี่ยงโดยการสุ่มตัวอย่างผลการประเมินความเสี่ยง ไม่ว่าสุ่มตรวจสอบไปข้างหน้า และสุ่มย้อนกลับไปตามลำดับขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง

เกณฑ์สำหรับการยอมรับความเสี่ยงต่างๆอาจมีหรือไม่มีย่อมได้ เกณฑ์นี้มักได้รับอิทธิพลจากนโยบายการบริหาร เป้าหมาย เทคโนโลยี เงินทุนขององค์กร กฎหมายและกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ และที่มีการกำหนดโดยองค์กร ซึ่งเกณฑ์ในการฟันธงของแต่ละองค์กรหรือในแต่ละระดับของคนในองค์กรจึงแตกต่างกัน   ผู้ตรวจจึงจำเป็นต้องทบทวนเกณฑ์ ตามที่ควรจะเป็น และประสิทธิผลของเกณฑ์เกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ข้างต้น

ข้อควรระวัง

การสรุปความมีประสิทธิผลของการสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ อาจต้องรอจนได้ข้อมูลครบถ้วนท้ายสุดเมื่อการตรวจประเมินเมือเสร็จสิ้น

6.1.2 การบ่งชี้อันตราย และ การประเมินความเสี่ยงและโอกาส

6.1.2.1. การระบุอันตราย

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ และธำรงรักษา กระบวนการ เพื่อการระบุอันตรายที่มี อย่างต่อเนื่องและเชิงรุก กระบวนการจะต้องไตรตรองถึง, แต่ไม่จำกัดเฉพาะ เพื่อ:

a)        วิธีการทำงาน,ปัจจัยทางสังคม(รวมถึงภาระงาน,ชั่วโมงทำงาน, การเป็นเหยื่อ(victimization),การข่มขู่(harassment), การข่มเหงรังแก(bullying), ความเป็นผู้นำและวัฒนธรรมในองค์กร.

b) กิจกรรมและสถานการณ์แบบประจำและไม่ประจำ, รวมถึงอันตรายจาก:

1)โครงสร้างพื้นฐาน อุปกรณ์, วัสดุ, สาร และเงื่อนไขทางกายภาพของสถานที่ทำงาน

2) การออกแบบผลิตภัณฑ์และบริการ ,การวิจัย, การพัฒนา, การทดสอบ, การผลิต, การประกอบ, การก่อสร้าง, การให้บริการ, การบำรุงรักษา หรือ การกำจัดทิ้ง

3)ปัจจัยด้านบุคคล

4)วิธีการทำงานที่ได้ทำ

c)   อุบัติการณ์ในอดีต, ภายนอกหรือภายในองค์กร, รวมถึงกรณีฉุกเฉิน และสาเหตุ

d) สถานการณ์ฉุกเฉินที่มีนัยยะ

e)   บุคลากร, รวมการคำนึงถึง

1)   ผู้ที่เข้าถึงสถานที่ทำงานและกิจกรรม, รวมผู้ทำงาน(worker), ผู้รับเหมา ,ผู้มาเยือนและบุคคลอื่น ๆ  

2)     ผู้ที่อยู่ในบริเวณใกล้เคียงสถานที่ทำงานที่สามารถได้รับผลกระทบจากกิจกรรมขององค์กร

3)     ผู้ทำงาน(worker) ณ สถานที่ตั้งที่ไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมโดยตรงขององค์กร

f)   ประเด็นอื่นๆ โดยรวมการคำนึงถึง( consideration)ด้าน

1) การออกแบบพื้นที่ทำงาน กระบวนการ การติดตั้ง เครื่องจักร/เครื่องมือกระบวนการปฏิบัติงาน และการจัดการทำงาน, โดยรวมถึงการปรับใช้ตามความจำเป็นและกำลังความสามารถของบุคคลที่เกี่ยวข้อง

2) สถานการณ์ที่เกิดขึ้นในบริเวณใกล้เคียงกับสถานที่ทำงานซึ่งเกิดจากกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กร

3) สถานการณ์ที่ไม่ได้ควบคุมโดยองค์กรและเกิดขึ้นในบริเวณใกล้เคียงกับสถานที่ทำงานที่สามารถก่อให้เกิดการบาดเจ็บและ/หรือภาวะทุขภาพต่อบุคลากรในสถานที่ทำงาน

g) การเปลี่ยนแปลงจริงหรือที่นำเสนอการเปลี่ยนแปลงในองค์กร, การปฏิบัติงาน กระบวนการ, กิจกรรม และ ระบบบริหารOH&S (ดูที่ข้อ 8.1.3)

h)   การเปลี่ยนแปลงความรู้, และสารสนเทศเกี่ยวกับ, อันตราย

เจตนารมณ์

เพื่อให้ได้ระบบการจัดการให้มีประสิทธิผล องค์กรต้องมีวิธีในการทำความเข้าใจสิ่งที่มีประเด็นต่อOH&S จากองค์ประกอบของกิจกรรมและบริการต่างๆ ขององค์กร ที่สามารถส่งผลกระทบด้านOH&S (องค์กรควรฉลาดในการเลือกสิ่งที่สำคัญมาจัดการ ไม่สะเปะสะปะ )

ประเด็นการตรวจประเมิน

1.      ตรวจสอบว่าองค์กรได้ใช้ วิธีการจัดประเภทอันตรายเพื่อการประเมิน อย่างเหมาะสมหรือไม่ (ตัวอย่าง) รวมถึง:

•      พื้นที่ทางภูมิศาสตร์ภายใน / ภายนอกสถานที่ขององค์กร

•      ขั้นตอนกระบวนการผลิตหรือในการให้บริการ

•      งานที่ต้องทำตามแผน

•      งานที่กำหนดไว้ (เช่นการขับรถ);

•      ขั้นตอนในวงจรชีวิตของอุปกรณ์ทำงาน: การออกแบบการติดตั้งการทำงานปกติการบำรุงรักษาซ่อมแซมการรื้อถอน และการกำจัด

•      สถานะการปฏิบัติงานที่แตกต่างกันของอาคารและอุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่ออนุญาตชั่วคราว เช่นการเริ่มต้นและปิดเครื่องซึ่ง การควบคุมอาจแตกต่างจากการใช้งานปกติ

•      ความเสี่ยงที่เกิดจากรูปแบบเฉพาะของอุปกรณ์หรืออาคาร (หรือการเปลี่ยนแปลงรูปแบบ) ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา เช่นเส้นทางหลบหนีและการจัดวางอุปกรณ์อันตรายเช่น เตาเผา และร้านขายสารเคมี

•      งานที่ดำเนินการโดยผู้รับเหมา และ

•      ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากโรงงานในพื้นที่ที่ให้บริการหรือดูแลโดยผู้อื่นเช่น การจัดเก็บของผู้จำหน่ายก๊าซ

2.      ตรวจสอบว่าทีมงานได้ใช้ หรือ ได้รับ ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการประเมินผล อย่างเหมาะสมหรือไม่ เช่น:

•      งานที่กำลังดำเนินการระยะเวลาและความถี่

•      สถานที่ทำงานที่ดำเนินการ

•      ความใกล้ชิดและขอบเขตของการมีปฏิสัมพันธ์ที่เป็นอันตรายกับกิจกรรมอื่น ๆ ในที่ทำงาน

•      ผู้ที่ปฏิบัติงานตามปกติ / เป็นครั้งคราว;

•      คนอื่น ๆ ที่อาจได้รับผลกระทบจากงาน (เช่นผู้ทำความสะอาดผู้เข้าชมผู้รับเหมาและประชาชน)

•      การฝึกอบรมที่บุคลากรได้รับเกี่ยวกับงาน

•      ระบบงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรใด ๆ ที่มีอยู่และ / หรือขั้นตอนการอนุญาตให้ทำงานที่เตรียมไว้สำหรับงาน

•      คำแนะนำของผู้ผลิต หรือ ซัพพลายเออร์ สำหรับการดำเนินงานและการบำรุงรักษาโรงงาน

•      เครื่องจักรและเครื่องมือช่างที่ใช้แล้ว

•      ขนาด รูปร่าง ลักษณะพื้นผิว และน้ำหนักของวัสดุที่อาจจัดการ

•      ระยะทางและความสูงที่ต้องเคลื่อนย้ายวัสดุด้วยมือ

•      บริการที่ใช้ (เช่นอากาศอัด);

•      สารที่ใช้หรือพบระหว่างการทำงานรวมถึงรูปแบบทางกายภาพ (ไอ, แก๊ส, ไอ, ของเหลว, ฝุ่น / ผงและของแข็ง)

•      เนื้อหาและคำแนะนำของเอกสารข้อมูลความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับสารที่ใช้หรือพบมายเหตุในบางประเทศ เหล่านี้เรียกว่า "เอกสารข้อมูลความปลอดภัยของวัสดุ" (MSDS)

•      กฎหมายและมาตรฐานที่เกี่ยวข้องที่ใช้กับงานที่ทำเสร็จโรงงานและเครื่องจักรที่ใช้และสารที่ใช้หรือพบ

•      การควบคุมที่เชื่อว่ามีอยู่ในสถานที่;

•      การเข้าถึงและความเพียงพอ / เงื่อนไขของอุปกรณ์ฉุกเฉินเส้นทางหลบหนีฉุกเฉินสิ่งอำนวยความสะดวกการสื่อสารฉุกเฉินและการสนับสนุนฉุกเฉินภายนอก ฯลฯ

•      ข้อมูลการตรวจสอบปฏิกิริยา: ประสบการณ์เหตุการณ์อุบัติเหตุและสุขภาพที่ไม่ดีเกี่ยวกับการทำงานอุปกรณ์และสารที่ใช้และได้มาซึ่งเป็นผลมาจากข้อมูลจากภายในและภายนอกองค์กร และ

•      การค้นพบการประเมินที่มีอยู่ใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการทำงาน

3.      ทวนสอบว่าแหล่งข้อมูลหรือปัจจัยการผลิตเหล่านี้ ได้รับการพิจารณาในระหว่างกระบวนการระบุอันตรายอย่างครบถ้วนเหมาะสมหรือไม่ เช่น:

• ข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ ของOH&S เช่น กำหนดว่าควรระบุอันตรายอย่างไร;

• นโยบาย OH&S;

• บันทึกเหตุการณ์ (รวมถึง การเจ๊บป่วยและอุบัติเหตุ)

• รายงานจากการตรวจสอบครั้งก่อนการประเมินหรือการตรวจสอบ;

• ข้อมูลจากคนงานและผู้มีส่วนได้เสียอื่น

• ข้อมูลจากระบบการจัดการอื่น ๆ (เช่นการจัดการคุณภาพหรือการจัดการสิ่งแวดล้อม)

• ข้อมูลจากคำปรึกษาของผู้ปฏิบัติงาน OH&S;

• การทบทวนกระบวนการและกิจกรรมการปรับปรุงในสถานที่ทำงาน;

• ข้อมูลเกี่ยวกับอันตรายทั่วไปในองค์กรที่คล้ายกัน

• รายงานเหตุการณ์และอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นในองค์กรที่คล้ายกัน และ

• ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกกระบวนการและกิจกรรมขององค์กรรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

o   การออกแบบสถานที่ทำงาน เส้นทางการเดิน และแผนผังโรงงาน

o   ผังกระบวนการ, คู่มือการปฏิบัติงาน ;

o   สินค้าคงเหลือของวัสดุอันตราย (วัตถุดิบ, สารเคมี, ของเสีย, ผลิตภัณฑ์ ชิ้นส่วน);

o   สเปคอุปกรณ์

o   สเปคผลิตภัณฑ์, MSDS ,ข้อมูลพิษวิทยา และข้อมูลอื่น ๆ ของ OH&S;

o   ข้อมูลการตรวจติดตาม ; และ

o   การประเมินสุขภาพ สุขอนามัย

2.    ตรวจสอบว่าได้ใช้กระบวนการชี้บ่งอันตรายทั้งกับกิจวัตรประจำวันและไม่ประจำ (เช่นกิจกรรมเป็นครั้งคราวหรือฉุกเฉิน) และสถานการณ์ ตัวอย่างประเภทของกิจกรรมและสถานการณ์ที่ไม่ได้ทำเป็นกิจวัตรที่ควรพิจารณาในระหว่างกระบวนการระบุอันตราย ได้แก่ :

•    การทำความสะอาดพื้นที่

•    ซ่อมบำรุง;

•    การเริ่มต้น / ปิดเครื่อง;

•    การเยี่ยมชมนอกสถานที่และทัศนศึกษา

•    การตกแต่ง ปรับปรุงโรงงาน;

•    สภาพอากาศ ที่เลวร้าย

•    การเตรียมการชั่วคราว และ

•    สถานการณ์ฉุกเฉิน

3.    ตรวจสอบว่า การระบุความเป็นอันตรายได้พิจารณาทุกคนที่สามารถเข้าถึงสถานที่ทำงาน (เช่นลูกค้าผู้เข้าชมผู้รับเหมาบริการบุคลากรส่งมอบและคนงาน) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

•      อันตรายและความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากกิจกรรมของเขา;

•      อันตรายที่เกิดจากการใช้ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จัดหาให้กับองค์กรโดยพวกเขา;

•      การขาดความคุ้นเคยกับสถานที่ทำงาน และ

•      พฤติกรรมที่แตกต่างของพวกเขา

4.    ตรวจสอบว่าได้มีการพิจารณาปัจจัยมนุษย์ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีและความเข้าใจเพื่อให้สถานที่ทำงานสอดคล้องกับความสามารถของมนุษย์ เพื่อการระบุอันตราย
ในการพิจารณาปัจจัยมนุษย์กระบวนการระบุอันตรายขององค์กรต้องครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้และการมีปฏิสัมพันธ์:

•      ลักษณะของงาน (แผนผังสถานที่ทำงานและข้อมูลการปฏิบัติงาน);

•      สภาพแวดล้อม (ความร้อน แสง และเสียง);

•      พฤติกรรมมนุษย์ (การขาดงาน อ่อนเพลีย และบาดเจ็บ)

•      ความสามารถทางจิตวิทยา (ความรู้ ความเข้าใจ และความสนใจ); และ

•      ความสามารถทางสรีระวิทยา (ความหลากหลายทางชีวภาพ และทางกายภาพของผู้คน)

5.    ตรวจสอบเทคนิคในการระบุอันตราย ที่ใช้ ว่าได้ใช้วิธีที่เหมาะสมหรือไม่ เช่น:

•      เปรียบเทียบ

•      เดินสำรวจ

•      สัมภาษณ์

•      การตรวจสอบอย่างละเอียด

•      การทบทวนเหตุการณ์ที่เกิดในอดีต และการวิเคราะห์ที่ตามมา

•      ผลการตรวจติดตามและการประเมินความเสี่ยงที่เป็นอันตราย (สารเคมีและทางกายภาพ) และ

•      กระบวนการทำงานและการวิเคราะห์กระบวนการ รวมถึงศักยภาพในการสร้างพฤติกรรมที่ไม่ปลอดภัย

6.    ตรวจสอบว่าองค์กรมีขั้นตอนการดำเนินงานในการชี้บ่งอันตรายด้านOH&Sจากกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการ ภายใต้ขอบข่ายระบบการจัดการOH&S และดำเนินการประเมินหาอันตรายที่ทำให้เกิดผลกระทบที่มีนัยสำคัญหรือไม่

7.    ตรวจสอบว่าอันตรายด้านOH&Sที่สำคัญ (Significant Haz) ที่แท้จริงต้องได้รับการระบุ ISO45001 ไม่ได้กำหนดวิธีการ สูตร ค่าตัวเลข ที่ใช้ในการกำหนดว่าอะไรเป็นอันตรายOH&Sที่สำคัญหรือไม่สำคัญ ดังนั้นผู้ตรวจต้องทำการตรวจทานเกณฑ์ วิธีการ และทวนสอบย้อนว่ารายการประเด็นอันตรายOH&Sที่สำคัญ (Significant Haz)มีการระบุผิดที่ผิดทางหรือไม่

8.    ตรวจสอบว่า อันตรายOH&Sที่สำคัญ (Significant Haz) ได้ถูกนำไปใช้ในการจัดวางระบบ OH&S-MSหรือไม่ เช่น การตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมาย(ดูเชื่อมโยง), การควบคุมการปฏิบัติงาน(ดูเชื่อมโยง), การตรวจติดตาม และการตรวจวัด (ดูเชื่อมโยง) หรือ แผนการฉุกเฉิน(ดูเชื่อมโยง) หรือไม่

9.    ตรวจสอบว่า ระเบียบปฏิบัติว่าครอบคลุมถึงการ วิธีการในการกำหนด แยกแยะอันตรายOH&S ได้อย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

10.  ตรวจสอบว่า ระเบียบปฏิบัติได้ให้กลไกสำหรับการจัดทำข้อมูลอันตรายและความเสี่ยงให้เป็นปัจจุบัน ในกรณีที่จำเป็นจากผลของการตรวจประเมิน, การเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย และข้อมูลอื่น ๆที่เกี่ยวข้อง

11.  ตรวจสอบว่ามีการจัดทำข้อมูลการประเมินความเสี่ยงเป็นเอกสารหรือไม่ เช่น ทะเบียนแหล่งอันตราย ทะเบียนอันตรายที่สำคัญ เกณฑ์การประเมิน และผลการประเมินความเสี่ยง เป็นต้น

12.  ตรวจสอบวามีการระบุอันตรายทั้งกิจกรรมทางตรงและทางอ้อม หรือไม่ กิจกรรมทางตรงคือ กิจกรรมที่ดำเนินงานโดยบุคคลที่องค์กรสามารถควบคุมได้ และกิจกรรมทางอ้อมคือ กิจกรรมที่ดำเนินงานโดยบุคคลภายนอกองค์กร แต่องค์กรมีอิทธิพลที่จะเข้าไปดำเนินการควบคุมได้โดยอ้อมเช่น กิจกรรมที่ดำเนินงานผู้รับเหมา และผู้ส่งมอบ เป็นต้น

13.  ตรวจสอบว่ามีการระบุอันตราย ครอบคลุมในทุกสถานการณ์ที่มีโอกาสเกิดขึ้น หรือไม่ นิยมระบุความเสี่ยงและอันตราย โดยพิจารณา 3 สถานการณ์ คือ สถานการณ์ปกติ (Normal) ผิดปกติ (Abnormal) และฉุกเฉิน (Emergency) แต่ในหนึ่งกิจกรรมไม่จำเป็นต้องครบทั้ง 3 สถานการณ์

รายการตรวจประเมินแบบง่าย ( ชี้บ่งและประเมิน)

  • การชี้บ่งอันตรายได้จัดทำหรือไม่
  • การประมาณระดับความเสี่ยงเหมาะสมหรือไม่
  • สภาพการทำงานสอดคล้องกับอันตรายที่ระบุหรือไม่
  • การทำงานของพนักงานเป็นอย่างไร ให้ความสำคัญกับหรือไม่
  • มาตรการควบคุมอันตรายมีความชัดเจนหรือไม่
  • การทบทวนอันตรายมีบ่อยครั้งเพียงไร
  • มีระเบียบปฏิบัติงานในการชี้บ่งและการประเมินอันตรายหรือไม่
  • การชี้บ่งและการประเมินอันตรายครอบคลุมทุกกิจกรรมการดำเนินงานของหน่วยงานหรือไม่
  • การชี้บ่งและการประเมินอันตรายครอบคลุมทั้งกิจกรรมการดำเนินงานที่ควบคุมได้ภายในหน่วยงาน และไม่สามารถควบคุมได้ภายในหน่วยงานหรือไม่
  • อันตรายได้นำไปกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างเหมาะสมหรือไม่

 

6.1.2.2 การประเมินความเสี่ยงด้านOH&S และความเสี่ยงอื่นๆต่อระบบบริหาร OH&S

องค์กรต้องจัดทำ, นำไปปฏิบัติและธำรงรักษากระบวนการ เพื่อ :

a) ประเมินความเสี่ยงด้านOH&S จากอันตรายที่มีการบ่งชี้, โดยไตร่ตรอง (take into account)ประสิทธิผลของมาตรการควบคุมที่มีอยู่

b) พิจารณาและประเมินความเสี่ยงอื่นเกี่ยวเพื่อ จัดทำ, นำไปปฏิบัติ, การดำเนินงาน และธำรงรักษาระบบบริหารOH&S

วิธีการต่างๆและเกณฑ์ในการประเมินความเสี่ยงด้านOH&Sขององค์กรต้องได้รับการกำหนดที่เกี่ยวข้องกับขอบเขต,ธรรมชาติ และช่วงเวลา, เพื่อทำให้มั่นใจว่าเป็นเชิงรุกมากกว่าเชิงรับ, และใช้ในแนวทางที่เป็นระบบ  

เอกสารสารสนเทศต้องได้รับการธำรงรักษาและจัดเก็บ สำหรับวิธีการต่างๆและเกณฑ์

•     ตรวจสอบว่าองค์กรมีการวางแผนระบบการจัดการOH&S อย่างมีระบบและมีประสิทธิผล เพื่อแก้ไขปัญหาซึ่งควรมุ่งเน้นให้ความสำคัญกับหลักการป้องกันมากกว่าการแก้ไขที่ปลายเหตุหรือไม่ (เพื่อการเปลี่ยนแปลง, รวมถึงแผน หรือ การพัฒนาใหม่, และใหม่ หรือปรับเปลี่ยนกิจกรรม และ บริการ)

•      ตรวจสอบผล อันตรายOH&Sที่สำคัญ (Significant Haz) ได้รับการพิจารณา ครอบคลุมภายใต้ภาวะปกติ, ผิดปกติ อุบัติเหตุและเหตุฉุกเฉินได้รับการพิจารณา

•      ตรวจสอบว่า ระเบียบปฏิบัติได้ถูกนำมาใช้งาน , สังเกตทุก ๆ พื้นที่ เพื่อตรวจสอบกิจกรรมที่ก่อให้เกิดอันตรายได้รับการระบุอย่างครบถ้วน และทุกๆสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงต่อOH&S ได้รับการพิจารณา

•     ตรวจสอบว่าเกณฑ์การพิจารณา Sig. Haz นั้นเป็นการจัดลำดับความสำคัญในการนำอันดับแรก ๆ มาดำเนินการแก้ไข หรือไม่

•      ตรวจสอบว่าเกณฑ์การประเมินเหมาะสม หรือไม่ กล่าวคือสามารถสะท้อนปัญหาOH&Sที่แท้จริงขององค์กรได้หรือไม่   และให้ผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานเดียวกันประเมินอันตรายเรื่องเดียวกัน คะแนนที่ได้มีความแตกต่างกันหรือไม่

•      ตรวจสอบว่ามีเกณฑ์การพิจารณา Sig.Hazอย่างไร เช่น ใช้ช่วงคะแนน หรือใช้การเรียงลำดับคะแนนจากมากไปหาน้อย แล้วนำอันดับแรก ๆ มาดำเนินการแก้ไข เป็นต้น

•     ตรวจสอบว่ามีกระบวนการที่ทำให้มั่นใจว่าความเสี่ยงอันตราย เป็นปัจจุบันเสมอ หรือไม่ เช่น การกำหนดช่วงเวลาในการทบทวนอันตราย เป็นต้น

ทบทวนเอกสาร

1.    ทวนสอบเอกสารการประเมินความเสี่ยง ว่าการประเมินความเสี่ยงได้จัดลำดับความสำคัญ การประเมินอันตรายในรายละเอียดตามเหตุผลที่เหมาะสมหรือไม่

•      อันตรายของกิจกรรม กระบวนการ เครื่องจักร แหล่งอันตรายต่างๆ

•      จำนวนคนที่อาจประสบอันตรายจากอันตราย

•      ความเก่าของสถานที่ อุปกรณ์ กระบวนการ

•      ประวัติการเกิดอันตราย

b)    ทวนสอบเอกสารการประเมินอันตรายว่าได้ใช้ข้อมูลนำเข้าสู่กระบวนการประเมินความเสี่ยง ที่ครบถ้วนตามความเหมาะสมหรือไม่

•      รายละเอียดของที่ตั้งที่ทำงาน

•      ขอบเขตที่เป็นอันตรายระหว่างกิจกรรมในที่ทำงาน

•      การเตรียมการด้านการรักษาความปลอดภัย

•      ความสามารถของมนุษย์, พฤติกรรม, ความสามารถ, การฝึกอบรมและประสบการณ์ของผู้ที่ปกติและ / หรือดำเนินงานที่ทำให้พวกเขามีความเสี่ยง;

•      ข้อมูลทางพิษวิทยาข้อมูลทางระบาดวิทยาและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพอื่น ๆ

•      การเกี่ยวข้องของบุคลากรอื่น ๆ (เช่นผู้ทำความสะอาด ผู้เข้าชม ผู้รับเหมา และสาธารณชน) ที่อาจเสี่ยงต่อการเกิดกิจกรรมการทำงาน

•      รายละเอียดของระบบงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรใด ๆ ที่มีอยู่และ / หรือขั้นตอนการอนุญาตให้ทำงานที่เตรียมไว้สำหรับงานที่ทำให้คนงานตกอยู่ในความเสี่ยง

•      คำแนะนำของผู้ผลิตหรือซัพพลายเออร์ สำหรับการทำงานและการบำรุงรักษาอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวก

•      ความพร้อมใช้งานและการควบคุม (เช่นการระบายอากาศการป้องกันและอุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล)

•      เงื่อนไขที่ผิดปกติเช่น การหยุดชะงักของบริการสาธารณูปโภคเช่นไฟฟ้าและน้ำหรือกระบวนการอื่น ๆ ล้มเหลว

•      สภาพแวดล้อมทั้งภายนอกและภายในที่ทำงาน

•      โอกาสที่จะเกิดความล้มเหลวของส่วนประกอบของเครื่องจักรและโรงงานและอุปกรณ์ความปลอดภัยหรือการเสื่อมสภาพจากการสัมผัสกับองค์ประกอบหรือวัสดุกระบวนการ

•      รายละเอียดของการเข้าถึงและความเพียงพอ / เงื่อนไขของขั้นตอนฉุกเฉิน, แผนหนีฉุกเฉิน, อุปกรณ์ฉุกเฉิน, เส้นทางหลบหนีฉุกเฉิน (รวมถึงป้าย), สิ่งอำนวยความสะดวกการสื่อสารฉุกเฉินและการสนับสนุนฉุกเฉินภายนอก ฯลฯ ;

•      ข้อมูลการวัดเฝ้าระวัง ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์อุบัติเหตุและประสบการณ์สุขภาพที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการทำงานเฉพาะ

•      การค้นพบกิจกรรมการทำงานซึ่งอาจทำให้คนงานตกอยู่ในความเสี่ยง

•      รายละเอียดของการกระทำที่ไม่ปลอดภัยก่อนหน้านี้ไม่ว่าจะโดยบุคคลที่ทำกิจกรรมหรือโดยบุคคลอื่น (เช่นบุคลากรที่อยู่ติดกันผู้เข้าชม ผู้รับจ้าง ฯลฯ )

•      โอกาสที่จะเกิดความล้มเหลว จากระบบการควบคุม

•      ระยะเวลาและความถี่ในการปฏิบัติงาน

•      ความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่มีสำหรับการประเมินความเสี่ยง และ

•      ข้อกำหนดทางกฎหมายและอื่น ๆ ซึ่งกำหนดวิธีการประเมินความเสี่ยงที่ต้องดำเนินการหรือสิ่งที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงที่ยอมรับได้เช่น วิธีการสุ่มตัวอย่างเพื่อกำหนดระดับความเสี่ยงใช้วิธีการประเมินความเสี่ยงเฉพาะหรือระดับความเสี่ยงที่อนุญาต

3.    ทวนสอบว่าวิธีการที่ใช้ในการประเมินอันตรายใช้เทคนิค มีความเหมาะสมหรือไม่

•      รายการตรวจสอบ / แบบสอบถาม

•      JHA / What if

•      เมทริกซ์ความเสี่ยง

•      ตารางอันดับ / โหวต

•      โหมดความล้มเหลวและการวิเคราะห์ผลกระทบ (FMEA);

•      การศึกษาอันตรายและการใช้งาน (HAZOP)

•      Bowtie Diagram / FTA

•      การสร้างแบบจำลองคอมพิวเตอร์

•      การวิเคราะห์พาเรโต

4.    ทวนสอบเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมินมีความเหมาะสมและสามารถจัดลำดับความสำคัญ หรือ ทำให้เข้าใจอันตรายได้อย่างเหมาะสม

5.    ทวนสอบว่าการประเมินอันตรายนี้ ได้ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับอันตรายจนองค์กรมีความเข้าใจในความเสี่ยงจากอันตรายดังกล่าว ไม่ว่าข้อมูลที่มาที่ไปของผลกระทบจากความรุนแรงหรือโอกาสการเกิด มีการใช้ข้อมูลตามความจริงเท่าที่จะกระทำได้ ไม่มีการตีมึนใช้หลักไสยศาสตร์มากจนเกินไปงามหรือไม่

6.    ทวนสอบว่าผู้ที่ทำหน้าที่ประเมินความเสี่ยง ประกอบด้วยทีมงานที่เข้าใจวิศวกรรม การปฏิบัติการ ความรู้ในกระบวนการ หรือไม่

7.    ทวนสอบระบบว่าได้มีการกำหนดให้กระทำสิ่งใดโดยทันที เร่งด่วนหลังการประเมินอันตรายในกรณีที่พบความเสี่ยงที่สำคัญหรือไม่

8.    เอกสารการประเมินอันตรายได้มีการทบทวนให้ทันสมัยตามรอบเวลาที่กำหนดหรือไม่

9.    เอกสารการประเมินอันตราย ได้รับการทบทวน ตรวจทาน อนุมัติ ก่อนนำไปใช้โดยผู้ที่มีความสามารถหรือไม่

สังเกตุหน้างาน

สุ่มสังเกตุแหล่งอันตราย ไม่ว่า พื้นที่ เครื่องจักร กิจกรรม เพื่อทวนสอบ สิ่งที่เห็นกับเอกสารการประเมินความเสี่ยง(ที่ได้ระบุ ประเมิน และ การกำหนดมาตรการควบคุม) ว่าได้มีการประเมินอันตรายอย่างเหมาะสมหรือไม่

สุ่มสังเกตุแหล่งอันตรายที่ได้รับการกำหนดว่าต้องปรับปรุงตามการประเมินความเสี่ยง ไม่ว่า พื้นที่ เครื่องจักร กิจกรรม ว่าได้รับการปรับปรุงตามที่กำหนดไว้หรือไม่

สัมภาษณ์ทีมประเมินอันตราย

สุ่มสัมภาษณ์ทีมงานประเมินอันตรายกลุ่มหนึ่งเพื่อพิสูจน์ทราบว่า วิธีที่ใช้ในการประเมินอันตรายมีความเหมาะสมกับความซับซ้อนของกระบวนการ กิจกรรม นั้นๆหรือไม่

สุ่มสัมภาษณ์ทีมงานประเมินอันตรายกลุ่มหนึ่งเพื่อพิสูจน์ทราบว่า กรณีในองค์กรที่มีหลายกระบวนการ กิจกรรม ทีมงานได้เลือกจัดลำดับกระบวนการ กิจกรรม เพื่อนำมาพิจารณาอย่างเหมาะสมหรือไม่ (อันตรายของกิจกรรม กระบวนการ เครื่องจักร แหล่งอันตรายต่างๆ , จำนวนคนที่อาจประสบอันตรายจากอันตราย, ความเก่าของสถานที่ อุปกรณ์ กระบวนการ, ประวัติการเกิดอันตราย)

สุ่มสัมภาษณ์ทีมงานประเมินอันตรายกลุ่มหนึ่งเพื่อพิสูจน์ทราบว่า ได้มีการ ระบุอันตราย ประเมินอันตราย ประวัติการเกิดอุบัติการณ์ รุนแรง โอกาสการเกิด การควบคุมทางวิศวกรรม การควบคุมผ่านการจัดการ ผลกระทบเมื่อมาตรการควบคุมล้มเหลว อันตรายทางกายภาพ อันตรายทางเคมี อันตรายทางชีวภาพ อันตรายทางจิตวิทยา โดยการสุ่มให้ทีมงานยกตัวอย่างในรายการที่ผู้ตรวจให้ความสนใจ

สุ่มสัมภาษณ์ทีมงานประเมินอันตรายกลุ่มหนึ่งเพื่อพิสูจน์ทราบว่า ทีมงานชุดที่ประเมินอันตรายนั้น มีความรู้ที่เพียงพอ ไม่ว่า การระบุอันตราย การประเมินผลกระทบ โอกาสการเกิด การลดอันตราย การล้มเหลวมาตรการควบคมุ (การระบุความเป็นอันตรายและการประเมินความเสี่ยง ควรกระทำโดยผู้มีความสามารถในการระบุความเป็นอันตรายและวิธีการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง วิธีการที่ดี คือการให้การฝึกอบรมให้ทีมงานเล็กๆเป็นการเฉพาะ เพื่อประสานงาน รวบรวมปัจจัยการผลิตรวมผู้ทำงานในพื้นที่ที่ได้รับผลกระทบ พร้อมมุมมองของเพื่อนร่วมงานจากส่วนอื่นขององค์กรที่อาจมีซึ่งจะมีความเป็นกลางมาก และบางกรณีอาจจำเป็นต้องมีคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ (รวม จป.)

การประเมินความเสี่ยงแบบให้มีการมีส่วนร่วม เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้บริหาร ตัวแทนด้านความปลอดภัย และผู้ปฏิบัติงาน จะทำให้มีผลด้านบวกต่อ OH&S ขององค์กร ( ตระหนักว่าความเสี่ยงขึ้นอยู่กับการรับรู้ถึงอันตรายและความเสี่ยง ร่วมกัน, ทราบความจำเป็นและสามารถใช้การได้ , ทำให้ประสบความสำเร็จในการป้องกันอันตราย, ช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมความปลอดภัยในเชิงบวก) แนวคิด ทุกคนควรมีส่วนร่วมในการประเมินอันตรายและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับตัวเขา ตัวอย่างเช่น คนทำงานควรได้รับการสนับสนุนให้ข้อมูลทีมประเมินว่า พวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับความจำเป็นและการนำไปปฏิบัติจริงของมาตรการควบคุมความเสี่ยงเฉพาะ

สุ่มสัมภาษณ์ทีมงานประเมินอันตรายกลุ่มหนึ่งเพื่อพิสูจน์ทราบว่า องค์กรมีกลไกในการรับผลการประเมิน สิ่งที่ค้นพบและข้อเสนอแนะจากทีมงานประเมินอันตรายโดยทันที

สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน

สุ่มสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติการกลุ่มหนึ่งเพื่อพิสูจน์ทราบว่า ในส่วนงานนั้นๆมีใครบ้างที่มีส่วนร่วมในการประเมิน ในการกำหนดมาตรการควบคุม

สุ่มสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติการกลุ่มหนึ่งเพื่อพิสูจน์ทราบว่า ชุดเอกสารการประเมินอันตราย มีความครบถ้วน การกำหนดเกณฑ์อันตรายที่สอดคล้องกับหน้างานหรือไม่ โดยการสอบถามอุบัติการณ์ที่เคยเกิด   สุ่มสอบถามมาตรการที่ควบคุมมีส่วนเกี่ยวพันกับการประเมินความเสี่ยง หรือไม่

6.1.2.3 การประเมินโอกาสด้าน OH&S และ อื่น ๆ

องค์กรต้องจัดทำ, นำไปปฏิบัติและธำรงรักษากระบวนการ ในการประเมิน:

a)โอกาสในการยกระดับสมรรถนะด้านOH&S, โดยไตร่ตรองถึง (take into account) การวางแผนการปรับเปลี่ยนขององค์กร,นโยบาย,กระบวนการ,หรือกิจกรรม และ:

1)   โอกาสในการเปลี่ยนแปลงงาน, องค์ประกอบงาน และ สภาพแวดล้อมในการทำงานต่อผู้ทำงาน(worker)

2)   โอกาสในการขจัดอันตราย และลดความเสี่ยงOH&S

3)   การวางแผนปรับเปลี่ยนต่อองค์กร,นโยบาย,กระบวนการ หรือ กิจกรรม

b) โอกาสในการปรับปรุงระบบบริหารOH&Sอื่นๆ.

หมายเหตุ ความเสี่ยงและโอกาสด้านOH&S สามารถส่งผลต่อความเสี่ยงและโอกาสขององค์กร

ทำการทบทวนเอกสารกระบวนการ ที่กำหนดไว้สำหรับการประเมินโอกาสด้าน OH&S และ อื่น ๆ ว่ามีความเพียงพอเหมาะสมครอบคลุมตามข้อกำหนดนี้หรือไม่

สำหรับการประเมินโอกาสด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

ทำการตรวจสอบ ระหว่างการสังเกตุการณ์ในพื้นที่ การสัมภาษณ์ เอกสารต่างๆ ว่า : เมื่อมีสถานการณ์ตามด้านล่าง องค์กรได้ฉกฉวยโอกาศเพื่อการปรับปรุง เพื่อให้องค์กรสามารถมอบสภาพการทำงานที่ปลอดภัยและสถานที่ทำงานน่าอยู่น่าทำงาน (healthy workplaces) โดยป้องกันการบาดเจ็บจากการทำงานและ/หรือ ภาวะทุกขภาพ (ill health) รวมถึงปรับปรุงเชิงรุกในสมรรถนะด้าน OH&S หรือไม่ ? (การเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่, การลดการเคลื่อนที่, การใช้เทคโนโลยีในการผลิตใหม่,การปรับวิธีการยกขน,การเปลี่ยนวิธีการทำงาน, การเปลี่ยนวัตถุดิบ, การออกแบบการไหลของงานใหม่,การใช้ระบบอัตโนมัติแทนในบางงาน, การใช้ เครื่องมือช่วยในการทำงาน, การปรับเปลี่ยนเวลาในการทำงาน,การปรับวิธีในการผลิต, การเปลี่ยนตัวทำละลาย, การลดงานซ้ำซาก,การย้ายเครื่องจักรใหม่)

ทำการตรวจสอบ ระหว่างการสังเกตุการณ์ในพื้นที่ การสัมภาษณ์ เอกสารต่างๆ ว่า องค์กรได้ฉกฉวยสถานการณ์ดังกล่าวเพื่อจัดการกับ โอกาสการเกิดและความรุนแรง ของอันตรายที่ทราบหรือไม่ ?

 

สำหรับการประเมินโอกาสอื่นๆ

ทำการสัมภาษณ์คนทำงานที่เป็นผู้บริหารและไม่ใช่ผู้บริหารว่า :เมื่อตนหรือทีมงานเล็งเห็นโอกาสในการยกระดับสมรรถนะOH&S และ ระบบ OH&S ต้องกระทำอย่างไร

ทำการตรวจสอบ ระหว่างการสังเกตุการณ์ในพื้นที่ การสัมภาษณ์ เอกสารต่างๆ ระหว่างการตรวจประเมินกระบวนการต่างๆ ว่า : มีโอกาสอื่นๆที่นอกเหนือจากด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย เพื่อทำการปรับปรุงระบบการจัดการให้มีประสิทธผลตาม ข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย บริบทองค์กร ผลลัพธ์ที่ต้องการจากระบบ OH&S (intended outcome(s) of its OH&S management system) หรือไม่?

สอบถามพนักงานระดับบริหารทุกหน่วยงานว่า : ใน 6 เดือนที่ผ่านมา ได้ฉกฉวยโอกาสเพื่อการปรับปรุงองค์ประกอบของระบบ กระบวนการของระบบ ระบบการจัดการ เพื่อให้บรรลุข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย มากขึ้น แข่งขันได้ดีขึ้น บรรลุตามวิสัยทัศน์ พันธกิจมากขึ้น etc อะไรไปแล้วบ้าง ?

ทำการตรวจสอบ ระหว่างการสังเกตุการณ์ในพื้นที่ การสัมภาษณ์ เอกสารต่างๆ ระหว่างการตรวจประเมินกระบวนการต่างๆ ว่า : รายการข้างล่างนี้ สามารถนำไปใช้ฉกฉวยเป็นโอกาสเพื่อการปรับปรุงระบบOH&S ได้บ้างหรือไม่

•การพัฒนาวัฒนธรรมอาชีวอนามัยและความปลอดภัยอย่างต่อเนื่อง เช่น ขยายขีดความสามารถ capacity ขององค์กรประกอบที่เกี่ยวข้องกับระบบอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ให้มากกว่าข้อกำหนดISO หรือการส่งเสริมให้พนักงานรายงานอุบัติการณ์อย่างทันท่วงที

•การปรับปรุงให้เห็นการแสดงการสนับสนุนจากส่วนบริหารอย่างชัดเจนต่อระบบการจัดการ OH&S

•ปรับปรุงกระบวนการสอบสวนอุบัติการณ์

•พิจารณาด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ตั้งแต่เริ่มการออกแบบโรงงาน เครื่องจักร กระบวนการ

•ปรับปรุงกระบวนการมีส่วนร่วมหรือให้คำปรึกษาของผู้ทำงาน

•การทำการเปรียบเทียบสมรรถนะกับองค์กรอื่นหรือองค์กรตัวเองในอดีต

6.1.3     การพิจารณาข้อกำหนดทางกฎหมายที่บังคับใช้ และ ข้อกำหนดอื่น ๆ

องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติและธำรงรักษา กระบวนการ เพื่อ :

a) พิจารณาและเข้าถึงข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆที่เป็นปัจจุบัน ที่ซึ่งประยุกต์ใช้กับ อันตราย ,ความเสี่ยงด้านOH&S และระบบบริหารOH&S

b) กำหนดวิธีประยุกต์ใช้ข้อกำหนดทางกฎหมายเหล่านี้และข้อกำหนดอื่นๆที่ประยุกต์ใช้กับองค์กร และสิ่งที่จำเป็นต้องมีการสื่อสาร

c) ไตร่ตรองถึง (take into account) ข้อกำหนดทางกฎหมายเหล่านี้และข้อกำหนดอื่นๆ เมื่อมีการจัดทำ นำไปปฏิบัติ และปรับปรุงระบบบริหาร OH&S อย่างต่อเนื่อง

องค์กรต้องธำรงรักษาและจัดเก็บเอกสารสารสนเทศเกี่ยวกับข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ และ ต้องทำให้มั่นใจว่ามีการอัพเดตเพื่อสะท้อนกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ

หมายเหตุ ข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ สามารถส่งผลต่อความเสี่ยงและโอกาสขององค์กร

เจตนารมณ์

เพื่อให้ได้ระบบการจัดการให้มีประสิทธิผล องค์กรควรต้องมีวิธีในการทำความเข้าใจข้อผูกพันธ์ต่างๆ ทั้งที่เป็นกฏหมายหรือข้อกำหนดอื่นๆที่องค์กรน้อมรับปฏิบัติ เพื่อใช้ในการออกแบบระบบการจัดการได้อย่างถูกต้อง ( 8.1, 9.1, 10.1)

การตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่ามีการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติ ในการชี้บ่งและรวบรวมกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ด้านOH&S หรือไม่ และมีรายละเอียดครอบคลุมประเด็นต่าง ๆ เช่น วิธีการติดตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ การจัดทำระเบียบกฎหมาย และการแจกจ่ายกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ให้ผู้เกี่ยวข้อง เป็นต้น รวมถึงมีการปฏิบัติตาม

2.    ตรวจสอบว่าองค์กรจัดทำขั้นตอนการดำเนินงานในการทำความเข้าใจ กฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ ด้านOH&Sทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับประเด็นOH&Sของกิจกรรมและการบริการขององค์กร

3.    ตรวจสอบการการกำหนดผู้รับผิดชอบในการชี้บ่ง และติดตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ ความถี่ในการติดตาม เหมาะสมหรือไม่

4.    มีช่องทางในการติดตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ อย่างไร เหมาะสมหรือไม่ เช่น สมัครสมาชิกราชกิจจานุเบกษา ค้นจาดเว็บไซต์กฎหมาย สมัครสมาชิกบริษัทที่รวบรวมกฎหมาย และโทรศัพท์สอบถามกับหน่วยงานราชการ เป็นต้น

5.    ตรวจสอบว่าองค์กรทำการชี้บ่งและรวบรวมกฎหมายและข้อกำหนดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับด้านOH&S ครบถ้วนหรือไม่

6.    ตรวจสอบว่าองค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดของกฎหมายทั้งหมดที่ครอบคลุมถึงการดำเนินการขององค์กรถึงแม้ว่ากฎหมายและข้อกำหนดต่างๆ เหล่านั้นจะไม่มีการบังคับใช้อย่างเหมาะสมก็ตาม

7.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้กำหนดและรักษาไว้ซึ่งกลไกในการติดตามเพื่อให้ได้รับทราบถึงข้อกฎหมายและข้อกำหนดต่างๆที่ต้องรับผิดชอบทั้งหมดหรือไม่

8.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้กำหนดและรักษาไว้ซึ่งกลไกในการทบทวนถึงการปฏิบัติตามกฎหมายและข้อกำหนดต่างๆที่องค์กรเกี่ยวข้องตามช่วงระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่

9.    ตรวจสอบว่าในสถานการณ์ที่กฎหมายหรือการดำเนินการตามกฎหมายยังไม่ครอบคลุม องค์กรได้ผลักดันให้เกิดการเคารพต่อการปฏิบัติตามแนวทางของสากล หรือ กำหนดข้อกำหนดตนเองเป็นอย่างน้อยหรือไม่

10.  ตรวจสอบการมีอยู่ หรือสามารถเข้าถึงกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆที่จำเป็นสำหรับกิจกรรมองค์กร องค์กรสามารถระบุได้ว่าองค์กรของตนนั้นมีกฎหมายหรือข้อกำหนดอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง โดยการตรวจสอบจากรายการกฎหมาย ข้อกำหนด

11.  ตรวจสอบว่า มีการใช้ข้อกำหนดกฎหมายที่เกี่ยวข้อง กับการประเมินประเด็นOH&Sที่สำคัญอย่างไร

12.  ตรวจสอบว่ากฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ครอบคลุม ครบถ้วนหรือไม่ ถึงกฎหมายที่ออกโดยหน่วยราชการ กฎหมายท้องถิ่น ข้อตกลงกับชุมชน ข้อตกลงกับลูกค้า การดำเนินงานเรื่องฉลากOH&S ข้อกำหนดด้านการค้า ข้อกำหนดของบริษัทแม่ ข้อกำหนดของกลุ่มธุรกิจเดียวกัน และข้อกำหนดขององค์กรเอง

13.  มีการระบุสิ่งที่ต้องดำเนินการ ผู้รับผิดชอบ และการสรุปสาระสำคัญของกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ แต่ละฉบับ ในทะเบียนกฎหมาย หรือไม่ และทะเบียนกฎหมายทันสมัยหรือไม่

14.  ทำการตรวจสอบว่า มีการใช้ข้อกำหนดกฎหมายที่เกี่ยวข้อง กับการประเมินประเด็นOH&Sที่สำคัญอย่างเหมาะสมหรือไม่

15.  ตรวจสอบการเข้าถึงกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ โดยการสุ่มสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ เพื่อดูว่าสามารถหยิบกฎหมายที่เกี่ยวข้องได้ หรือไม่ และรับทราบถึงรายละเอียดของกฎหมายที่ต้องนำไปประยุกต์ใช้ หรือไม่

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

·        ขั้นตอนการปฏิบัติงานในการชี้บ่งและรวบรวมกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ด้านOH&S

·        ช่องทางการติดตามกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ เช่น ค้นจากเว็บไซต์กฎหมาย สมัครสมาชิกบริษัทที่รวบรวมกฎหมายและโทรศัพท์สอบถามกับหน่วยงานราชการ

·        ทะเบียนกฎหมายOH&S   ที่มีการระบุสิ่งที่ต้องดำเนินการ ผู้รับผิดชอบ และการสรุปสาระสำคัญของกฎหมายแต่ละฉบับ

·        เอกสารกฎหมายที่ออกโดยหน่วยงานราชการ กฎหมายท้องถิ่น ข้อตกลงกับชุมชน ข้อตกลงกับลูกค้า ข้อกำหนดอื่น ๆ เช่น ข้อกำหนดด้านการค้า ข้อกำหนดของบริษัทแม่ ข้อกำหนดของกลุ่มธุรกิจเดียวกัน และข้อกำหนดขององค์กรเอง

·        บันทึกการแจกจ่ายกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ ให้ผู้เกี่ยวข้อง

·        แผนการดำเนินงานตามกฎหมาย

·        การสัมภาษณ์พนักงานที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับการรับทราบและเข้าถึงกฎหมาย

Checklist แบบง่าย

- มีการจัดทำเอกสารขั้นตอนการดำเนินการจัดการด้านกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ หรือไม่

- ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการติดตาม ค้นหา และรวบรวมข้อกฎหมายของข้อกำหนดต่าง ๆ

- มีการจัดทำรายการกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับOH&Sขององค์กรหรือไม่

- การรวบรวมกฎหมายและข้อกำหนดสามารถรวบรวมได้ด้วยวิธีใดบ้าง

- กฎหมายและข้องกำหนดครอบคลุมหรือเกี่ยวข้องกับOH&Sอย่างไรบ้าง

- มีการแจกจ่ายกฎหมายและข้อกำหนดไปยังส่วนงานต่างๆหรือไม่

- มีการทบทวนการเปลี่ยนแปลงกฎหมายอย่างไร มีความเหมาะสมหรือไม่

- พิจารณาความครบถ้วนของการระบุกฎหมายโดยการเทียบกับOH&Sที่เกิดขึ้น

6.1.4     การวางแผนในการลงมือปฏิบัติ

องค์กรต้องวางแผน

a) ปฏิบัติการ เพื่อ:

1) จัดการความเสี่ยงและโอกาสเหล่านี้ (ดูที่ 6.1.2.2 และ 6.1.2.3)

2) จัดการข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ (ดูที่ 6.1.3)

3) จัดเตรียม และ ตอบสนองต่อสถานการณ์ฉุกเฉิน (ดูที่ข้อ 8.2)

b) วิธีการ เพื่อ:

1) บูรณาการและนำไปปฏิบัติ การปฏิบัติการนี้สู่กระบวนการในระบบบริหารOH&S หรือ   กระบวนการทางธุรกิจต่างๆ

2) ประเมินประสิทธิผลของปฏิบัติการเหล่านี้

องค์กรต้องไตร่ตรองถึง (take into account)ลำดับชั้นในการการควบคุม (ดูที่ข้อ 8.1.2) และ ผลลัพธ์จากระบบบริหาร OH&S เมื่อมีการวางแผนเพื่อลงมือปฏิบัติการ

เมื่อมีการวางแผนปฏิบัติการ, องค์กรต้องคำนึงถึง( consider) แนวทางปฏิบัติที่ดี, ทางเลือกทางเทคโนโลยี, การเงิน และ ข้อกำหนดทางธุรกิจ

เจตนารมณ์

ต้องการให้นำ อันตรายOH&S ข้อกำหนดต่างๆ และความเสียงต่างๆ นำมาใช้เป็นสเปคเพื่อการออกแบบระบบ ซึ่งหมายถึง วิธีการจัดการทั้งหมดขององค์กร ไม่ว่า คู่มือ ระเบียบปฏิบัติ เครื่องมือ วัสดุ กรรมวิธี เทคนิคการผลิต ผังองค์กร การอบรม แบบฟอร์ม etc

วิธีการตรวจประเมิน

•      ทำการสุ่มข้อมูลนำเข้าจากข้อ 6.1.2.2, 6.1.2.3, 6.1.3,8.2 เพื่อทำการพิสูจน์ว่าได้นำไปวางระบบที่ใด ไม่ว่าคู่มือการทำงาน การออกแบบวิธีทำงาน เทคนิค เครื่องจักร การเลือกใช้วัสดุ ระเบียบปฏิบัติ WI เป็นต้น

•      ทำการตรวจทานว่า solution ที่องค์กรใช้ในการทำให้สอดคล้องกับ สเปคการออกแบบระบบข้างต้น เหมาะสมกับ ค่าใช้จ่าย เทคโนโลยี เงื่อนไขทางธุรกิจเป็นอย่างดีหรือไม่ มีวิธีการที่ดี ใช้ค่าใช้จ่ายที่น้อยกว่า หรือได้ผลมากกว่าวิธีการปัจจุบันขององค์กรหรือไม่  

·        ทำการทบทวนแผนโดยการสุ่มเพื่อพิสูจน์ว่า ได้ออกแบบกลไก มาตรการ เฉพาะสำหรับองค์กร เพื่อลดความเสี่ยงOH&S และความเสี่ยงต่อประสิทธิผลของระบบOH&S สอดคล้องกฏหมายที่เกี่ยวข้อง และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับองค์กร หรือไม่

·        ทำการทบทวนแผนโดยการสุ่มพิสูจน์ว่า แผนที่ออกแบบไว้ ได้ส่งผลต่อการป้องกัน กําจัดความเสี่ยงและการควบคุมอันตราย และรวมถึงการจัดการกับความเสี่ยงต่อสุขภาพ หรือไม่

·        ทำการทบทวนแผนโดยการสุ่มพิสูจน์ ว่า การจัดทำแผนได้ใช้ความพยายามร่วมกันที่เกี่ยวข้องกับบุคคลทั่วทั้งองค์กรเพื่อแสดงให้เห็นและแสดงความมุ่งมั่นในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและส่งเสริมวัฒนธรรมด้านสุขภาพและความปลอดภัยในเชิงบวกก่อนออกแบบระบบ OH&S หรือไม่

·        ทำการทบทวนแผนโดยการสุ่มเพื่อพิสูจน์ว่า เป็นแผนงานมาตรการที่ดี ที่คุ้มค่า เหมาะสม ต่อการควบคุมหรือปรับปรุง หรือไม่ (ต้องใช้ทรัพยากร ไม่ว่า เงิน เวลา แรงงาน)

·        ทำการทบทวนแผนโดยการสุ่มเพื่อพิสูจน์ว่า สอดคล้องกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีและนโยบาย ระบบการจัดการที่มีอยู่   รวมถึงการปรับปรุงกระบวนการ เครื่องจักร ข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย กิจกรรมที่อาจกระทำไม่บ่อยและเหตุฉุกเฉินใดๆที่อาจเกิดขี้น หรือไม่

6.2 วัตถุประสงค์ด้านOH&S และการวางแผนเพื่อให้บรรลุ

6.2.1 วัตถุประสงค์ด้านOH&S

องค์กรต้องจัดทำวัตถุประสงค์ด้านOH&Sตามสายงานและระดับ,โดยคำนึงถึงประเด็นOH&Sที่มีนัยสำคัญขององค์กรและข้อผูกพันที่ต้องปฏิบัติตาม, และการคำนึงถึงความเสี่ยงและโอกาส

วัตถุประสงค์ด้านOH&Sต้อง

a)    สอดคล้องกับนโยบายOH&S

b)    สามารถวัดได้ (หากเป็นไปได้)

c)    ได้รับการเฝ้าระวัง

d)    ได้รับการสื่อสาร

e)    ได้รับการปรับปรุงตามความเหมาะสม

องค์กรต้องธำรงรักษาเอกสารสารสนเทศที่เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ด้านOH&S

เจตนารมณ์

การกำหนดให้มีวัตถุประสงค์ เป็นเรื่องการทำให้การจัดการเด่นชัด ว่าจะอะไรคือสิ่งที่องค์ต้องการทำ อะไรคือสิ่งที่ต้องการทำให้บรรลุ ซึ่งการที่จะทำให้รู้ว่าบรรลุหรือไม่คือทำสิ่งนั้นให้เป็นตัวเลข หรือ สิ่งที่วัดได้ เพื่อให้สามารถวัดได้และทำการเปรียบเทียบเชิงสมรรถนะได้

การตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่า วัตถุประสงค์ เป้าหมายสามารถวัดได้ และมีการกำหนดขีดจำกัดที่ยอมรับได้ไว้ มีความต่อเนื่องเชื่อมโยงกับนโยบาย และประเด็นOH&Sที่สำคัญ, ข้อผูกพันธ์ที่ต้องปฏิบัติตาม ความเสี่ยงต่างๆ และค่าเป้าหมายที่ตั้งเป็นการตั้งค่าป้าหมายเพื่อการปรับปรุง โดยทำการตรวจสอบที่มาของที่มาของการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายพิจารณาจากอะไรบ้าง

2.    ตรวจสอบว่าค่าเป้าหมายที่ตั้งนี้(สมรรถนะOH&S) มีโปรแกรมด้านOH&Sสนับสนุนและ ได้รับการติดตามตรวจวัดอย่างเหมาะสม

3.    ตรวจสอบว่ามีการจัดทำวัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นเอกสาร หรือไม่ มีการแยกย่อยในแต่ละหน่วยงาน ที่เหมาะสม หรือไม่ และมีการแตกแยกย่อยแต่ละระดับขององค์กรหรือไม่

4.    ตรวจสอบว่าวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่องค์กรกำหนดสามารถวัดผลได้หรือไม่ กล่าวคือมีตัวชี้วัด เป้าหมาย และกรอบระยะเวลาดำเนินงาน ชัดเจน โดยกำหนดตัวชี้วัดที่เป็นการวัดผลการดำเนินงานทางตรง หรือทางอ้อมก็ได้

5.    ตรวจสอบว่าวัตถุประสงค์และเป้าหมาย สะท้อนให้เห็นถึงการป้องกันอันตรายโดยให้ความสำคัญตามลำดับอย่างถูกต้อง

6.    ตรวจอบว่าวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ที่กำหนดได้สะท้อนให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการปฏิบัติให้สอดคล้องตามข้อผูกพันธ์ คือ การกำหนดเป้าหมายได้นำกฎหมาย ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องมาพิจารณาหรือไม่ และอย่างน้อยการตั้งเป้าหมายต้องเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนด

7.    ตรวจสอบที่มาของการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายพิจารณาจากอะไรบ้าง เช่นนโยบาย OH&Sที่สำคัญจากการประเมิน ข้อผูกพันธ์ที่ต้องปฏิบัติตาม ที่องค์กรเป็นสมาชิก ทางเลือกด้านเทคโนโลยีและการเงิน ข้อกำหนดในการปฏิบัติการ ข้อกำหนดทางธุรกิจ มุมมองของผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย และ อุบัติการณ์ อุบัติเหตุ เป็นต้น

8.    ทวนสอบวัตถุประสงค์เป้าหมายโดยรวม ว่าครอบคลุม เหมาะสม หรือใช้ประโยชน์ต่อกิจกรรม เพื่อใช้วัดสมรรถนะหรือไม่ ? ( ดูตัวอย่างข้างล่างนี้)

ตัวอย่างวิธีการที่สามารถใช้วัดสมรรถนะ OH&S:

•    ทวนสอบเอกสาร เช่น นโยบาย แผนความเสี่ยง ใบอนุญาตให้ทำงาน

•    การตรวจสอบบันทึกตัวอย่างเช่น การประเมินความเสี่ยงที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว

•    การตรวจสอบสถานที่ทำงานอย่างไม่เป็นทางการ

•    การตรวจสอบสถานที่ทำงานที่เป็นระบบโดยใช้รายการตรวจสอบ

•    การตรวจสอบกิจกรรมการทำงาน

•    ทัวร์ความปลอดภัยเช่นการเดินผ่าน safety tours

•    การตรวจสอบสภาพแวดล้อมที่ทำงานและการวัดค่าแสง ของสารหรือพลังงานและการเปรียบเทียบกับ มาตรฐาน

•    การตรวจสอบเครื่องจักรและโรงงานเฉพาะ ส่วนที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยมีการติดตั้งและสภาพดี

•    การสุ่มตัวอย่างพฤติกรรมการประเมินพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงานเพื่อระบุ ปฏิบัติงานที่ไม่ปลอดภัยซึ่งอาจต้องมีการแก้ไขโดย ตัวอย่างเช่นการปรับปรุงการออกแบบการทำงานหรือผ่านการฝึกอบรม

•    การสำรวจทัศนคติของบุคลากรทุกระดับ; และ

•    เปรียบเทียบกับแนวทางปฏิบัติที่ดี OH&S ในองค์กรอื่นๆ

9.    ทวนสอบวัตถุประสงค์เป้าหมายโดยรวม ว่าครอบคลุม ทั้งดัชนีวัดเชิงชี้นำและ เชิงรับตามความเหมาะสมหรือไม่ ? ( ดูตัวอย่างข้างล่างนี้)

ตัวอย่าง ดัชนีวัดเชิงชี้นำ (Leading performance indicator)

•    จำนวน อัตราส่วน ขอบเขต นโยบายในการทำงานที่ได้จัดทำ

•    จำนวน อัตราส่วน ขอบเขต นโยบายในการทำงานที่ได้รับการสื่อสาร

•    จำนวน อัตราส่วน ขอบเขต ของผู้เชี่ยวชาญพิเศษด้าน OH&S ที่ได้มีการมอบหมาย

•    จำนวน อัตราส่วน ขอบเขต ของแผนที่ได้มีการนำไปปฏิบัติ

•    จำนวน อัตราส่วน ขอบเขต การมีส่วนร่วมของผู้ทำงาน

•    จำนวนชั่วโมงที่ผู้บริหารระดับสูงทำการตรวจตรา OH&S inspection tours

•    ความถี่และประสิทธิผลของ การประชุมคณะกรรมการความปลอดภัย

•    ความถี่และประสิทธิผลของการประชุม tool box talk

•    จำนวนข้อเสนอแนะของผู้ปฏิบัติงานสำหรับการปรับปรุง OH &S

•    ระยะเวลาก่อนดำเนินการตามข้อเสนอแนะ

•    จำนวนของบุคลากรที่ได้รับการฝึกอบรม OH &S

•    ความเข้าใจของผู้ทำงานในเรื่องความเสี่ยงและมาตรการป้องกันหรือควบคุมความเสี่ยง

•    จำนวนการประเมินความเสี่ยงที่เสร็จสมบูรณ์เทียบเป็นสัดส่วนจากที่จำเป็น

•    จำนวน ขอบเขตของการปฏิบัติตามสอดคล้องของการควบคุมความเสี่ยง

•    จำนวน ของการสอดคล้องต่อข้อกำหนดกฏหมาย

•    ทัศนคติของผู้ทำงานต่อ ความเสี่ยงและมาตรการควบคุม

•    การกระทำได้ตามมาตรฐาน house-keeping

•    ระดับการสัมผัสในสถานที่ทำงาน เสียง ฝุ่น ควัน สารเคมี

•    ระดับการสัมผัสส่วนบุคคล ต่อ เสียง ฝุ่น ควัน สารเคมี

ตัวอย่างดัชนีวัดเชิงรับ

•    รายงานการเฝ้าระวังสุขภาพ

•    การขาดงานของพนักงานเนื่องจากการเจ็บป่วย (การที่เกี่ยวข้องหรือ ไม่ใช่การที่เกี่ยวข้อง);

•    ในกรณีที่มีโรคหรือเงื่อนไขทางอาชีพเช่น โรคผิวหนัง, หูหนวก, ความผิดปกติของแขนขาบนที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ความเครียด,มะเร็ง;

•    จำนวนnear-misses;

•    จำนวนการเกิดอุบัติเหตุทีเสียหายต่อทรัพย์สิน

•    รายงานการเกิดเหตุสถานการณ์ที่อันตราย

•    lost-time accidents,

•    การบาดเจ็บ

•    รายงานการหยุดงานที่เกี่ยวข้องกับอุบัติเหตุ

•    reportable major injuries;

•    fatal accidents.

ตัวอย่างที่อาจได้ทั้งรับและรุก

•    ข้อร้องเรียนโดยผู้ปฏิบัติงาน

•    การบรรลุวัตถุประสงค์ OH&S

•    การได้รับการร้องเรียนจากเจ้าหน้าที่กำกับดูแล

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

·        ขั้นตอนการปฏิบัติงานในการกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายและการจัดทำ และการติดตามความคืบหน้าของโครงการOH&S (ถ้ามี)

·        เอกสารวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กร และของหน่วยงานย่อยแต่ละระดับในองค์กร โดยมีการกำหนดตังชี้วัด เป้าหมาย และระยะเวลาวัดผลการดำเนินงานชัดเจน

รายการตรวจสอบแบบสั้น

•      วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งขึ้นได้แสดงถึงความมุ่งมั่นเพื่อให้องค์กรสามารถมอบสภาพการทำงานที่ปลอดภัยและสถานที่ทำงานน่าอยู่น่าทำงาน (healthy workplaces) โดยป้องกันการบาดเจ็บจากการทำงานและ/หรือ ภาวะทุกขภาพ (ill health) รวมถึงปรับปรุงเชิงรุกในสมรรถนะด้าน OH&S หรือไม่

•      การกำหนดวัตถุประสงค์ด้านOH&Sชัดเจนหรือไม่

·        การกำหนดเป้าหมายด้านOH&Sวัดผลได้หรือไม่ และมีหรือไม่

·        ตังชี้วัดต่าง ๆ สอดคล้องกับOH&Sหรือไม่

·        วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดขึ้น เกี่ยวข้องกับแต่ละระดับขององค์กรหรือไม่

·        การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ได้พิจารณาข้อกำหนดของกฎหมายและข้อกำหนดอื่น ๆ หรือไม่

·        การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ได้พิจารณาOH&Sที่มีนัยสำคัญ,เทคโนโลยี, ข้อกำหนดด้านการเงิน, ธุรกิจ และความสนใจของชุมชนหรือไม่

·        วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด สอดคล้องกับนโยบายด้านOH&S และการมุ่งมั่นในการป้องกันอันตรายหรือไม่

·        การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ได้กำหนดขึ้นมาแบบเฉพาะเจาะจงหรือไม่

·        มีการปรับปรุงวัตถุประสงค์และเป้าหมายให้มีความทันสมัยหรือไม่

·        มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่

·        วัตถุประสงค์และเป้าหมายมีการแยกแต่ละระดับขององค์กรหรือเป็นไปโดยรวม

·        การตั้งวัตถุประสงค์และเป้าหมายพิจารณาจากอะไรบ้าง

·        วัตถุประสงค์และเป้าหมายสอดคล้องกับนโยบายหรือไม่อย่างไร

·        เป้าหมายที่ตั้งขึ้นสามารถตรวจวัดได้อย่างไร และมีการกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนหรือไม่

·        มีการเผยแพร่วัตถุประสงค์และเป้าหมายไปยังส่วนต่าง ๆ ขององค์กรหรือไม่

6.2.2 การวางแผนกิจกรรมเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ด้านOH&S

เมื่อวางแผนวิธีการเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ด้านOH&S, องค์กรต้องกำหนด

a)    อะไรที่จะทำ

b)    ทรัพยากรอะไรที่ต้องการ

c)    ใครเป็นคนรับผิดชอบ

d)    กำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จ

e)    วิธีการประเมินผล, รวมถึงดัชนีชี้วัดสำหรับการเฝ้าระวัง ความคืบหน้าในการบรรลุวัตถุประสงค์ด้านOH&Sที่วัดได้ (ดู9.1.1)

องค์กรต้องคำนึงถึงวิธีการในการทำให้กิจกรรมเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ด้านOH&Sให้สามารถควบรวมในกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร

เจตนารมณ์

ต้องการให้มีแผนการที่เป็นเรื่องเป็นราว เพื่อให้บรรลุตามเป้าประสงค์ที่ตั้งได้ ( 6.2.1)

1.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้จัดทำแผนงานด้านOH&S เพื่อบรรลุวัตถุประสง์ด้าน OH&S ที่กำหนดหรือไม่ แผนวิธีการนี้มีไว้เพื่อให้องค์กรสามารถมอบสภาพการทำงานที่ปลอดภัยและสถานที่ทำงานน่าอยู่น่าทำงาน (healthy workplaces) โดยป้องกันการบาดเจ็บจากการทำงานและ/หรือ ภาวะทุกขภาพ (ill health) รวมถึงปรับปรุงเชิงรุกในสมรรถนะด้าน OH&S อย่างเพียงพอหรือไม่ ?

2.    ทำการตรวจสอบแผนปฏิบัติการ ว่าสามารถทำให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย หรือไม่ มีรายละเอียดเพียงพอต่อผู้นำไปปฏิบัติหรือไม่

·        วิธีการที่ใช้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ว่าจะทำอะไร ทำอย่างไร

·        ใครคือผู้รับผิดชอบที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย (ใครจะปฏิบัติงาน)

·        ใครคือผู้มีอำนาจในการจัดการและชี้แนะการปฏิบัติงาน และใครคือผู้รับผิดชอบต่อการทำให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมาย

·        ใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง (เช่น เงิน เวลา บุคลากร เครื่องมือ) ที่บุคคลเหล่านี้ต้องการ

·        จะวัดความก้าวหน้าได้อย่างไร (โดยใช้ดัชนีชี้วัดผลการดำเนินงาน)

·        งานต่างๆจะเสร็จเมื่อใด (ตารางกำหนดวัน เวลา)

3.    ตรวจทานกิจกรรมที่ระบุในแต่ละโครงการด้านOH&S ว่ามีความเป็นไปได้ เพียงพอ เหมาะสมในการทำให้องค์กรบรรลุค่าเป้าหมายที่ระบุหรือไม่

4.    ตรวจทานว่าองค์กรได้ให้ผู้ที่จะมีส่วนร่วมในการดำเนินงานตามแผนปฏิบัติการ ช่วยพัฒนารายละเอียดของแผนปฏิบัติการ เพื่อทำให้องค์กรได้รับประโยชน์จากผู้เชี่ยวชาญที่มีอยู่ทุกระดับ และเกิดข้อผูกพันในการปฏิบัติงานจากผู้ที่ต้องปฏิบัติงาน หรือไม่

5.    ตรวจสอบในแต่ละโครงการด้านOH&S โดยการสัมภาษณ์ผู้ที่รับผิดชอบเกี่ยวข้อง เพื่อพิจาณาว่ามีการกำหนดหน้าที่รับผิดชอบชั้ดเจน ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบความคืบหน้า ก้าวหน้า ของโครงการ

6.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้มีการนำแผนงานด้านOH&Sไปปฏิบัติให้เกิดประสิทธิผล รวมทั้งควรกำหนดวิธีการเฝ้าติดตาม และการบันทึกผลการดำเนินงานตามแผนงานด้านOH&S และ ผู้บริหารระดับสูงมีการทบทวนและปรับปรุงนโยบายด้านOH&S ให้เหมาะสมกับสภาพการณ์ที่เปลี่ยนแปลงหรือไม่

7.    ตรวจสอบว่าผู้บริหารระดับสูงมีการทบทวนและปรับปรุงวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และแผนงานด้านOH&Sให้เหมาะสมกับสภาพการณ์ที่เปลี่ยนแปลง หรือไม่ เมื่อผลการดำเนินงานไม่เป็นไปตามแผนงาน เช่น ล่าช้า ผลที่ได้ไม่เป็นไปตามที่กำหนด ไม่มีการ ดำเนินงานตามแผน ให้มีการวิเคราะห์หาสาเหตุแล้วกำหนดมาตรการแก้ไข เพื่อนำมาทบทวนและ ปรับปรุงแผนงานแผนงานในอนาคต หากมีการพัฒนา หรือเปลี่ยนแปลงกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ หรือบริการใหม่ จะต้องทบทวนแผนงานด้านOH&Sให้สอดคล้องตามเหตุการณ์ที่เปลี่ยนไปอยู่เสมอ

8.    ตรวจสอบการปฏิบัติตามวิธีการที่ระบุไว้ในโครงการด้านOH&Sขณะตรวจประเมินในพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง โดยวิธีการที่ระบุต้องเป็นวิธีการที่ชัดเจน มีความเหมาะสม ว่าจะดำเนินการอะไร เช่น การติดตั้งเครื่องมือเครื่องจักร การปรับปรุงหรือตรวจสอบอะไร

9.    มีการติดตามความคืบหน้าของการปฏิบัติตามแผนงาน อย่างเหมาะสม หรือไม่

รายการคำถามแบบสั้น

  • การมอบหมายงานในแผนงานOH&Sชัดเจนและเหมาะสมหรือไม่
  • ระยะเวลาสอดคล้องกับงานหรือกิจกรรมในแผนดีหรือไม่
  • วิธีการปฏิบัติเพียงพอที่จะแก้ไขและควบคุมปัญหาดีหรือไม่
  • การปรับปรุงแผนงานได้มีการกระทำหรือไม่กรณีที่กิจกรรมการดำเนินงานมีการเปลี่ยนแปลงไป
  • มีแผนงานด้านOH&Sที่ดีหรือไม่
  • มีการระบุระยะเวลาในแผนงานอย่างชัดเจนดีหรือไม่
  • แผนงานสอดคล้องกับวัตถุประสงค์และเป้าหมายดีหรือไม่

·        มีการจัดตั้งโครงการเพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์และเป้าหมายดีหรือไม่

·        มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบเพื่อให้โครงการบรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างไร

·        การกำหนดเวลาเพื่อให้โครงการสำเร็จเหมาะสมดีหรือไม่

·        วิธีในการดำเนินโครงการเหมาะสมกับองค์กรดีหรือไม่

·        โครงการที่จัดทำขึ้นใหม่มีผลกระทบกับองค์กรต่อการเพิ่มสมรรถนะOH&Sอย่างดีหรือไม่

·        โครงการดำเนินไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่

·        มีมีการทบทวนโครงการเป็นอย่างดีหรือไม่

7 สนับสนุน

7.1 ทรัพยากร

องค์กรต้องพิจารณาและให้ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการจัดทำ, การนำไปปฏิบัติ, ธำรงรักษา และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องซึ่งระบบการบริหารOH&S

การตรวจประเมิน

1.    สัมภาษณ์ฝ่ายบริหารเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากร ซึ่งประกอบไปด้วยทรัพยากรบุคคล และความชำนาญเฉพาะทาง โครงสร้างพื้นฐาน เทคโนโลยี และทรัพยากรทางการเงิน เพื่อดูว่ามีการจัดสรรทรัพยากรที่เพียงพอต่อจัดทำ นำไปปฏิบัติ รักษาไว้ และปรับปรุงระบบการจัดการOH&S หรือไม่

2.    ตรวจสอบในหน่วยงานต่างๆระหว่างการตรวจตามฝ่ายแผนกว่ามีทรัพยากรที่เพียงพอในการปฏิบัติงานหรือไม่ และมีหลักฐานการเสนอขอทรัพยากรต่าง ๆ เช่น บุคลากร งบประมาณ เป็นต้น ต่อฝ่ายบริหาร หรือไม่ และฝ่ายบริหารอนุมัติทรัพยากรที่จำเป็นตามที่เสนอหรือไม่ ถ้าไม่อนุมัติทรัพยากรดังกล่าวมีผลต่อการดำเนินระบบการจัดการOH&S หรือไม่

3.    ระหว่างการตรวจประเมิน ต้องไม่พบเห็นประเด็นของการขาดทรัพยากรใดๆ ไม่ว่าในเรื่องการนำระบบไปปฏิบัติ การติดตาม การกระทำตามโครงการOH&S หลักฐานการอนุมัติหรือไม่อนุมัติงบประมาณต่างๆอาจใช้เป็นหลักฐานได้

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

·        ความพร้อมของทรัพยากร ซึ่งประกอบไปด้วย ทรัพยากรบุคคล และความชำนาญเฉพาะทางโครงสร้างพื้นฐาน เทคโนโลยีและงบประมาณในการดำเนินระบบ

·        หลักฐานการทบทวนทรัพยากร เช่น บันทึกการอนุมัติทรัพยากรที่จำเป็น แผนอัตรากำลังคนแผนการจัดซื้อเครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ และการจัดสรรงบประมาณ

·        มีการกำหนดทรัพยากร เทคโนโลยี และงบประมาณ สำหรับการควบคุมการจัดทำระบบการจัดการOH&S

7.2 ความสามารถ

องค์กรต้อง

a)พิจารณาความสามารถที่จำเป็นสำหรับผู้ทำงานที่ซึ่งรับผลกระทบหรือสร้างผลกระทบต่อสมรรถนะด้านOH&S

b)ทำให้มั่นใจว่าผู้ทำงานมีความสามารถ(รวมถึงความสามารถในการระบุอันตราย) บนพื้นฐาน การศึกษา,การฝึกอบรมหรือ ประสบการณ์ ที่เหมาะสม

c)เมื่อสามารถประยุกต์ใช้ได้, ดำเนินกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งความสามารถที่จำเป็น, และประเมินประสิทธิผลของกิจกรรมที่ได้กระทำ

d)เก็บรักษาเอกสารสารสนเทศที่เหมาะสมเพื่อเป็นหลักฐานของความสามารถ

หมายเหตุ การดำเนินการที่สามารถประยุกต์ใช้ตัวอย่างเช่น,การให้ฝึกอบรม,การเป็นพี่เลี้ยง, หรือ การมอบหมายงานกับพนักงานปัจจุบัน;หรือการว่าจ้าง หรือทำสัญญากับผู้ที่มีความสามารถ

เจตนารมณ์

ความรู้ ความเข้าใจ ทักษะหรือความสามารถทำให้บุคคล มีความสามารถที่จำเป็นในด้านประสิทธิผลการทำงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย บุคลากรทั้งหมดที่ทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กรที่ส่งผลหรือสามารถส่งผลต่อประสิทธิผลการทำงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยมีความชำนาญ

ในการบรรลุพันธกรณีที่ต้องปฏิบัติให้สอดคล้องควรมีความรอบรู้บนพื้นฐานการฝึกอบรม การศึกษา ประสบการณ์หรือการผสมผสานของสิ่งเหล่านี้ตามที่องค์กรกำหนด บุคคลเหล่านี้จะรวมถึงพนักงานขององค์กรและที่ทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กร อาทิเช่น ผู้ให้บริการจากภายนอก

ข้อกำหนดด้านความชำนาญสำหรับบุคคลากรนี้จะไม่จำกัดแค่บุคคลากรที่ทำงานในงานที่มีหรือสามารถมีผลกระทบสำคัญต่ออาชีวอนามัยและความปลอดภัยแต่ยังรวมบุคคลากรที่บริหารหน้าที่หรือแสดงบทบาทที่สำคัญในการบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ของระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

แนวทางตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่าพนักงานที่ทำงาน ในกระบวนการ หรือกิจกรรมที่มีผลต่อเกิดผลกระทบต่อOH&S ทั้งหมดมีความสามารถที่เพียงพอ โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายระบุ

2.    ตรวจสอบหลักฐานการชี้บ่งความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training Needs) ของบุคลากรแต่ละตำแหน่ง   ตามประเด็นOH&S และระบบ OH&S-MS

3.    ทวนสอบว่า ได้มีการพิจารณากิจกรรมหรืองานที่อาจส่งผลกระทบต่อ OH&S ครอบคลุม กลุ่มคนผู้ซึ่ง ประเมินความเสี่ยง ก่อให้เกิดความเสี่ยง ควบคุมความเสี่ยง มีความเกี่ยวพันเฉพาะในการนำระบบไปปฏิบัติ หรือไม่

4.    ทวนสอบว่า ฝ่ายจัดการได้พิจารณากำหนด ข้อกำหนดด้านความสามารถสำหรับแต่ละงาน หรือไม่

5.    ทำการสุ่มตรวจสอบเอกสาร กำหนดความสามารถสำหรับบุคคลดังต่อไปนี้ ตัวแทนฝ่ายบริหาร ผู้ทำการประเมินความเสี่ยง ผู้ทำการตรวจประเมิน ผู้ทำการสังเกตการณ์ความปลอดภัย (behavioral observations) ผู้ทำการสอบสวนอุบัติการณ์ ผู้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับงานที่มีความเสี่ยงตามที่ระบุโดยการประเมินความเสี่ยงที่อาจก่อให้เกิดอันตราย

6.    ในกรณีที่องค์กรมีผู้รับเหมาช่วง ให้ทำการตรวจสอบหลักฐานความสามารถผ่านผู้รับเหมาช่วงของตน

7.    ในกิจกรรมที่มี Sig OH&S มีบุคลากรในตำแหน่งไหนบ้างเข้าไปเกี่ยวข้องตรวจสอบการกำหนดความรู้ความสามารถของบุคลากรในตำแหน่งนั้น ๆ คือ ระดับการศึกษา การฝึกอบรม และประสบการณ์ พร้อมทั้งตรวจสอบหลักฐานบันทึกที่เกี่ยวข้องที่แสดงว่าบุคคลดังกล่าวมีความรู้ความสามารถ เช่น พนักงานซ่อมบำรุง ควบคุมหม้อต้ม ทำงานที่สูง

8.    มีการนำ ความเสี่ยง อันตราย อุบัติการณ์ ที่เกิดขึ้นในองค์กร และข้อกำหนดของระบบการจัดการOH&Sมาพิจารณาว่าต้องอบรมในเรื่องอะไรบ้าง

9.    ตรวจสอบว่ามีการระบุความจำเป็นในการฝึกอบรมในบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับกระทบด้านOH&Sที่สำคัญครบถ้วน หรือไม่ ครอบคลุมบุคลากรที่ทำงานในนามขององค์กรด้วย หรือไม่ เช่น ผู้ส่งมอบ ผู้รับเหมา และผู้รับเหมาช่วง

10.  มีการวางแผนและดำเนินการฝึกอบรม หรือดำเนินการอื่นใด เพื่อให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถ หรือไม่ เช่น การสอนงานหน้างาน การดูงาน และการศึกษาด้วยตนเอง เป็นต้น ตรวจสอบว่าสอดคล้องกับความจำเป็นในการฝึกอบรมของแต่ละบุคคล หรือไม่

11.  มีการจัดทำบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรม หรือดำเนินการอื่นใด เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้ดำเนินการแล้ว หรือไม่ เช่น ใบลงทะเบียน แบบประเมินประสิทธิผลในการอบรมข้อสอบ ในรับรอง บันทึกการสอนงานหน้างาน รายงานการไปดูงานนอกสถานที่ และบันทึกการศึกษาด้วยตนเอง เป็นต้น ตรวจสอบว่ามีการควบคุมบันทึก หรือไม่

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐาน

·        ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เรื่อง การรับพนักงาน และการฝึกอบรม (ถ้ามี)

·        คุณสมบัติของบุคลากรแต่ละตำแหน่ง (Job Specification: JS)

·        ประวัติพนักงาน หรือหลักฐานที่แสดงคุณสมบัติของพนักงาน เช่น วุฒิบัตร การขึ้นทะเบียนตามกฎหมาย ใบรับรองของสมาคมทางวิชาชีพ

·        บันทึกการชี้บ่งความจำเป็นในการฝึกอบรม (Training Needs) เช่น ตารางเมดริกซ์ระหว่างข้อกำหนด เอกสารและตำแหน่งงาน หรือระบุไว้ใน JD   โดยต้องครอบคลุมหน้าที่ความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการOH&S

·        หลักฐานการอบรมหรือการให้ความรู้อื่น ๆ เช่น ประวัติการฝึกอบรมของบุคลากร ใบเซ็นชื่อเข้าร่วมอบรม ใบประกาศนียบัตร และการประเมินผล

·        บันทึกการสอนงานหน้างาน การปฐมนิเทศ และการประเมินผล

·        รายงานสรุปผลการไปดูงานนอกสถานที่

·        รายงานการประชุมกลุ่มย่อยของแต่ละหน่วยงาน

·        ประวัติการผ่านงาน

·        ผลการสัมภาษณ์พนักงานเพื่อดูความตระหนัก และส่วนร่วมในระบบ

7.3 การตระหนักถึง

ผู้ทำงาน(worker)ต้องถูกทำให้ตระหนักถึง

a) นโยบายด้าน OH&Sและวัตถุประสงค์ด้าน OH&S

b) การสนับสนุนต่อประสิทธิผลของระบบบริหาร OH&S, รวมถึงประโยชน์ของสมรรถนะด้าน OH&Sที่ได้มีการปรับปรุง

c) ผลกระทบและสิ่งที่ตามมาที่มีนัยยะ ของการไม่สอดคล้องต่อข้อกำหนดระบบบริหาร OH&S

d) อุบัติการณ์ และ ผลลัพธ์ของการสอบสวนอุบัติการณ์ ที่เกี่ยวข้องกับเขาเหล่านั้น

e) อันตราย, ความเสี่ยงด้าน OH&Sและกิจกรรม ที่ได้รับการพิจารณา ที่เกี่ยวข้องกับเขาเหล่านั้น

f) ความสามารถที่ผู้ทำงาน(worker)สามารถนำตัวเองออกจากสถานการณ์การทำงานที่เชื่อว่าอาจก่อให้เกิดอันตรายที่รุนแรงต่อชีวิตหรือสุขภาพ ,และเช่นเดียวกับการเตรียมการสำหรับป้องกันตนจากผลที่ตามมาหากทำเช่นนั้น

เจตนารมณ์

การทำให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ จะสำเร็จได้ต่อเมื่อคนทำงานเข้าใจ มีความรับผิดชอบ และมีอำนาจของตนเองอย่างเต็มที่ ในการกระทำการและวิธีการใดๆ   ที่พวกเขามีส่วนร่วมกับความสำเร็จของวัตถุประสงค์ OH&S และประสิทธิผลของระบบการจัดการของ OH&S.

การเปลี่ยนจากการต่อต้านเป็นพลังเสริม องค์กรต้องทำให้ ผู้ทำงานทุกคนตระหนักถึงระบบการจัดการOH&S, อะไรที่องค์กรพยายามที่จะบรรลุ,ผลกระทบต่อพวกเขา และวิธีการที่พวกเขาสามารถส่งผลกระทบต่อสื่งที่องค์กรต้องการทำให้บรรลุ.

รายการตรวจสอบ

·        ทำการตรวจสอบว่าผู้บริหารระดับสูงได้ทำหน้าที่ มีความรับผิดชอบสำคัญในการสร้างการตระหนักถึงในองค์กรเกี่ยวกับระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัยและสมรรถนะการทำงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย หรือไม่

·        ทำการตรวจสอบว่าผู้บริหารระดับสูงได้ทำหน้าที่ มีความรับผิดชอบสำคัญในการยกระดับความรู้และส่งเสริมการปฏิบัติงานที่สนับสนุนคำมั่นสัญญาด้านนโยบายอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กร โดยรวมถึงการทำให้พนักงานและบุคลากรอื่น ๆ ที่ทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กรมีความตระหนักถึงค่านิยมด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กร และค่านิยมเหล่านี้สามารถสนับสนุนกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กร หรือไม่

·        ทำการตรวจสอบว่า ผู้บริหารสูงสุดได้ทำให้มั่นใจว่าบุคลากรที่ทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กร ได้รับการกระตุ้นให้ เพื่อยกระดับสมรรถนะการทำงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย,     สนับสนุนการบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ในระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ,ยอมรับความสำคัญในการบรรลุวัตถุประสงค์ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่ดูแลหรือรับผิดชอบ หรือไม่

·        ทำการทวนสอบกลไกที่ฝ่ายบริหารได้กระทำ ผ่านการสังเกตุหน้างาน ผ่านการสัมภาษณ์คนทำงาน และ หัวหน้างานต่างๆ เพื่อให้มั่นใจได้ทำให้บุคลากรทั้งหมดที่ทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กรตระหนักถึง

·        นโยบายอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กรและคำมั่นสัญญาด้านนโยบายอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

·        ความสำคัญของการสอดคล้องกับข้อกำหนดในระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

·        การสนับสนุนของบุคลากรต่อประสิทธิผลของระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

·        ประโยชน์ของประสิทธิผลการทำงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่ปรับปรุงแล้ว

·        การดูแลและความรับผิดชอบของบุคลากรในระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย;

·        ประเด็นอาชีวอนามัยและความปลอดภัยสำคัญที่เกิดขึ้นจริงหรือที่อาจเกิดขึ้นรวมถึงผลกระทบด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องในกิจกรรมการทำงานของบุคลากร

·        สุ่มสัมภาษณ์บุคลากรในหน่วยงาน หรือสังเกตการณ์ผลของการทำงาน รวมทั้งบุคลากรที่ทำงานในนามองค์กร เพื่อตรวจสอบความตระหนักด้านOH&S เช่น   สอบถามนโยบาย และการมีส่วนร่วมทำให้บรรลุตามนโยบายOH&S ความเข้าใจขั้นตอนการปฏิบัติงาน และข้อกำหนดของระบบการจัดการOH&Sที่เกี่ยวข้อง , สอบถามถึง Sig OH&S ที่สำคัญ ในงานที่บุคลากรนั้นเกี่ยวข้อง พร้อมทั้งสอบถามถึงประโยชน์ที่ได้รับจากปรับปรุงการปฏิบัติงานของตน , สอบถามถึงบทบาท และความรับผิดชอบของบุคลากรในการบรรลุตามข้อกำหนดของระบบการจัดการOH&S โดยเปรียบเทียบสิ่งที่บุคลากรตอบกับเอกสารที่กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบในตำแหน่งนั้นว่าสอดคล้องกันหรือไม่ , สอบถามถึงผลเสียของการไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ องค์กรเป็นผู้กำหนด เช่น ถ้าไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนดังกล่าวจะเกิดผลกระทบด้านOH&Sอย่างไรบ้าง หรือถ้าข้ามขั้นตอนการปฏิบัติงานจะเกิดผลเสียอย่างไร

·        สอบถามถึงบทบาท และความรับผิดชอบของบุคลากรในการบรรลุตามข้อกำหนดของระบบการจัดการOH&S โดยเปรียบเทียบสิ่งที่บุคลากรตอบกับเอกสารที่กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบในตำแหน่งนั้นว่าสอดคล้องกันหรือไม่

·        ตรวจทานขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อมั่นใจว่า บุคคลใด ๆ ก็ตามที่ปฏิบัติงานให้องค์กร หรือปฏิบัติงานในนามองค์กร เกิดความตระหนักในประเด็นต่าง ๆ หรือไม่ เช่น ขั้นตอนการฝึกอบรม ขั้นตอนการประเมินประสิทธิผลในการฝึกอบรม กิจกรรมการสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน และกิจกรรมกลุ่มเพื่อเสนอผลงานด้านOH&S เป็นต้น

·        ตรวจสอบว่ากระบวนการนี้ สามารถทำให้บุคลากรภายในองค์กรเกิดความเชื่อร่วมกันเกี่ยวกับความสามารถขององค์กรในการดำเนินการลดความเสี่ยง OH&S มีหลักฐานใดพิสูจน์ว่าใช้ได้

·        ตรวจสอบว่า กระบวนการในการสร้างค่านิยมและจิตสำนึกด้านOH&S มีความเหมาะสม สะท้อนต้องกันหรือไม่

·        ตรวจสอบว่ามีกิจกรรมส่งเสริมการมีส่วนร่วมของบุคลากรที่จะสะท้อนถึงการแสดงออกของค่านิยมด้านOH&S เป็นอย่างดี มีความเหมาะสมต่อขนาดลักษณะธุรกิจขององค์กรหรือไม่

·        ตรวจสอบว่ามีการกำหนดแนวทางสำหรับการปฏิบัติเพื่อให้พฤติกรรมคงอยู่อย่างยั่งยืนจนกลายเป็นความตระหนักในการให้ความสำคัญและใส่ใจต่อOH&Sหรือไม่

·        ตรวจสอบว่ามีการกำหนดวิธีการในการประเมินความเหมาะสมของความตระหนักด้านOH&Sหรือไม่

7.4 การสื่อสาร

7.4.1 ทั่วไป

องค์กรต้องจัดทำ, นำไปปฏิบัติ และ ธำรงรักษา กระบวนการที่จำเป็นสำหรับการสื่อภายในและภายนอกที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหารOH&S, รวมถึง

a)อะไรที่จะสื่อสาร

b)สื่อสารเมื่อไหร่

c)สื่อสารกับใคร

1)ระหว่างระดับชั้นต่าง ๆและหน้าที่ต่าง ๆ ภายในองค์กร

2)กับผู้รับเหมา และ ผู้มาเยือนสถานที่ทำงาน

3)กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ

d)สื่อสารอย่างไร

e) องค์กรต้องไตร่ตรองถึง (take into account) แง่มุมความหลากหลาย (ตัวอย่างเช่น ภาษา วัฒนธรรม ข้อความการเขียน ความพิการ) ที่มีเมื่อคำนึงถึงการสื่อสารที่จำเป็น

องค์กรต้องทำให้มั่นใจว่ามุมมองของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกได้รับการคำนึงถึงเมื่อจัดทำกระบวนการสื่อสาร

เมื่อจัดทำกระบวนการสื่อสาร , องค์กรต้อง:

—         คำนึงถึงข้อกฏหมายและข้อกำหนดอื่นๆ

—         ให้มั่นใจว่าสารสนเทศด้านOH&Sที่สื่อสารมีความสอดคล้องกับข้อมูลจากระบบการจัดการOH&S และเชื่อถือได้

องค์กรต้องตอบสนองต่อการสื่อสารที่เกี่ยวข้องในระบบการบริหารOH&S

องค์กรต้องเก็บรักษาเอกสารสารสนเทศเป็นหลักฐานของการสื่อสาร,ตามความเหมาะสม

 

เจตนารมณ์

องค์กรต้องมีกระบวนการในการสื่อสารเกี่ยวกับระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยคำนึงถึงคำนึงถึงข้อกฏหมายและข้อกำหนดอื่นๆ รวมถึงการทำให้มั่นใจว่าสารสนเทศด้านOH&Sที่สื่อสารมีความสอดคล้องกับข้อมูลจากระบบการจัดการOH&   ในกระบวนการสื่อสารนี้ควรกำหนดแผนงานหรือวิธีสือสารว่า

— ข้อมูลอะไรที่จำเป็นในการสื่อสาร

— เมื่อใดและภายใต้สถานการณ์อะไรที่จำเป็นต้องสื่อสาร

— จำเป็นต้องสื่อสารถึงใคร

— วิธีที่จะสื่อสาร

องค์กรสามารถพิจารณาถึงต้นทุนที่เป็นไปได้และประโยชน์ของวิธีการที่แตกต่างในการพัฒนากระบวนการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์

การสื่อสารข้อมูลอาชีวอนามัยและความปลอดภัยควรอยู่บนพื้นฐานและสอดคล้องกับข้อมูลที่เกิดภายในระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยรวมการประเมินภายในด้านประสิทธิภาพการทำงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กร (ดูที่ข้อ 9.1)

การสื่อสารบางอย่างไม่ต้องทำเป็นเอกสารหากไม่มีประโยชน์ต่อระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ตัวอย่างเช่น การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ องค์กรควรคำนึงถึงหลักธรรมชาติและขนาดขององค์กร ประเด็นอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่มีนัยสำคัญ รวมถึงหลักธรรมชาติและความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อมีการกำหนดกระบวนการในการสื่อสาร

การตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบขั้นตอนการปฏิบัติงาน เรื่อง การสื่อสารภายใน และภายนอกองค์กร ว่ามีความเหมาะสม มีรายละเอียดชัดเจนหรือไม่ถึงสารที่จะสื่อ วิธีการ ความถี่

2.    ตรวจสอบวิธีการที่ใช้ในการสื่อสาร ว่าได้มีการจัดทำโดยพิจารณาปัจจัยต่างๆอย่างเหมาะสมหรือไม่ เช่น ประเภทของข้อมูลที่จะสื่อสาร กลุ่มเป้าหมาย สถานการณ์ขององค์กร ตัวอย่างวิธีการที่ใช้ เช่น การสื่อสารในรายงานประจำปี จดหมายว่า Website ประชุมร่วมกับชุมชน การเปิดโรงงานให้ชุมชนมาดูงาน (Open House)

3.    ตรวจสอบว่า องค์กรได้เก็บรักษาเอกสารข้อมูลที่เป็นหลักฐานการสื่อสารขององค์กรตามความเหมาะสม ในกรณีเพื่อเรียกกลับประวัติการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเฉพาะเจาะจง การสอบถามหรือความกังวล

4.    ตรวจสอบว่า องค์กรได้เก็บรักษาเอกสารข้อมูลที่เป็นหลักฐานการสื่อสารขององค์กรตามความเหมาะสม ในกรณีเข้าใจธรรมชาติของการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ ตามกาลเวลา

5.    ตรวจสอบว่า องค์กรได้เก็บรักษาเอกสารข้อมูลที่เป็นหลักฐานการสื่อสารขององค์กรตามความเหมาะสม เพื่อการปรับปรุงประสิทธิผลขององค์กรในการพัฒนาการสื่อสารในอนาคตและการติดตามรวมถึงการกล่าวถึงความกังวลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเฉพาะตามจำเป็น

6.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้พิจารณาขั้นตอนในกระบวนการสื่อสารดังต่อไปนี้หรือไม่

•    การเก็บข้อมูลหรือทำการสอบถามโดยรวมถึงข้อมูลที่ได้จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง (ดูที่ข้อ 4.2)

•    การกำหนดกลุ่มผู้รับสารเป้าหมายและความต้องการข้อมูลหรือการสนทนาของกลุ่ม

•    การเลือกข้อมูลเกี่ยวกับความสนใจของผู้รับสาร

•    การตัดสินใจด้านข้อมูล จะสื่อสารถึงกลุ่มผู้รับสารเป้าหมาย

•    การกำหนดวิธีการและรูปแบบใดที่เหมาะสมในการสื่อสาร

•    การประเมินและการบ่งชี้ประสิทธิภาพของกระบวนการสื่อสารเป็นระยะ ๆ

7.4.2 การสื่อสารภายใน

องค์กรต้อง

a) ทำการสื่อสารภายในที่เกี่ยวข้องกับระบบการบริหารOH&Sตามระดับและหน้าที่ต่างๆขององค์กร, รวมถึงการเปลี่ยนแปลงระบบการบริหารOH&S, ตามความเหมาะสม;

b)ให้มั่นใจว่ากระบวนการสื่อสารทำให้ผู้ทำงานมีส่วนส่วนร่วมในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

เจตนารมณ์

 

การสื่อสารระหว่างและตามระดับและหน้าที่ภายในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญต่อสมรรถนะของระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ตัวอย่างเช่น การสื่อสารสำคัญในการแก้ปัญหา การประสานงานกิจกรรมต่าง ๆ การติดตามแผนปฏิบัติการและการพัฒนาระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัยต่อไป การให้ข้อมูลที่เหมาะสมกับผู้ที่ทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กรจะช่วยในการจูงใจบุคคลเหล่านั้นและกระตุ้นการยอมรับในความพยายามขององค์กรที่จะปรับปรุงสมรรถนะการทำงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยจะช่วยให้พนักงานและผู้ให้บริการจากภายนอกที่ทำงานภายใต้การควบคุมขององค์กรสามารถบรรลุความรับผิดชอบของตนเองและช่วยองค์กรในการบรรลุวัตถุประสงค์ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย

องค์กรควรมีกระบวนการที่เปิดให้มีการสื่อสารจากทุกระดับชั้นขององค์กรโดยอนุญาตให้ส่งความคิดเห็นและคำแนะนำในการปรับปรุงระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัยและประสิทธิภาพการทำงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กร ผลจากการสังเกตการณ์ ตรวจติดตามและและการทบทวนของฝ่ายบริหารด้านระบบบริหารอาชีวอนามัยและความปลอดภัยควรมีการสื่อสารถึงบุคลากรที่เหมาะสมภายในองค์กร

ขึ้นอยู่กับองค์กรที่จะตัดสินใจว่าจะสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับระบบการจัดการ OH&S ให้กับคนงาน การสื่อสารควรเหมาะสมกับผู้ชมโดยคำนึงถึงความหลากหลายเช่น เพศ อายุ ภาษา วัฒนธรรม การรู้หนังสือและความพิการที่เกี่ยวข้องกับการรับสาร

การสื่อสารที่จำเป็นสำหรับ ผู้ปฏิบัติงานของกะ, คนงานนอกสถานที่และคนงานชั่วคราวควรจะเป็นไปตามที่เหมาะสมและต้องได้รับการเอาใจใส่เป็นพิเศษ

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาความซับซ้อนขององค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าสารที่มีการสื่อ จะได้รับการสื่ออย่างได้ผล ในระดับที่แตกต่างกันและฟังก์ชั่นงานต่างๆ ในองค์กร เช่น ในขณะที่ บางสถานการณ์หน้าบนอินทราเน็ตหรือ e-mail อาจเหมาะ บางเรื่อง การพูดคุยหนึ่งต่อหนึ่งหรือทีม การประชุม โปสเตอร์ วิดีโอ อาจมีประโยชน์หรือได้ผลกว่า

รายการตรวจสอบ

1) ตรวจสอบว่าการสื่อสารในองค์กร ได้รวมถึงสารสนเทศที่เกี่ยวข้องดังต่อไปนี้หรือไม่

·        ความมุ่งมั่นของผู้บริหารระดับสูงที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการ OH&S (เช่น โครงการที่กำลังดำเนินการ และทรัพยากรที่มุ่งมั่นจะให้ในการปรับปรุงสมรรถนะของ OH&S)

·        วิธีการที่คนงานสามารถเกี่ยวข้องและ/หรือให้คำเสนอแนะ;

·        นโยบาย OH&S รวมถึงสิ่งที่มีความหมาย ในแต่ละระดับปฏิบัติสำหรับคนงาน

·        อันตรายที่ระบุและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง (เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนของกระบวนการ, วัสดุที่ใช้, ข้อกำหนดของอุปกรณ์ และการควบคุมดูแล) และโอกาสใดๆ ที่องค์กรที่ตั้งใจจะกระทำ;

·        วัตถุประสงค์และการดำเนินการที่กำลังดำเนินการเพื่อปรับปรุงสมรรถนะการทำงาน

·        ความคืบหน้าในการขจัดอันตราย OH&S และความเสี่ยง (เช่น รายงานสถานะที่แสดงความคืบหน้าของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์หรือกำลังดำเนินการอยู่)

·        การเปลี่ยนแปลงที่อาจส่งผลกระทบต่อระบบการจัดการของ OH&S

·        ผลของการตรวจสอบอุบัติการณ์ (เช่น ประเภทของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น, ปัจจัยที่สามารถนำไปสู่เหตุการณ์, ผลของการสืบสวน และการกระทำที่ได้ทำ)

2) ตรวจสอบการสื่อสารเพื่อการมีส่วนร่วมของคนทำงาน โดยการทวนสอบขั้นตอนขององค์กรต่างๆ ว่าได้กำหนดความต้องการการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงานเชิงรุกในการพัฒนาและการทบทวนการปฏิบัติของ OH&S และการปรับปรุงพัฒนาระบบการจัดการของ OH&S ตามความเหมาะสม การจัดเตรียมในการเข้าร่วมควรคำนึงถึงความต้องการทางกฎหมายและข้อกำหนดอื่นๆ หรือไม่

3) ตรวจสอบว่าคนทำงานควรได้รับการสื่อสารเกี่ยวกับการจัดการที่ทำเพื่อการมีส่วนร่วมของคนทำงาน และบุคคลที่เป็นตัวแทน OH&S ดังนี้หรือไม่

·        การให้คำปรึกษาในการเลือกมาตรการควบคุมที่เหมาะสม รวมถึงการอภิปรายผลประโยชน์หรือผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ของตัวเลือกทางเลือกในการควบคุมอันตรายที่เฉพาะเจาะจงหรือการป้องกันพฤติกรรมที่ไม่ปลอดภัย

·        การมีส่วนร่วมในการแนะนำการปรับปรุงสมรรถนะการทำงานของ OH&S

·        ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อ OH&S โดยเฉพาะอย่างยิ่งก่อนที่จะนำอันตรายใหม่หรือไม่คุ้นเคยเช่น:

•การนำเข้าอุปกรณ์ใหม่หรือปรับปรุง

•การก่อสร้าง การปรับเปลี่ยนหรือการ เปลี่ยนแปลงการใช้งานของอาคารและสิ่งอำนวยความสะดวก

•การใช้สารเคมีหรือวัสดุใหม่

•ปรับปรุงโครงสร้าง กระบวนการใหม่ ขั้นตอนการทำงานหรือรูปแบบการทำงาน

4) ตรวจสอบว่า ในการพัฒนากระบวนการ (s) สำหรับการมีส่วนร่วมของผู้ปฏิบัติงาน องค์กรได้พิจารณาสิ่งจูงใจที่เป็นไปได้และอุปสรรคในการเข้าร่วม (เช่นปัญหาภาษาและการรู้หนังสือความกลัวของ reprisal) ความลับและปัญหาความเป็นส่วนตัว หรือไม่

5.    ตรวจทานหาหลักฐานการสื่อสารด้านOH&Sภายในองค์กร ว่ามีความเพียงพอเหมาะสม ต่อขนาดขององค์กรหรือไม่ เช่น บันทึกรายงานการประชุม กิจกรรมผู้บริหารพบพนักงาน กิจกรรมการประชุมในหน่วยงานก่อนเริ่มงาน (Morning Meeting) นิทรรศการทางด้านOH&S อินทราเน็ต อีเมล์ วารสารภายในองค์กร ป้านประกาศ เป็นต้น

6.    ตรวจสอบการมีอยู่ของแผนและผลการประชาสัมพันธ์ และข้อมูลที่ใช้ในการสื่อสาร เช่น ผลการดำเนินงานด้านOH&S การรณรงค์ให้ประหยัดพลังงาน

7.    มีการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานในการสื่อสารภายใน และภายนอกองค์กรโดยเฉพาะกระบวนการรับ เอกสาร และตอนสนองการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกองค์กร

8.    มีการกำหนดแผนการสื่อสาร ช่องทางหรือวิธีการสื่อสาร เนื้อหาข้อมูลที่ต้องการสื่อสาร ความถี่ในการสื่อสาร และผู้รับสาร สำหรับการสื่อสารภายใน หรือไม่ ตัวอย่างวิธีการสื่อสารภายใน เช่น การประชุมกลุ่ม วารสารภายในองค์กร ติดบอร์ด อินทราเน็ต เสียงตามสาย และระบบข้อเสนอแนะ เป็นต้น

9.    สังเกตช่องทางการสื่อสารภายในองค์กรว่าสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล และ ข้อมูลที่ใช้ในการสื่อสารเข้าใจได้ง่ายหรือไม่ และช่องทางการสื่อสารเป็นแบบ Two-Ways Communication โดยมีการรับฟังความคิดเห็นจากบุคลากรหรือไม่

10.  สุ่มสัมภาษณ์บุคลากรทุกระดับว่าได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับระบบการจัดการOH&Sในเรื่องอะไรบ้าง และมีส่วนร่วมอย่างไรเพื่อให้ระบบการจัดการOH&Sดำเนินงานไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7.4.3 การสื่อสารภายนอก

องค์กรต้องสื่อสารสารสนเทศที่เกี่ยวข้องตามระบบการบริหารOH&Sกับภายนอก, ตามกระบวนการสื่อสารขององค์กรที่ได้จัดทำขึ้น และ ไตร่ตรองถึง ข้อกฏหมายและข้อกำหนดอื่นๆ

เจตนารมณ์

 

การสื่อสารกับบุคคลภายนอกองค์กรอาจแตกต่างจากการสื่อสารภายใน ขอบเขตของการสื่อสารควรเกี่ยวข้องกับความเสี่ยงของOH&S ที่บุคคลที่สนใจภายนอกให้ความสนใจ เช่นผู้รับเหมา และผู้เข้าชมอื่นๆรวมทั้งชุมชนท้องถิ่น และบริการฉุกเฉิน และคำนึงถึงข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องใดๆและ ความต้องการอื่นๆเช่น การรายงานอุบัติการณ์ตามกฎหมาย

เป็นสิ่งสำคัญที่จะจัดทำและรักษาการประสานงานการสื่อสารกับผู้รับเหมาและผู้เยี่ยมชมอื่นๆที่เข้ามาในสถานที่ทำงาน ซึ่งสามารถทำได้ในรูปแบบต่างๆขึ้นอยู่กับ สิ่งที่ต้องมีการสื่อและ ผู้ที่ต้องได้รับสาร

สัญญามักจะใช้เพื่อการสื่อสารข้อกำหนดด้านสมรรถนะของ OH&S ให้กับผู้ให้บริการภายนอก เช่นรับเหมา แต่องค์กรควรใช้วิธีการต่างๆเช่น การอบรมก่อนเริ่มงาน ในสถานที่เพื่อสร้างการรับรู้ให้กับคนงานตระหนักรู้ อันตรายและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง กฎระเบียบและข้อควรระวังเฉพาะ หรือสิ่งที่ต้องทำในกรณีฉุกเฉิน

การสื่อสารกับฝ่ายต่างๆภายนอกองค์กรเป็นสิ่งที่ท้าทายมากกว่าการสื่อสารภายในองค์กรแต่ผลจากความพยายามก็ให้คุณค่าในแง่ของความเชื่อมั่นของสาธารณชน ภาพลักษณ์และชื่อเสียงขององค์กร วิธีการสื่อสารกับฝ่ายต่างๆภายนอกองค์กรมีดังเช่น :

  • รายงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยประจำปีขององค์กร
  • รายงานเรื่องผลการดำเนินงานต่างๆที่ต้องปฏิบัติตามกฎหมายที่ส่งให้หน่วยงานรัฐ
  • จดหมายข่าวของบริษัท
  • วารสารสมาคมอุตสาหกรรม
  • บทความในสื่อต่างๆและบทสัมภาษณ์ของบุคลากรในบริษัท
  • การโฆษณา
  • การประชุมร่วมกับชุมชน
  • การเปิดให้เข้าชมโรงงาน
  • หมายเลขโทรศัพท์สายด่วนสำหรับข้อร้องเรียน
  • เว็บไซต์อินเตอร์เน็ตขององค์กร

รายการตรวจสอบ

1 ตรวจสอบว่านอกเหนือจากการสื่อสาร ข้อกำหนดสมรรถนะ องค์กรได้สื่อสารผลที่เกี่ยวข้องกับความไม่สอดคล้องกับข้อกำหนดของ OH&S เช่น ผลกระทบของอุบัติเหตุหรืออุบัติการณ์หรือ ความเป็นไปได้ในการยกเลิกสัญญาเนื่องจาก สมรรถนะการทำงาน OH&S ที่ไม่ได้ตามต้องการ หรือไม่

2 ตรวจสอบว่า เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆที่เกี่ยวข้องกับ OH&S ตลอดช่วงเวลาของการทำงาน องค์กรได้สื่อสารกับผู้ให้บริการภายนอกที่เกี่ยวขอ้งโดยเร็วที่สุด ตามความเหมาะสมหรือไม่

3 นอกเหนือจากการสื่อสารเกี่ยวกับข้อกำหนด OH&S ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับกิจกรรมที่กำลังดำเนินการ องค์กรได้นำสิ่งต่อไปนี้มาพิจารณาเมื่อมีการสื่อสารกับผู้ให้บริการภายนอก หรือไม่

·        ความจำเป็นที่ต้องทำให้สอดคล้องต้องกัน ระหว่างข้อกำหนดของบุคคลที่สนใจภายนอก กับ นโยบายและกระบวนการที่มีขององค์กร และผู้รับเหมาอื่นๆในพื้นที่ทำงาน

·        สมรรถนะ OH&S ก่อนหน้า แนวโน้ม และอุบัติการณ์ที่เกิดขึ้น

·        การมี ผู้รับเหมาหลายรายที่พื้นทีทำงาน

·        การจัดเตรียมการตอบสนองต่อฉุกเฉิน

·        ความจำเป็นในการให้คำปรึกษาเพิ่มเติม และ/หรือข้อบังคับสำหรับงานที่มีความเสี่ยงสูง

·        กระบวนการสอบสวนอุบัติการณ์ การรายงานปัญหา และการดำเนินการแก้ไข; และ

·        การจัดการสำหรับการสื่อสารประจำวัน

4 ตรวจสอบกลไกในการ สือ่สาร เช่น วิธี เครื่องมือ เช่น ป้ายเตือน สัญญาณเตือน โปสเตอร์ วิดีโอ หรือข้อความเสียง สามารถเป็นวิธีการที่มีประสิทธิผลในการสื่อสารกับผู้เข้าชมที่เป็นครั้งคราว และไม่บ่อยนักในสถานที่ทำงาน เช่นผู้จัดส่งวัตถุดิบ ลูกค้า ว่ามีความเหมาะสมต่อข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย ผลลัพธ์ที่ต้องการจากระบบ หรือไม่

5 ตรวจสอบว่า เมื่อมีการสื่อสารกับผู้เข้าเยี่ยม, องค์กรได้พิจารณาประเด็นต่างๆ ครอบลุมตามข้างล่างนี้หรือไม่

·        กระบวนการ OH&S ที่เฉพาะเจาะจง และการปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการเยี่ยมชมของพวกเขา เช่นการสวมหมวกเซพตี้ ในพื้นที่ สถานที่ก่อสร้าง หรือการป้องกันการได้ยินในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดัง

·        การเตรียมการอพยพฉุกเฉิน และถ้ามีการวางแผนการฝึกซ้อมในช่วงเวลาของการเยี่ยมชม;

·        ควบคุมการจราจร;

·        การเข้าถึง และ การขอความช่วยเหลือ

6 ตรวจสอบว่า องค์กรได้มีระบบในการประสานงาน เพื่อการรับ การบันทึก และตอบสนองต่อการสื่อสารที่เกี่ยวข้องจากบุคคลที่สนใจภายนอก และ เพื่อให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในทางที่เหมาะสมและสามารถเข้าถึงได้ทันเวลา การกำหนด มอบหมาย หรือการระบุบุคคลที่รับผิดชอบในการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ฉุกเฉินที่มีการร้องขอการอัปเดตเป็นประจำและ/หรือคำถามที่หลากหลายจำเป็นต้องได้รับการตอบ

7 ตรวจสอบว่าได้มีการแต่งตั้งบุคคลที่รับผิดชอบ จะทำให้มั่นใจในกระบวนการสื่อสารว่าจะกระทำสม่ำเสมอและสอดคล้อง


8 ตรวจสอบว่าการสือสารให้กับบุคคลภายนอกมีความครอบคลุมครบถ้วน ตามข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย และ ผลลัพธ์ที่ต้องการจากระบบ รวมถึง :

  • บุคคลทั่วไป
  • ชุมชนรอบข้าง
  • หน่วยงานรัฐทั้งในระดับท้องถิ่น ระดับจังหวัด ระดับภาค ระดับประเทศ และเจ้าหน้าที่ชุมชน
  • ลูกค้าขององค์กร
  • ผู้ขายเครื่องมือ วัสดุและบริการให้กับองค์กร
  • กลุ่มสาธารณชนที่สนใจ
  • สมาคมธุรกิจ
  • องค์กรพัฒนาเอกชนด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยและด้านอื่นๆ
  • นักเรียนและครูอาจารย์ของมหาวิทยาลัย วิทยาลัย โรงเรียน
  • สมาคมของชุมชน
  • ตัวแทนสื่อข่าวสารทั้งโทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ วิทยุ

 

7.5 เอกสาร สารสนเทศ

7.5.1 ทั่วไป

ระบบการบริหารOH&Sขององค์กรต้องรวมถึง

a)    เอกสารสารสนเทศที่กำหนดโดยมาตรฐานนานาชาตินี้

b)    เอกสารสารสนเทศ ที่พิจารณาโดยองค์กรว่าจำเป็นสำหรับระบบการบริหารOH&Sที่มีประสิทธิผล

หมายเหตุ ขอบเขตของเอกสารสารสนเทศสำหรับระบบการบริหารOH&Sอาจแตกต่างระหว่างองค์กร เนื่องจาก

—    ขนาดขององค์กรและประเภทของกิจกรรม กระบวนการ สินค้าผลิตภัณฑ์ และบริการ

—    ความจำเป็นในการแสดงการสอดคล้องกับข้อผูกพัน

—    ความซับซ้อนของกระบวนการ และปฏิสัมพันธ์

—    ความสามารถของบุคลากรที่ทำงานภายใต้องค์กร

สรุปประเด็นสำคัญ

·        ต้องมีการควบคุมเอกสารในระบบการจัดการOH&Sเพื่อให้มั่นใจถึงลำดับความสำคัญของเอกสารรวมทั้งการมีรูปแบบเอกสารเหมือนกัน

·        บุคคลที่ได้รับอำนาจเท่าที่มีสิทธิจัดทำหรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร

·        พนักงานทุกคนต้องค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่และความรับผิดชอบของตนเองในระบบการจัดการOH&Sได้ง่าย

·        การเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์เป็นวิธีการควบคุมและการเข้าถึงเอกสารที่มีประสิทธิผลมากที่สุด

·        เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานต้องจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ สามารถบ่งชี้ได้ อ่านได้ชัดเจน ระบุวันที่และควรจะมีรูปแบบเดียวกัน

·        เอกสารฉบับล่าสุดเท่านั้นที่ต้องจัดให้มีอยู่ในที่และเวลาที่ต้องการ

·        เอกสารฉบับสำเนาต้องทำเครื่องหมาย “ไม่ควบคุม” เพื่อเตือนผู้อ่านว่าฉบับล่าสุดอาจหาอ่านได้จากคอมพิวเตอร์

·        เอกสารที่เลิกใช้ต้องนำออกไปทำลายหรือทำฉลากระบุว่าเลิกใช้และเก็บไว้ในห้องเก็บเอกสาร

·        บันทึกใช้เป็นหลักฐานว่าระบบการจัดการOH&Sเป็นไปตามข้อกำหนดของ ISO 45001 และนโยบายรวมทั้งขั้นตอนการปฏิบัติงานขององค์กร

·        บันทึกเป็นประวัติข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการOH&S

·        บันทึกต้องจัดเก็บอย่างเป็นระบบจึงจะมีคุณค่าต่อระบบการจัดการOH&S

การตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการOH&Sตามที่ระบุในข้อกำหนด (เอกสารประเภทนี้ได้แก่ นโยบายOH&S, วัตถุประสงค์และเป้าหมาย, รายละเอียดของขอบเขตของระบบบริหารOH&S, คำอธิบายส่วนประกอบหลักของระบบการจัดการOH&Sและความสัมพันธ์ขององค์ประกอบเหล่านั้น, บันทึก, เอกสาร ซึ่งรวมถึงบันทึกที่ได้รับการกำหนดขึ้นโดยองค์กรตามความจำเป็น)     การได้รับการควบคุมหมายถึงการควบคุมการอนุมัติ ปรับปรุงแจกจ่าย ในกรอบของระบบ OH&S-MS เป็นต้น     ซึ่งการตรวจประเมินเรื่องนี้ต้องทำการตรวจประเมินกับผู้ควบคุมเอกสารและผู้รับผิดชอบในทุกส่วนงานกิจกรรม

2.    ตรวจทาน คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน เรื่อง การควบคุมเอกสาร

3.    ตรวจสอบหลักฐานการควบคุมเอกสาร ไม่ว่า ใบขออนุมัติจัดทำ/แก้ไข/เปลี่ยนแปลงการถือครอง/ยกเลิกเอกสาร (Document Action Request – DAR) ในองค์กรขนาดเล็กมักทำการสุ่มเอกสารในระบบโดยตรงกับเอกสารอื่นๆขององค์กร ตรวจสอบบัญชีแม่บทเอกสาร หรือทะเบียนเอกสาร (Master List) ของคู่มือคุณภาพ เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีการปฏิบัติ แบบฟอร์ม

4.    ทำการสุ่มตรวจว่ามีหลักฐานการอนุมัติเอกสารใหม่ และเอกสารที่แก้ไข ก่อนใช้งานหรือไม่

5.    ตรวจสอบทะเบียนการแจกจ่ายเอกสาร (Distribution Lists) หรือทะเบียนผู้ถือครองเอกสาร (Holder Lists) และหลักฐานการแจกจ่ายเอกสาร และทำการตรวจสอบที่พื้นที่หน้างานว่าได้รับเอกสาร ที่จำเป็นหรือไม่

6.    ตรวจสอบวิธีการควบคุมเอกสารภายนอก เช่นดูจาก บัญชีรายการเอกสารภายนอก ตรวจสอบที่พื้นที่หน้างานว่ามีเอกสารภายนอกได้รับการควบคุมอย่างเหมาะสมหรือไม่

7.    สุ่มตรวจเอกสารที่ยกเลิก ตรวจว่ามีการชี้บ่งให้ทราบว่ายกเลิก อย่างไร เก็บไว้นานขนาดไหน ทำไม

8.    หากมีการใช้ ระบบควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำการตรวจสอบความทันสมัยของการ upload ตรวจสอบว่าผู้ใช้งานเอกสารสามารถเข้าถึงได้ง่าย โดยการสุ่มตรวจ ณ พื้นที่ โดยเน้นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหน่วยปฏิบัติการ

9.    ระหว่างทำการตรวจประเมินพื้นที่ ให้ทำการตรวจสอบหน้างานว่าเอกสารที่มีอยู่นั้นพร้อมใช้และเป็นปัจจุบันที่พื้นที่ปฏิบัติงาน

10.  ตรวจทานเอกสารระเบียบปฏิบัติการระบุ การเก็บรักษา การป้องกัน การเรียกใช้ ระยะเวลาการจัดเก็บ รวมไปถึงการทำลายบันทึก ว่าระบุเกณฑ์ วิธีการ ไว้อย่างเหมาะสมหรือไม่

11.  ระหว่างการตรวจประเมินพื้นที่โดยทั่วไป มีบันทึกใดที่ไม่ถูกชี้บ่งเพื่อการควบคุมหรือไม่อย่างไร

12.  ทดสอบระยะเวลาในการจัดเก็บบันทึก โดยการสุ่มเรียกหาบันทึกที่จำเป็นกับผู้ที่เกี่ยวข้อง

13.  ตรวจสอบสภาพทั่วไปของบันทึก โดยเฉพาะบันทึกที่เกี่ยวข้องกับ การปฏิบัติงานที่มีเกี่ยวข้องกับOH&Sที่มีนัยยะ

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

·        เอกสารนโยบาย วัตถุประสงค์และเป้าหมายด้านOH&S

·        เอกสารคำอธิบายขอบเขตการกระทำระบบ

·        เอกสารอธิบายข้อกำหนดหลักในระบบการจัดการOH&S มักพบในรูปของคู่มือOH&S

·        โครงสร้างระบบเอกสาร เช่น คู่มือคุณภาพ คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน และเอกสารสนับสนุนอื่น ๆ

·        เอกสารแสดงความสัมพันธ์ของข้อกำหนดแต่ละข้อ และการอ้างอิงไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง   เช่น คู่มือOH&Sอ้างอิงไปยังขั้นตอนการปฏิบัติงาน ขั้นตอนการปฏิบัติงานอ้างอิงไปยังวิธีปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงานอ้างอิงไปยังแบบฟอร์มต่าง ๆ หรือ ถ้ามีการนำเอกสารภายนอกมาใช้มีการอ้างอิงถึง เป็นต้น

·        การจัดทำเอกสาร และบันทึกตามที่มาตรฐาน ISO 45001กำหนดครบถ้วน และเอกสารเพิ่มเติมจากที่มาตรฐาน ISO 45001 กำหนด

·        ตารางแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อกำหนดและระบบเอกสารขององค์กร

รายการคำถามแบบสั้น สำหรับการจัดทำและการควบคุมเอกสาร

·        มีระเบียบปฏิบัติการเรื่องการควบคุมเอกสารหรือไม่

·        มีเอกสารครบตามข้อกำหนดหรือไม่

·        เอกสารจัดเก็บไว้อย่างเหมาะสมหรือไม่

·        มีการทบทวนเอกสารตามกำหนดเวลาอย่างเหมาะสมหรือไม่

·        มีการปรับปรุงแก้ไขเอกสารอย่างสม่ำเสมอตามความจำเป็นหรือไม่

·        มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ ให้มีผู้รับผิดชอบในการอนุมัติใช้เอกสารหรือไม่

·        มีเอกสารฉบับล่าสุดอยู่ ณ จุดปฏิบัติงานหรือไม่

·        เอกสารที่เลิกใช้งานแล้ว มีการกำหนดวิธีการทำลายหรือการกำจัดทิ้งหรือไม่

·        มีวิธีการหรือสิ่งที่แสดงให้เห็นเอกสารที่ไม่ใช้งาน   เพ่อป้องกันการนำมาใช้งานใหม่อย่างเหมาะสมหรือไม่

·        เอกสารที่ยกเลิกแล้วมีการจัดเก็บไว้ตามกฎหมาย หรือเก็บไว้เพื่อใช้ในการจัดทำระบบหรือไม่และมีการระบุไว้ชัดเจนหรือไม่

·        เอกสารที่จัดทำขึ้น อ่านง่ายและสะดวกต่อการใช้งานหรือไม่

·        เอกสารที่จัดทำขึ้นสามารถชี้บ่ง หรือค้นหาได้ง่ายหรือไม่

·        เอกสารที่จัดทำขึ้นมีการระบุหรือกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบในการจัดทำเอกสารหรือการแก้ไข และการอนุมัติไว้ชัดเจนหรือไม่

·        องค์กรมีการจัดทำเอกสารและข้อมูลเกี่ยวกับระบบการจัดการOH&Sหรือไม่

·        มีการกำหนดโครงสร้างของเอกสารเป็นกี่ระดับ และเขียนไว้เป็นเอกสารหรือไม่

·        คู่มือOH&Sมีการกล่าวอ้างถึงหรือครอบคลุมทุกข้อกำหนดที่จะประยุกต์ใช้หรือไม่

·        มีการกำหนดความสัมพันธ์ของเอกสารไว้ในที่ใด และเป็นอย่างไร

·        มีการรวมเอกสารด้านการจัดการOH&Sกับระบบ ฯ อื่นหรือไม่ อย่างไร

7.5.2 การจัดทำและทำให้ทันสมัย

เมื่อทำการจัดทำและทำการปรับปรุงข้อมูลเอกสาร, องค์กรต้องมั่นใจถึงความเหมาะสม

a)    การชี้บ่ง และคำอธิบาย (เช่นชื่อเอกสาร วันที่ ผู้กำหนด หรือหมายเลขอ้างอิง)

b)    รูปแบบ (เช่นภาษา รุ่นซอฟท์แวร์ กราฟิก) และสื่อ (เช่นกระดาษ อิเล็กทรอนิกส์)

c)    ทบทวนและอนุมัติ ตามความเหมาะสมและเพียงพอ

7.5.3 การควบคุมเอกสารสารสนเทศ

เอกสารสารสนเทศที่จำเป็นโดยระบบการบริหารOH&S และโดย มาตรฐานนานาชาตินี้ ต้องได้รับการควบคุมเพื่อให้มั่นใจว่า

a)    มีพร้อม และเหมาะสำหรับการใช้งาน, ที่ไหนและเมื่อไหร่ เมื่อจำเป็น

b)    ได้รับการป้องกันอย่างพอเพียง (เช่น การสูญเสียความลับ,นำไปใช้อย่างไม่เหมาะสม หรือขาดความสมบูรณ์)

สำหรับการควบคุมเอกสารสารสนเทศ,องค์กรต้องดำเนินการกับกิจกรรมต่อไปนี้, ที่ปฏิบัติได้

—    การแจกจ่าย ,การเข้าถึง,การเรียกหา และ การใช้

—    การจัดเก็บและการเก็บรักษา, รวมถึงการเก็บรักษาให้อ่านออกได้ชัดเจน

—    ควบคุมการเปลี่ยนแปลง (เช่นควบคุมเวอร์ชัน)

—    ระยะเวลาจัดเก็บ และการกำจัด

 

เอกสารสารสนเทศจากภายนอกที่กำหนดโดยองค์กรว่าจำเป็นสำหรับการวางแผนและการดำเนินงานของระบบการบริหารOH&Sต้องได้รับการชี้บ่ง,ตามความเหมาะสม,และควบคุม  

หมายเหตุ การเข้าถึง หมายถึงโดยนัย การตัดสินใจเกี่ยวกับสิทธิ์ในการอ่านเอกสารสารสนเทศเท่านั้น, หรืออนุญาตและให้อำนาจในการอ่านและปรับเปลี่ยนเอกสารข้อมูลข่าวสาร

การควบคุมเอกสาร

1. มีการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานในการควบคุมเอกสาร หรือไม่ มีราบละเอียดครอบคลุมประเด็นต่าง ๆ ดังนี้ หรือไม่ เช่น การกำหนดว่าเอกสารใดบ้างต้องมีการควบคุม ระดับของเอกสาร การออกเอกสารใหม่ การให้รหัสเอกสาร การตรวจสอบและอนุมัติเอกสาร การทบทวนและปรับปรุงแก้ไขเอกสาร การแสดงสถานะความเป็นปัจจุบัน และสถานะในการแก้ไขเอกสาร การแจกจ่ายหรือการเรียกคืนเอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การควบคุมเอกสารภายนอก และการจัดการกับเอกสารที่ล้าสมัย การทำลายเอกสาร เป็นต้น

2. มีหลักฐานการอนุมัติเอกสารใหม่ทุกฉบับก่อนใช้งาน หรือไม่

3. มีหลักฐานการทบทวน และปรับปรุงเอกสารเพื่อให้ทันสมัย รวมทั้งมีการอนุมัติเอกสารซ้ำหรือไม่

4. เอกสารแต่ละฉบับมีการแสดงสถานะความเป็นปัจจุบัน หรือไม่ องค์กรนิยมจัดทำบัญชีหลักของเอกสาร เพื่อระบุว่าเอกสารฉบับล่าสุดที่จัดทำขึ้นประกาศใช้เมื่อไร หรือแก้ไขครั้งที่เท่าไร และมีการชี้บ่งการเปลี่ยนแปลงเอกสาร หรือไม่ องค์กรนิยมจัดทำประวัติการแก้ไขเอกสาร หรือใบขอแก้ไขเอกสาร เพื่อเป็นชี้แจงรายละเอียดการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร

5. สุ่มตรวจสอบการแจกจ่ายเอกสารในพื้นที่ปฏิบัติงานว่ามีครบถ้วนหรือไม่ และเป็นฉบับปัจจุบันที่ใช้งานอยู่หรือไม่   องค์กรนิยมจัดทำทะเบียนการแจกจ่ายเอกสาร หรือทะเบียนผู้ถือครองเอกสาร เพื่อให้ทราบว่าเอกสารแต่ละฉบับต้องแจกจ่ายให้หน่วยงานไหนบ้าง

6. สุ่มตรวจสอบเอกสารว่าอ่านได้ง่าย หรือไม่ เช่น ไม่ใช้กระดาษโทรสารที่ลบเลือนได้ง่ายหรือไม่เขียนด้วยดินสอ เป็นต้น และสุ่มเรียกดูเอกสารบางฉบับเพื่อตรวจสอบว่ามีการจัดเก็บที่สะดวกต่อการนำมาใช้งาน หรือไม่

7. มีการระบุ หรือชี้บ่งเอกสารภายนอกที่นำมาใช้ในระบบการจัดการOH&Sอย่างไรองค์กรนิยมจัดทำบัญชี หรือ รายการเอกสารภายนอก เพื่อควบคุมเอกสารภายนอก และมีการแจกจ่ายเอกสารภายนอกให้ผู้ที่เกี่ยวข้องอย่างไร

8. สุ่มตรวจสอบเอกสารที่ไม่ใช้งานหรือไปเป็นปัจจุบัน ว่ามีการแยกออกมาจากเอกสารที่ใช้งานหรือไม่ หรือมีการชี้บ่งว่าเป็นเอกสารล้าสมัยในกรณีที่จัดเก็บไว้เพื่ออ้างอิงอย่างไร เช่น การประทับตรา คำว่า “ยกเลิก” หรือ “เอกสารอ้างอิง” ไว้บนหน้าปกของเอกสาร การตัดที่มุมของเอกสาร หรือการถ่ายสำเนาเป็นกระดาษสี เป็นต้น

รายการตรวจสอบแบบสั้น

·        มีการจัดทำเอกสารการดำเนินงานด้านการควบคุมเอกสารและข้อมูลหรือไม่

·        มีมาตรการในการแจกจ่ายเอกสารอย่างไร

·        มีการกำหนดอำนาจการทบทวนและอนุมัติเอกสารแต่ละประเภทหรือไม่ อย่างไร

·        มีการกำหนดรายละเอียดการชี้บ่ง และลักษณะการควบคุมเอกสารอย่างไร

·        ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร มีการแจกจ่ายฉบับใหม่ เรียกคืน อย่างไร (สุ่มตัวอย่าง)

·        - มีการกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารอย่างไร ระบุ   ไว้ที่ใด

·        เอกสารที่ใช้งานอยู่อ่านง่าย และชัดเจนหรือไม่

·        มีการระบุวันที่และมีการจัดเก็บเอกสาร มีการรักษาที่ดีหรือไม่

·        สุ่มตัวอย่างการควบคุมเอกสารในหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กรว่ามีการควบคุมได้ถูกต้องหรือไม่

·        มีการจัดทำขั้นตอนการปฏิบัติงานในการควบคุมบันทึก หรือไม่ มีรายละเอียดครอบคลุมประเด็นต่างๆ ดังนี้ หรือไม่ เช่น การระบุชื่อบันทึกOH&Sที่ต้องควบคุม การจัดทำบัญชี บันทึกOH&S การจัดเก็บ การป้องกัน การนำกลับมาใช้ อายุการจัดเก็บตามความจำเป็น และเหมาะสมกับการใช้งานของบันทึกแต่ละเรื่อง และวิธีการทำลายบันทึก เป็นต้น

·        ดูกระบวนการในการสำรองข้อมูล กรณีจัดเก็บบันทึกไว้ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์

·        สุ่มตรวจสอบว่าบันทีกชัดเจน เข้าใจง่าย หรือไม่ ใช้ระยะเวลาในการค้นหานานแค่ไหนและมีการจัดเก็บตามระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่

·        มีการจัดเก็บบันทึกอย่างไรเพื่อป้องกันการเสียหาย การเสื่อมสภาพ หรือการสูญหาย

·        มีการขออนุมัติทำลายบันทึกที่ไม่ใช้งานอย่างไร และวิธีการทำลายบันทึกเหมาะสมกับบันทึกแต่ละประเภทหรือไม่

·        ในกรณีที่เกิดเพลิงไหม้จะมีการเตรียมพร้อมในการรักษาข้อมูลที่สำคัญอย่างไร เช่น บัญชีเงินเดือน หรือข้อมูลที่มีผลกระทบต่อองค์กร เป็นต้น

·        Procedure เขียนไว้ชัดเจนหรือไม่

·        การชี้บ่งระบบบันทึกชัดเจน และง่ายต่อการปฏิบัติหรือไม่

·        การอบรมการใช้ระบบได้บันทึกไว้หรือไม่

·        การทำดัชนีง่ายต่อการใช้งานหรือไม่

·        การจัดเก็บง่ายต่อการใช้งานหรือไม่

·        การเก็บรักษาอยู่ในสภาพที่ดีเหมาะสมหรือไม่

·        การทำลายเป็นไปตาม Procedure เพียงไร

·        มีการเก็บรักษาประวัติการฝึกอบรมไว้อย่างเหมาะสมหรือไม่

·        มีการจัดเก็บบันทึกการตรวจติดตามไว้อย่างเหมาะสมหรือไม่

·        การจัดเก็บบันทึกมีการทบทวนระบบโดยผู้บริหารอย่างเหมาะสมหรือไม่

·        บันทึกต่าง ๆ ได้ถูกจัดเก็บไว้ในลักษณะที่อ่านง่ายหรือไม่

·        บันทึกสามารถบ่งชี้และสอบย้อนกลับไปถึงกิจกรรมที่ดำเนินการได้ง่ายหรือไม่

·        การจัดเก็บบันทึกได้กำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บไว้อย่างเหมาะสมหรือไม่

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

·        คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน เรื่อง การควบคุมเอกสาร

·        ใบขออนุมัติจัดทำ/แก้ไข/เปลี่ยนแปลงการถือครอง/ยกเลิกเอกสาร (Document Action Request – DAR)

·        บัญชีแม่บทเอกสาร หรือทะเบียนเอกสาร (Master List) ของคู่มือคุณภาพ เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีการปฏิบัติ แบบฟอร์ม

·        หลักฐานการอนุมัติเอกสารใหม่ และเอกสารที่แก้ไข ก่อนใช้งาน

·        ทะเบียนการแจกจ่ายเอกสาร (Distribution Lists) หรือทะเบียนผู้ถือครองเอกสาร (Holder Lists) และหลักฐานการแจกจ่ายเอกสาร

·        บัญชีรายการเอกสารภายนอก

·        เอกสารที่ยกเลิก ที่มีการชี้บ่งให้ทราบว่ายกเลิก

·        ระบบควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

·        เอกสารที่พร้อมใช้และเป็นปัจจุบันที่พื้นที่ปฏิบัติงาน

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

·        คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน เรื่อง การควบคุมบันทึก

·        การจัดเก็บบันทึกด้านOH&Sต่างๆ ในแฟ้ม โดยจัดทำ index ให้เหมาะสม

·        การหยิบบันทึกด้านOH&Sให้ได้อย่างรวดเร็ว

·        บัญชีรายการบันทึกOH&S

·        แผนและผลการ Back Up ข้อมูลสำรองประจำสัปดาห์

·        ผลการให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องทดลองนำข้อมูลที่สำรองไว้มาแสดง