4.1 ความเข้าใจองค์กรและบริบทขององค์กร

องค์กรต้องพิจารณาปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดประสงค์ขององค์กรและผลกระทบต่อความสามารถขององค์กรในการบรรลุผลตามที่มุ่งหวังจากระบบการบริหารสิ่งแวดล้อม. ประเด็นเหล่านี้ต้องรวมถึงสภาพแวดล้อมที่กำลังได้รับผลจากองค์กร หรือ มีความสามารถในการส่งผลกระทบต่อองค์กร

ผู้ตรวจประเมินควรทำการพิสูจน์ว่า

องค์กรได้ระบุปัญหาภายนอกและภายใน ที่เกี่ยวข้องกับทั้งวัตถุประสงค์ขององค์กรและMSเป็นอย่างดีหรือไม่ มีความเกี่ยวข้องกันและสําคัญอย่างไรบ้าง?

องค์กรได้ใช้ข้อมูลนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อการจัดการสิ่งแวดล้อมในการดำเนินกิจการหรือไม่

ระบบการบริหารสิ่งแวดล้อมได้ถูกใช้เพื่อสนับสนุนการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอย่างไร และEMS เป็นการกํากับดูแลกิจการที่ให้คุณค่ากับองค์กรนี้อย่างไร

ประเด็นการตรวจสอบของผู้ตรวจประเมิน

1. ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับจุดมุ่งหมายขององค์กรอย่างครบถ้วนหรือไม่

2. ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับทิศทางกลยุทธ์อย่างครบถ้วนหรือไม่

3.  ตรวจ สอบว่าองค์กรได้ทำการพิจารณากำหนดปัจจัยภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับผล ต่อความสามารถขององค์กรในการบรรลุผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้ต่อระบบการบริหาร คุณภาพอย่างครบถ้วนหรือไม่

4. ตรวจสอบว่าปัจจัยภายนอกและภายในได้ถูกใช้สำหรับการพิจารณาความเสี่ยงเพื่อวางแผนระบบการบริหารสิ่งแวดล้อมหรือไม่

5.  ตรวจสอบว่าปัจจัยภายนอกและภายในได้รับการสื่อสารให้กับส่วนงานที่เกี่ยวข้องในการจัดทำระบบการบริหารสิ่งแวดล้อมอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

6.  ตรวจสอบว่าองค์กรได้เฝ้าติดตามสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับประเด็นภายนอกและภายในอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

7.   ตรวจสอบว่าองค์กรได้ทบทวนสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับประเด็นภายนอกและภายในอย่างเพียงพอเหมาะสมหรือไม่

วิธีการตรวจประเมิน

โดยการทำการสอบ ถาม พูดุคุย ปรึกษาหารือ กับผู้บริหารที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการกำหนดปัจจัยภายนอกและภายใน โดยให้อธิบายถึงสภาพแวดล้อมด้านการแข่งขัน ความท้าทาย และความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญและระบบการปรับปรุงผลการดำเนินการของ องค์กร เพื่อประเมินว่าได้มีตระหนักรู้ และได้มีการพิจารณาและดำเนินการอย่างเหมาะสมหรือไม่จากสารสนเทศที่เกี่ยว ข้องกับกับปัจจัยภายนอกและภายใน

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าองค์กรอยู่ที่ลำดับใดในการแข่งขัน ให้อธิบายขนาดและการเติบโตขององค์กร เมื่อเปรียบเทียบกับองค์กรในอุตสาหกรรมหรือตลาดเดียวกัน รวมทั้งจำนวนและประเภทของคู่แข่ง

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าอะไรคือปัจจัยหลัก ที่กำหนดความสำเร็จขององค์กรเมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่ง ปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอะไรที่สำคัญ ซึ่งมีผลต่อสถานะการแข่งขันขององค์กร รวมถึงโอกาสสำหรับการสร้างนวัตกรรมและความร่วมมือ

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าแหล่งข้อมูลสำคัญที่มีอยู่สำหรับข้อมูลเชิงเปรียบ เทียบและเชิงแข่งขันในอุตสาหกรรมเดียวกันมีอะไรบ้าง แหล่งข้อมูลสำคัญที่มีอยู่สำหรับข้อมูลเชิงเปรียบเทียบจากอุตสาหกรรมอื่นมี อะไรบ้าง และมีข้อจำกัดอะไรบ้างในการได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านี้ (ถ้ามี)

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าความท้าทาย และความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญ ด้านธุรกิจ ด้านการปฏิบัติการ และด้านทรัพยากรบุคคลขององค์กรคืออะไร

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าความท้าทายและความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญที่ส่งผลกระทบต่อความยั่งยืนขององค์กรมีอะไรบ้าง

• พูดคุยโดยให้อธิบายว่าส่วนประกอบสำคัญของระบบการปรับปรุงผลการดำเนินการ รวมทั้งกระบวนการประเมินผลและกระบวนการเรียนรู้จากสิ่งนี้คืออะไร

หมายเหตุ :

ก่อนการตรวจประเมินให้ ผู้ตรวจประเมินทำการศึกษาหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า เพื่อให้มีข้อมูลเพียงพอ เพื่อทำการพูดคุย ทำการตรวจทานความเพียงพอเหมาะสม ของการกำหนดปัจจัยภายนอกภายในได้   ข้อมูลที่จำต้องรู้ จำต้องมีก่อนการตรวจเช่น

•      องค์กรมีผลิตภัณฑ์และบริการหลักอะไรบ้าง กลไกที่องค์กรใช้ในการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการให้แก่ลูกค้าคืออะไร

•      องค์กรมีวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร จุดประสงค์ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กรที่ได้ประกาศไว้คืออะไร

•      ลักษณะ โดยรวมของบุคลากรเป็นอย่างไร มีการจำแนกบุคลากรหรือพนักงานออกเป็นกลุ่มและประเภทอะไรบ้าง กลุ่มคนเหล่านี้มีความต้องการและความคาดหวังที่สำคัญอะไร มีการศึกษาระดับใด มีความหลากหลายของบุคลากรและภาระงานในองค์กรอย่างไร มีกลุ่มอะไรบ้างที่จัดตั้งให้ทำหน้าที่

•      องค์กรมีอาคารสถานที่ เทคโนโลยี และอุปกรณ์ ที่สำคัญอะไรบ้าง

•      องค์กรดำเนิน การภายใต้สภาพแวดล้อมด้านกฎระเบียบข้อบังคับอะไรบ้าง กฎระเบียบข้อบังคับด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ข้อกำหนดเกี่ยวกับการรับรองระบบงาน การรับรอง หรือข้อกำหนดด้านการจดทะเบียน มาตรฐานอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง และกฎระเบียบข้อบังคับด้านสิ่งแวดล้อม การเงิน และผลิตภัณฑ์ ที่บังคับใช้กับองค์กรมีอะไรบ้าง• โครงสร้างองค์กร และระบบธรรมาภิบาลขององค์กรมีลักษณะอย่างไร ระบบการรายงานระหว่างคณะกรรมการกำกับดูแลองค์กร ผู้นำระดับสูง และองค์กรแม่มีลักษณะเช่นใด

•      กลุ่มลูกค้าและกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดที่สำคัญขององค์กรมีอะไรบ้าง

•      กลุ่ม ดังกล่าวมีความต้องการและความคาดหวังที่สำคัญต่อผลิตภัณฑ์ บริการ และการปฏิบัติการอะไร ความต้องการและความคาดหวังของกลุ่มลูกค้าและกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดที่สำคัญแต่ละกลุ่มมีความแตกต่างกันอย่างไร

•      ประเภท ของผู้ส่งมอบ คู่ค้า คู่ความร่วมมือ และผู้จัดจำหน่ายที่สำคัญที่สุดคือใคร มีบทบาทอะไรในระบบงาน กระบวนการผลิต การส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการที่สำคัญ มีบทบาทอะไรหรือไม่ในกระบวนการสร้างนวัตกรรมขององค์กร ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดของห่วงโซ่อุปทานขององค์กรคืออะไร

•      ความสัมพันธ์ในเชิงคู่ค้าระหว่างองค์กรกับผู้ส่งมอบ และกับลูกค้าที่สำคัญเป็นอย่างไรกลไกการสื่อสารระหว่างกันคืออะไร

•      ความ ต้องการของกลุ่มลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และส่วนตลาดอาจรวมถึงการส่งมอบที่ตรงเวลา ระดับของเสียต่ำ ความปลอดภัย การป้องกันภัย การให้ส่วนลด การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ การตอบสนองอย่างรวดเร็ว การบริการหลังการขาย พฤติกรรมที่แสดงถึงความรับผิดชอบต่อสังคม และการบริการชุมชน สำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรบางแห่ง ความต้องการอาจรวมถึงการลดต้นทุนการบริหารจัดการ การให้บริการตามบ้านความรวดเร็วของการตอบสนองในภาวะฉุกเฉิน และการใช้หลายภาษาในการให้บริการ

ให้ท่านทำการ ศึกษาข้อมูล เอกสาร ต่างๆ เช่นหนังสือรายงานผลประกอบการประจำปี เวปไซด์ นโยบายบริษัทแม่ และ บันทึกปัญหาต่างๆทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรเช่น คำติชมบ่นของลูกค้าที่ผ่านมา ผลการตรวจวัดสมรรถนะ ปํญหาในการผลิต ปัญหาส่วน ข้อมูลจากเอกสารที่มีอยู่เพื่อหาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ไม่ว่าด้านวัตถุดิบ ด้านการตอบสนองลูกค้า ด้านคู่แข่งขัน ด้านเทคโนโลยี ด้านจากกฎหมาย ด้านผู้ส่งมอบ ด้านการตลาดและการขาย ด้านการผลิต ด้านคลังสินค้า ด้านการจัดการสินค้าคงคลัง ด้านการขนส่ง ด้านระบบสารสนเทศ ด้านการจัดการองค์กร ด้านการบริหารงานบุคคล เป็นต้น

การสรุปความมีประสิทธิผลของการสอดคล้องข้อกำหนดข้อนี้ อาจต้องรอจนได้ข้อมูลครบถ้วนท้ายสุดเมื่อสรุปผลการตรวจประเมินเมือเสร็จสิ้น โดยเปรียบเทียบว่าระบบการจัดการได้ออกแบบโดยคำนึงถึงปัจจัยุนอกในอย่างเหมาะสมหรือไม่ หรือ มีองค์ประกอบของระบบใดที่น่าทำการปรับปรุงหรือไม่ เพื่อให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ วิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยทุธ์ เป็นต้น

4.2 ความเข้าใจถึงความต้องการและความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย

องค์กรต้องทำการพิจารณา:

a)    ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับระบบการบริหารสิ่งแวดล้อม

b)    ความจำเป็นและความคาดหวังที่เกี่ยวข้อง (เช่น ข้อกำหนด) ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

c)    โดยความจำเป็นและความคาดหวังนั้น จะแปลเปลี่ยนเป็นข้อผูกพันที่ต้องทำให้สอดคล้อง

ประเด็นการตรวจสอบของผู้ตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้กำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับระบบการบริหารสิ่งแวดล้อมอย่างครบถ้วนหรือไม่

2.    ตรวจสอบว่าองค์กรได้กำหนดข้อกำหนดของของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับระบบการบริหารสิ่งแวดล้อมครบถ้วนหรือไม่

3.    ตรวจ สอบว่าองค์กรได้ทำการเฝ้าติดตามและทบทวน สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องเป็น อย่างดี เหมาะสม เพียงพอหรือไม่0

วิธีการตรวจประเมิน

ทำการพูดคุยกับผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้เสีย ต่างๆ ทำการเปรียบเทียบกับ เอกสารที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจได้ในช่วงที่ท่านทำการศึกษาข้อมูลอุตสาหกรรม หรือ ศึกษาข้อมูล เอกสาร ต่างๆ เช่นหนังสือรายงานผลประกอบการประจำปี เวปไซด์   นโยบายบริษัทแม่ และ บันทึกปัญหาต่างๆทั้งจากภายในและภายนอกองค์กรเช่น คำติชมบ่นของลูกค้าที่ผ่านมา ผลการตรวจวัดสมรรถนะ ปํญหาในการผลิต ปัญหาส่วน ข้อมูลจากเอกสารที่มีอยู่เพื่อหาปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ไม่ว่าด้านวัตถุดิบ ด้านการตอบสนองลูกค้า ด้านคู่แข่งขัน ด้านเทคโนโลยี ด้านจากกฎหมาย ด้านผู้ส่งมอบ ด้านการตลาดและการขาย ด้านการผลิต ด้านคลังสินค้า ด้านการจัดการสินค้าคงคลัง ด้านการขนส่ง ด้านระบบสารสนเทศ ด้านการจัดการองค์กร ด้านการบริหารงานบุคคล เป็นต้น

ตรวจสอบเทียบเคียง ว่าองค์กรได้ใช้วิธีการใดในการถ่ายทอดข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้เสีย ไปออกแบบระบบการจัดการตรงส่วนใด และ ทำการติดตามตรวจสอบในองค์กรอย่างไร

4.3 การพิจารณาขอบข่ายระบบการบริหารสิ่งแวดล้อม

องค์กรต้องพิจารณาขอบเขตและการประยุกต์ใช้ระบบการบริหารสิ่งแวดล้อมเพื่อจัดตั้งขอบข่าย

ในการกำหนดขอบข่าย องค์กรต้องคำนึงถึง:

a)    ปัจจัยภายนอกและภายใน ตามข้อ 4.1

b)    ข้อผูกพันที่ต้องทำให้สอดคล้อง ตามข้อ 4.2

c)    หน่วยงานขององค์กร, ฟังชั่น, ขอบเขตทางกายภาพ

d)    กิจกรรม, ผลิตภัณฑ์และบริการ

e)    อำนาจตามหน้าที่ และความสามารถในการควบคุมและการมีส่วนผลักดัน

เมื่อได้มีการกำหนดขอบข่าย,กิจกรรมทั้งหมด, ผลิตภัณฑ์และบริการ ขององค์กรภายในขอบข่าย จำเป็นต้องรวมอยู่ภายในระบบการบริหารสิ่งแวดล้อม

ขอบข่ายต้องได้รับการธำรงรักษาในรูปแบบสารสนเทศที่เป็นเอกสาร และพร้อมจะมีให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ประเด็นในการตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบ วิธีการในการกำหนด ชนิดของผลิตภัณฑ์และบริการ รวมถึง หน่วยงานขององค์กร, ฟังชั่น, ขอบเขตทางกายภาพ ว่ามีวิธีการในการกำหนดย่างไร เพียงพอ เหมาะสม ครอบคลุมอย่างเพียงพอหรือไม่

2.    นำปัจจัยภายนอก ภายใน มาตรวจทานเปรียบเทียบว่าได้รับมาใช้ในการกำหนดขอบข่ายอย่างเหมาะสมหรือไม่

3.    นำข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสีย มาตรวจทานเทียบเคียงว่าได้นำมาใช้ในการกำหนดขอบข่ายอย่างเหมาะสมหรือไม่

4.    ตรวจสอบวิธีการในการการคัดเลือก กระบวนการ ผลิตภัณฑ์ บริการ เพื่อนำมาใช้ในการกำหนดขอบข่ายอย่างเหมาะสมหรือไม่

เอกสารสารสนเทศที่เป็นหลักฐาน

•      เอกสารที่กำหนดขอบเขต

•      หลักฐานข้อมูลในการวิเคราะห์ขอบข่าย รวมถึงการละเว้นต่างๆ

4.4 ระบบการบริหารสิ่งแวดล้อม

เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ตามที่มุ่งหวัง,รวมถึงการทำให้ได้มาซึ่งสมรรถนะสิ่งแวดล้อม,องค์กรต้องจัดทำ นำไปปฏิบัติ ธำรงรักษา และปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งระบบการบริหารสิ่งแวดล้อม,รวมถึงกระบวนการจำเป็นและปฏิสัมพันธ์ของกระบวนการนั้น, ให้เป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐานสากลฉบับนี้

องค์กรต้องคำนึงถึง ความรู้ที่ได้จาก4.1และ 4.2เมื่อจัดทำและธำรงรักษา ระบบการบริหารสิ่งแวดล้อม

ประเด็นในการตรวจประเมิน

1.    ตรวจสอบว่าระบบ EMS กำลังมุ่งสู่การบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการจากระบบหรือไม่

2.    ตรวจสอบว่าระบบ EMS ได้รับการออกแบบโดยคำนึ่งถึง ปัจจัยภายนอกภายในตามบริบทธุรกิจ และ ข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสียหรือไม่

3.    ตรวจสอบว่าระบบการบริหารสิ่งแวดล้อมรวมถึงกระบวนการจำเป็นและปฏิสัมพันธ์ของกระบวนการต่างๆ ได้รับการจัดการแบบ PDCA หรือไม่

4.    ตรวจสอบว่ามีการกำหนดกระบวนการหลัก ๆ ในการดำเนินธุรกิจภายใต้ระบบบริหารจัดการคุณภาพ ครบถ้วน เพียงพอเหมาะสม ต่อการบรรลุวัตถุประสงค์องค์กร และ outcome ของ EMS ทีกำหนดไว้หรือไม่ ?

5.    มีการพิจารณาถึงกิจกรรมที่มีความสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของกระบวนการหรือไม่ ?   และได้มีการกำหนดถึงเกณฑ์การควบคุมหรือการเฝ้าติดตามกิจกรรมที่สำคัญของกระบวนการหลัก ๆ ที่สำคัญเหล่านั้นหรือไม่ ?

ปัญหาที่อาจพบ

•      ระบบที่ได้ออกแบบและกำลังนำไปปฏิบัติไม่เหมาะสมต่อองค์กร ไม่เหมาะสมต่อประเด็นสิ่งแวดล้อมที่แท้จริง หรือ สะท้อนกับข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสียที่สำคัญ

•      ขาดหรือไม่ออกแบบระบบที่สะท้อนต่อ ปัจจัยเสี่ยงต่างๆ ที่สะท้อนมาจากปัจจัยภายนอกและภายใน ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้เสีย และรวมถึงกระบวนการของผู้รับจ้างจากภายนอก

ประเด็นในการปฏิบัติและการตรวจประเมิน

1.    มีหลักฐานที่แสดงว่าระบบการจัดการสิ่งแวดล้อมที่จัดทำขึ้นสอดคล้องตามข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสียขององค์กร รวมถึง ข้อกำหนด ISO 14001โดยตรวจประเมินหลักฐานการวางแผนและผลการดำเนินงานตามข้อกำหนดผู้มีส่วนได้เสียและผลลัพธ์ระบบที่ตอ้งการ ว่ามีความครบถ้วน หรือไม่เพียงใด เช่นมีการจัดทำคู่มือ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน เอกสาร และบันทึก เป็นต้น

2.    มีกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการอะไรบ้างที่อยู่ในขอบเขตของการจัดทำระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม พร้อมทั้งตรวจสอบพื้นที่ว่ามีกิจกรรม ผลิตภัณฑ์ และบริการสอดคล้องกับที่ระบุไว้หรือไม่

ตัวอย่างสิ่งที่จะเป็นหลักฐานในข้อนี้ได้

•      คู่มือสิ่งแวดล้อม คู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงาน วิธีปฏิบัติงาน เอกสารสนับสนุนต่าง ๆ และบันทึก

•      เอกสารระบุขอบเขตในการจัดทำระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม

•      ผลการดำเนินการตามข้อกำหนดระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม และการปรับปรุงระบบ